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Malgré les virements et les paiements mobiles, le chèque reste très présent dans les relations entre entreprises marocaines : loyers, fournisseurs, clients de longue date, règlements différés. Il a un point faible bien connu des dirigeants : un chèque reçu n'est pas de l'argent tant qu'il n'est pas passé en banque. Beaucoup de PME comptent pourtant la facture comme « payée » dès qu'elles tiennent le chèque, et découvrent trop tard qu'il est postdaté, sans provision ou perdu dans un tiroir.
Voici une méthode simple pour garder la main.
1. Un chèque n'est pas un paiement, c'est une promesse à encaisser
Entre la remise du chèque par votre client et l'argent disponible sur votre compte, il se passe plusieurs jours, parfois des semaines si le chèque est postdaté. Pendant ce temps :
- la facture n'est pas réglée : votre créance existe toujours ;
- votre trésorerie ne doit pas inclure cette somme ;
- la TVA d'une entreprise au régime de l'encaissement ne devient exigible qu'au règlement effectif.
Le bon réflexe : distinguer les états d'un chèque reçu — en attente (enregistré, pas encore déposé), déposé (remis à la banque), payé (encaissé), impayé (refusé) — et ne considérer la facture comme soldée qu'à l'état « payé ».
2. Les informations à noter pour chaque chèque
Pour retrouver un chèque, le contester ou le suivre auprès de la banque, notez systématiquement :
- le tireur (qui a signé le chèque : le client, ou un tiers) ;
- la banque émettrice ;
- le numéro du chèque ;
- la date d'émission et, pour un chèque postdaté, la date d'encaissement visée ;
- la facture qu'il règle.
Sans ces informations, un chèque égaré ou contesté devient très difficile à retracer.
3. La remise en banque, étape par étape
Quand vous déposez plusieurs chèques en même temps, la banque vous demande un bordereau de remise. Bonnes pratiques :
- Regroupez les chèques à déposer et vérifiez leur total avant de partir.
- Donnez une référence unique à chaque remise (par exemple la date du jour, avec un numéro d'ordre si vous déposez plusieurs fois dans la journée).
- Gardez une copie du bordereau avec le détail des chèques.
- Marquez les chèques comme déposés dans votre suivi : vous savez ainsi ce qui est en cours d'encaissement et ce qui traîne encore dans le coffre.
Avec Billora, le registre des chèques et les remises en banque font tout cela : le bordereau PDF est généré à votre image (logo, couleurs, langue) et chaque chèque suit son statut.
4. Les chèques que vous émettez
Le suivi ne concerne pas que les chèques reçus. Un chèque émis à un fournisseur sort de votre trésorerie à la date où il est présenté à votre banque, pas le jour où vous le signez. Trois précautions :
- notez la date de débit prévue ;
- approvisionnez votre compte avant cette date : un chèque rejeté a un coût et entame la confiance de votre fournisseur ;
- ne considérez la dépense comme réglée qu'une fois le chèque débité.
5. Le chèque impayé : que faire ?
Un chèque peut être rejeté pour provision insuffisante, opposition, signature non conforme, etc. Dans ce cas :
- Repassez la facture en impayée : la somme redevient une créance à recouvrer.
- Contactez le client rapidement, par écrit, en gardant la trace de l'échange.
- Demandez un nouveau règlement (virement de préférence) ou négociez un échéancier.
- Si le client ne répond pas, faites appel à votre conseil juridique : les recours dépendent de la situation et des délais applicables.
Le registre de Billora fait le premier pas à votre place : quand un chèque passe à « impayé », le règlement est retiré et le solde de la facture est restitué exactement.
6. Anticiper avec un tableau de bord
Le plus utile est de voir, chaque matin, quatre chiffres :
- les chèques à déposer (échéance atteinte, encore dans vos mains) ;
- les chèques en cours d'encaissement ;
- les chèques émis à provisionner dans les 7 et 30 prochains jours ;
- les impayés récents.
Ces chiffres, et le solde net que vont produire vos chèques, sont regroupés dans le widget « Chèques à suivre » du tableau de bord. Ils alimentent aussi la trésorerie prévisionnelle : la part d'une facture couverte par un chèque est placée à l'échéance du chèque.
En résumé
- Un chèque n'est pas un paiement tant qu'il n'est pas encaissé.
- Notez tireur, banque, numéro et échéance de chaque chèque.
- Utilisez une remise avec une référence unique et un bordereau.
- Suivez aussi les chèques émis et provisionnez votre compte.
- Traitez vite un impayé : la facture redevient une créance.