Comprendre les statuts des factures

À quoi servent les statuts ?

Chaque facture a un statut qui dit où elle en est : en préparation, envoyée, payée, en retard… Il détermine aussi ce que vous pouvez en faire (modifier, annuler, encaisser, relancer).

Exemple. Leïla gère un cabinet de conseil à Casablanca. Le lundi matin, elle ouvre la liste des factures et filtre sur « En retard » : en un coup d'œil, elle voit les trois clients à relancer.

Les statuts des factures

Voici le libellé du badge dans la liste et sur la fiche :

Statut	Couleur	Signification
Brouillon	Gris	Facture en préparation. Le client ne l'a pas reçue et, en général, elle n'a pas encore de numéro (un brouillon peut déjà en avoir un après un envoi échoué ou un rejet par la DGI).
Envoyé	Bleu	Facture envoyée au client, en attente de paiement.
Partiel	Ambre	Un paiement partiel a été enregistré ; il reste un solde à payer.
Payé	Vert	Le solde est réglé : aucune action requise.
En retard	Rouge	L'échéance est dépassée et il reste un solde à payer.
Annulé	Orange	Facture annulée par vous.
Annulée (avoir)	Rouge	Facture annulée ou entièrement couverte par un ou plusieurs avoirs. Elle est en lecture seule et son PDF porte le tampon « ANNULÉE PAR AVOIR ».

La liste des factures avec leurs statuts (payée, envoyée, en retard).

« En retard · N j »

Dès qu'une facture « Envoyé » ou « Partiel » a dépassé son échéance avec un solde à payer, Billora l'affiche en retard, sans attendre : sur la fiche, une pastille rouge « En retard · N j » indique le nombre de jours, à côté du badge « Envoyé » ou « Partiel ». Le statut enregistré est aussi mis à jour par une tâche automatique. Le filtre « En retard » de la liste suit ce que vous voyez à l'écran.

Comment une facture change de statut

Brouillon → Envoyé : quand vous envoyez la facture par e-mail (« Envoyer »), ou que vous cliquez sur « Marquer comme envoyée » dans le menu « … » si vous l'avez remise autrement. Son numéro définitif lui est attribué à ce moment.
Envoyé → Partiel : dès qu'un paiement partiel est enregistré (Enregistrer un paiement).
Envoyé ou Partiel → Payé : quand le solde est entièrement réglé.
Envoyé ou Partiel → En retard : quand l'échéance est dépassée et qu'il reste un solde.
Envoyé ou En retard → Annulé : avec le bouton « Annuler », tant que la facture n'a reçu aucun paiement.
→ Annulée (avoir) : quand un avoir d'annulation totale est émis, ou quand les avoirs couvrent toute la facture (Créer une note de crédit).

Que peut-on faire selon le statut ?

Statut	Actions disponibles
Brouillon	Modifier, dupliquer, envoyer, « Marquer comme envoyée », supprimer (s'il n'a pas encore de numéro ; sinon « Annuler »). Pas de paiement possible.
Envoyé ou En retard	Modifier, renvoyer, relancer, enregistrer un paiement, annuler.
Partiel	Modifier, renvoyer, relancer, enregistrer un paiement. Pas d'annulation directe : créez un avoir.
Payé	Consulter, voir le PDF, dupliquer. Ni modification, ni annulation : créez un avoir.
Annulé	Consulter, voir le PDF, dupliquer.
Annulée (avoir)	Consulter et voir le PDF : la facture est en lecture seule.

Une facture validée par la DGI est verrouillée, quel que soit son statut : ni « Modifier » ni « Annuler », seul un avoir permet de la corriger.

