Le portail client : un accès protégé par e-mail et mot de passe

Votre client Atlas Distribution SARL a perdu la facture que vous lui avez envoyée il y a trois mois. Plutôt que de la renvoyer, vous lui donnez le lien de son portail : il y retrouve toutes ses factures, ses devis (et peut y répondre en ligne), ses avoirs et ses paiements, et peut télécharger les PDF.

Pour que ces documents ne soient pas ouverts par n'importe qui, le portail est protégé par un accès personnel : une adresse e-mail et un mot de passe. Le lien seul ne suffit plus pour entrer. Chaque client crée son propre accès la première fois.

1. Transmettre le lien à votre client

1. Ouvrez la fiche du client (Clients, puis son nom).
2. Dans la colonne de droite, repérez le bloc « Portail client ». Il contient le lien du portail de ce client.
   Sous le lien, la mention « Accès au portail : Pas encore créé » indique que le client n'a pas encore créé son accès.
3. Cliquez sur l'icône « Copier le lien » et envoyez-le à votre client par e-mail ou par message.

2. La première ouverture : créer son accès

Quand votre client ouvre le lien pour la première fois, il voit la page « Créer votre accès » : « Choisissez un e-mail et un mot de passe pour protéger l'accès à vos documents ».

1. Il saisit son adresse e-mail. Elle peut être différente de celle de sa fiche chez vous : c'est celle qu'il utilisera pour se connecter.
2. Il choisit un mot de passe (8 caractères minimum) et le confirme. L'icône en forme d'œil permet de l'afficher pour vérifier la saisie.
3. Il clique sur « Créer mon accès ».

Il reste une étape : confirmer son adresse. L'écran « Confirmez votre adresse e-mail » (« Dernière étape avant d'accéder à vos documents ») apparaît et un e-mail part avec un lien de confirmation. Dès qu'il clique sur ce lien, il est connecté, même s'il l'ouvre sur un autre appareil.

• « Renvoyer l'e-mail » : possible après 60 secondes (le bouton affiche un compte à rebours).
• « Modifier l'adresse » : en cas de faute de frappe dans l'adresse.
• Le lien de confirmation est valable 48 heures et ne sert qu'une fois.

3. Les fois suivantes : se connecter

Une fois l'accès créé, le même lien ouvre la page « Connexion ». Le client saisit son e-mail et son mot de passe, puis clique sur « Se connecter ». Il reste connecté 30 jours sur cet appareil.

Il arrive alors sur son tableau de bord : « Bonjour, Atlas Distribution SARL », avec ses factures à régler, et des rubriques Factures, Devis, Proforma, Avoirs et Paiements.

4. Mot de passe oublié

1. Sur la page de connexion, le client clique sur « Mot de passe oublié ? ».
2. Il saisit l'e-mail de son accès et clique sur « Envoyer le lien ».
   Il voit : « Si cette adresse correspond à l'accès de ce portail, un e-mail de réinitialisation vient d'être envoyé. » Le message est le même que l'adresse existe ou non, pour ne rien révéler à un curieux.
3. Il ouvre l'e-mail et clique sur le lien : la page « Nouveau mot de passe » s'ouvre. Il saisit son nouveau mot de passe, le confirme et clique sur « Enregistrer et me connecter ».

Le lien de réinitialisation est valable 1 heure et ne sert qu'une fois. S'il est périmé, le client voit « Lien invalide ou expiré. Refaites une demande de réinitialisation. » Un nouveau mot de passe ne peut pas être l'un de ceux utilisés récemment. Cliquer sur ce lien confirme aussi l'adresse e-mail.

5. Changer son e-mail ou son mot de passe

Dans le portail, le client ouvre le menu à son nom (en haut à droite), puis « Mon accès ». Il peut y modifier son adresse e-mail et son mot de passe. Pour se protéger, il doit toujours saisir son mot de passe actuel, puis cliquer sur « Enregistrer ».

• Changer de mot de passe déconnecte ses autres appareils.
• Une nouvelle adresse doit être confirmée par e-mail avant de servir.

6. Côté entreprise : voir l'état de l'accès et le réinitialiser

Dans le bloc « Portail client » de la fiche, la rubrique « Accès au portail » vous indique où en est votre client :

• « Pas encore créé » : votre client créera son accès à la première ouverture du lien.
• « Créé le … par e-mail … , dernière connexion : … » : l'accès existe. Vous voyez ainsi s'il l'utilise vraiment.
• « Adresse e-mail pas encore confirmée » : le client doit cliquer sur le lien qu'il a reçu pour accéder à ses documents.

Le propriétaire et les administrateurs voient en plus le lien « Réinitialiser l'accès ». Utilisez-le quand le client n'a plus accès à sa boîte mail, quand la personne a quitté l'entreprise, ou quand vous suspectez que le mot de passe est connu d'un tiers.

1. Cliquez sur « Réinitialiser l'accès ».
2. Confirmez dans la fenêtre « Réinitialiser l'accès au portail » en cliquant sur « Réinitialiser ».
   L'e-mail et le mot de passe du client sont supprimés et toutes ses sessions sont fermées. À la prochaine ouverture du lien, il devra créer un nouvel accès.

7. Passer commande depuis le portail

Si vous activez les commandes dans Paramètres → Portail client, un onglet « Commander » apparaît dans le portail de chaque client : il y choisit des articles de votre catalogue (avec ou sans vos prix HT indicatifs), ajoute au besoin une ligne libre, puis envoie sa demande. Vous la recevez dans Demandes clients et la convertissez en devis en un clic. Toutes les explications sont dans Recevoir les commandes de vos clients depuis leur portail.

Questions fréquentes

Mon client dit qu'il ne reçoit pas l'e-mail de confirmation.

Demandez-lui de regarder ses courriers indésirables, puis de cliquer sur « Renvoyer l'e-mail » (après 60 secondes) ou « Modifier l'adresse » s'il y a une faute. En dernier recours, réinitialisez l'accès depuis sa fiche : il pourra tout recommencer.

Mon client a changé de comptable : comment lui retirer l'accès ?

Réinitialisez l'accès. L'ancien e-mail et l'ancien mot de passe ne fonctionnent plus et toutes les sessions sont fermées.

Deux personnes de la même entreprise peuvent-elles avoir chacune leur accès ?

Non : il y a un seul accès par client. Pour que plusieurs personnes l'utilisent, elles partagent l'e-mail et le mot de passe, ou le client choisit une adresse de groupe (par exemple comptabilite@…).

Le client doit-il avoir un compte Billora ?

Non. Il n'a rien à installer : un navigateur et son lien suffisent.

Un client archivé peut-il encore ouvrir son portail ?

Non : le lien d'un client archivé est refusé.

Prochaines étapes