في هذا المقال
رغم التحويلات البنكية والأداء عبر الهاتف، لا يزال الشيك حاضرًا بقوة بين المقاولات المغربية: الكراء، الموردون، العملاء القدامى، التسويات المؤجلة. وله نقطة ضعف يعرفها كل مسيّر: الشيك المستلم ليس مالًا ما لم يمرّ عبر البنك. ومع ذلك تحتسب كثير من المقاولات الصغرى الفاتورة «مؤداة» بمجرد أن تمسك الشيك، ثم تكتشف متأخرة أنه مؤجل، أو بلا رصيد، أو ضاع في درج.
إليك طريقة بسيطة للتحكم في الأمر.
1. الشيك ليس أداءً، بل وعد بالتحصيل
بين لحظة تسلّم الشيك من عميلك ولحظة توفّر المال في حسابك تمرّ عدة أيام، وأحيانًا أسابيع إذا كان الشيك مؤجلًا. وخلال ذلك:
- الفاتورة غير مسدَّدة: دَيْنك ما زال قائمًا؛
- خزينتك يجب ألّا تتضمن هذا المبلغ؛
- الضريبة على القيمة المضافة بالنسبة لمقاولة تعتمد نظام التحصيل لا تستحق إلا عند الأداء الفعلي.
ردّ الفعل الصحيح: التمييز بين حالات الشيك المستلم — قيد الانتظار (مسجَّل ولم يُودَع بعد)، مودَع (سُلِّم للبنك)، مدفوع (حُصِّل)، غير مؤدّى (مرفوض) — وعدّ الفاتورة مسدَّدة عند حالة «مدفوع» فقط.
2. المعلومات الواجب تدوينها لكل شيك
لكي تعثر على شيك أو تعترض عليه أو تتابعه لدى البنك، دوّن دائمًا:
- الساحب (من وقّع الشيك: العميل أو طرف ثالث)؛
- البنك المُصدِر؛
- رقم الشيك؛
- تاريخ الإصدار وبالنسبة لشيك مؤجل تاريخ التحصيل المستهدف؛
- الفاتورة التي يسدّدها.
بدون هذه المعلومات يصبح تتبّع شيك ضائع أو متنازع عليه صعبًا جدًا.
3. الإيداع البنكي خطوة بخطوة
عندما تودع عدة شيكات دفعة واحدة، يطلب منك البنك وصل إيداع. من الممارسات الجيدة:
- جمع الشيكات المراد إيداعها والتحقق من مجموعها قبل الخروج.
- إعطاء كل إيداع مرجعًا فريدًا (مثلًا تاريخ اليوم، مع رقم ترتيبي إذا أودعت عدة مرات في اليوم).
- الاحتفاظ بنسخة من الوصل مع تفاصيل الشيكات.
- وسم الشيكات كمودَعة في تتبّعك: فتعرف ما هو قيد التحصيل وما لا يزال في الخزانة.
مع Billora، يقوم سجل الشيكات والإيداعات البنكية بكل ذلك: يُنشأ وصل PDF بهويتك البصرية (الشعار والألوان واللغة) ويتتبّع كل شيك حالته.
4. الشيكات التي تُصدرها
التتبّع لا يخص الشيكات المستلمة فقط. فالشيك الذي تصدره لمورّد يخرج من خزينتك يوم تقديمه لبنكك، لا يوم توقيعه. ثلاث احتياطات:
- دوّن تاريخ الخصم المتوقع؛
- موّن حسابك قبل ذلك التاريخ: الشيك المرفوض له كلفة ويُضعف ثقة موردك؛
- لا تعدّ المصروف مسدَّدًا إلا بعد خصم الشيك.
5. الشيك غير المؤدّى: ماذا تفعل؟
قد يُرفض الشيك بسبب عدم كفاية الرصيد أو التعرّض أو توقيع غير مطابق، إلخ. في هذه الحالة:
- أعد الفاتورة إلى غير مؤداة: يعود المبلغ دَينًا يجب تحصيله.
- تواصل مع العميل بسرعة، كتابةً، مع الاحتفاظ بأثر المراسلة.
- اطلب أداءً جديدًا (يُفضَّل تحويل بنكي) أو تفاوض على جدول أداء.
- إن لم يستجب العميل، فاستعن بمستشارك القانوني: فسبل الانتصاف تتوقف على الوضعية والآجال المطبَّقة.
ويقوم سجل Billora بالخطوة الأولى عنك: عندما يصبح الشيك «غير مؤدّى» يُسحب الأداء ويُستعاد رصيد الفاتورة بدقة.
6. استبق الأمور بلوحة قيادة
الأنفع أن ترى كل صباح أربعة أرقام:
- الشيكات الواجب إيداعها (حلّ استحقاقها وهي ما زالت بين يديك)؛
- الشيكات قيد التحصيل؛
- الشيكات المُصدَرة الواجب تمويلها خلال 7 و30 يومًا المقبلة؛
- الشيكات غير المؤدّاة الحديثة.
هذه الأرقام، والرصيد الصافي الذي ستنتجه شيكاتك، مجمّعة في أداة «شيكات للمتابعة» بلوحة القيادة. وهي تغذّي أيضًا توقعات الخزينة: فالجزء من الفاتورة الذي يغطيه شيك يوضع في تاريخ استحقاق الشيك.
خلاصة
- الشيك ليس أداءً ما لم يُحصَّل.
- دوّن الساحب والبنك والرقم والاستحقاق لكل شيك.
- استعمل إيداعًا بمرجع فريد ووصل.
- تتبّع أيضًا الشيكات التي تُصدرها وموّن حسابك.
- عالج الشيك غير المؤدّى بسرعة: تعود الفاتورة دَينًا.