Bon à savoir

Une facture envoyée peut encore être modifiée tant qu'elle n'est ni payée, ni annulée, ni validée par la DGI. Un bandeau « Facture modifiée après envoi » vous rappelle de la renvoyer, et l'« Historique des révisions » (menu « … ») garde la trace des changements.
Seul un brouillon sans numéro peut être supprimé. Un brouillon qui a déjà reçu un numéro (émis sans être envoyé, envoi échoué, facture récurrente non envoyée, rejet par la DGI…) propose « Annuler » à la place de « Supprimer » : un numéro attribué n'est jamais réutilisé, la facture annulée le garde.
Utilisez le filtre « Statut » de la liste (plusieurs choix possibles) pour ne voir que les factures « En retard » et planifier vos relances. Billora peut aussi les relancer automatiquement, selon votre abonnement.

La colonne « e-Facture »

Si la facturation électronique est activée, la liste affiche une colonne e-Facture, indépendante du statut ci-dessus : « En attente », « Validée DGI », « Rejetée », « Erreur réseau » ou « Déclarée payée DGI ». Voir Activer la facturation électronique.

Envoi de facture et stock

Si vous gérez votre stock dans Billora, la facture met à jour vos quantités au moment où elle est envoyée, pas avant.

Un exemple

Vous préparez une facture de 6 classeurs en brouillon. Tant qu'elle reste brouillon, votre stock ne bouge pas : vous pouvez la modifier ou l'abandonner. Quand vous l'envoyez, le stock de classeurs diminue de 6.

Ouvrez la facture et cliquez sur « Envoyer », ou, dans le menu « … », sur « Marquer comme envoyée » si vous l'avez remise autrement (en main propre, par WhatsApp…).
La facture passe au statut « Envoyée ». Si c'était un brouillon sans numéro, son numéro définitif lui est attribué à ce moment.
Le stock des produits suivis en stock diminue des quantités de la facture.

L'historique du stock d'un produit : la vente apparaît à l'envoi de la facture.

Ce que vous voyez : dans la fiche du produit, le bouton « Historique » montre un mouvement « Vente » rattaché à la facture.

La sortie de stock n'a lieu qu'une seule fois. Renvoyer la facture par e-mail, ou cliquer deux fois, ne retire pas le stock deux fois.
Seuls les produits dont la fiche indique « Suivre le stock de ce produit » sont concernés, et seulement si la gestion de stock est disponible sur votre abonnement.

Annuler une facture envoyée

Quand vous annulez une facture envoyée, Billora remet en stock exactement ce qui en était sorti. Une facture encore en brouillon n'a rien retiré du stock : son annulation n'y change rien.

Facture payée ou avec un avoir

Une facture payée ou partiellement payée ne s'annule pas : créez un avoir. Une facture qui porte déjà un avoir (brouillon ou émis) ne s'annule pas non plus, car les articles reviendraient deux fois en stock. Pour remettre en stock avec un avoir, voir Créer une note de crédit.

Bon à savoir

Si un produit passe sous son seuil d'alerte après l'envoi, Billora vous prévient par une alerte de stock bas.

Questions fréquentes

Pourquoi ma facture reste-t-elle « Brouillon », sans numéro ?

Parce qu'elle n'a pas encore été envoyée. Le numéro est attribué au premier envoi, ou quand vous cliquez sur « Marquer comme envoyée ».

Quelle différence entre « Annuler » et un avoir ?

« Annuler » s'utilise pour une facture sans aucun paiement. Dès qu'un paiement est enregistré, ou si la DGI a validé la facture, on passe par un avoir.

Ma facture est « Partiel » mais aussi « En retard · N j » : est-ce normal ?

Oui : un paiement partiel a été reçu, mais le solde n'est pas réglé à l'échéance. Le badge indique le paiement partiel et la pastille rouge le retard.

Puis-je revenir en arrière sur « Envoyé » ?

Non, mais vous pouvez modifier la facture et la renvoyer, ou l'annuler si elle n'a reçu aucun paiement.

Prochaines étapes

Enregistrer un paiement → Configurer les relances automatiques → Créer une note de crédit (avoir) →