Convertir un devis en facture

À quoi ça sert ?

Votre client vient de dire oui à votre devis. Plutôt que de retaper tout le contenu dans une facture, vous convertissez le devis en facture en un clic : le client, les lignes, les prix, la TVA et les remises sont recopiés pour vous.

Exemple : l'atelier de menuiserie « Menuiserie Zaïd », à Fès, a envoyé un devis de 18 400 DH pour une cuisine. Le client accepte par téléphone. Le menuisier ouvre le devis, clique sur Convertir, et la facture est prête en quelques secondes.

Quand peut-on convertir un devis ?

Le bouton de conversion est proposé tant que le devis est Brouillon, Envoyé ou Accepté. Il n'est plus proposé si le devis est :

• Converti : il a déjà donné une facture, on ne peut le convertir qu'une seule fois ;
• Refusé : le client a dit non ;
• Expiré : sa date d'expiration est dépassée.

Comment convertir, pas à pas

1. Dans le menu, ouvrez Facturation → Devis, puis cliquez sur le devis concerné pour ouvrir sa fiche.
2. Cliquez sur le bouton vert Convertir, en haut de la page. Vous le retrouvez aussi dans le bloc Actions rapides (tuile « Convertir »), et dans la liste des devis via le menu « … » de la ligne : Convertir en facture (qui ouvre la fiche du devis).
3. Une fenêtre Convertir en facture s'ouvre. Un encadré bleu vous rappelle que le devis sera converti en facture brouillon et que les lignes seront copiées telles quelles.
4. Vérifiez la Date d'émission de la facture (obligatoire, aujourd'hui par défaut).
5. Renseignez si vous le souhaitez la Date d'échéance (la date limite de paiement).
6. Cliquez sur Convertir.

Ce que vous voyez ensuite : vous arrivez directement sur la nouvelle facture, au statut Brouillon. Relisez-la, modifiez-la si besoin, puis envoyez-la. Elle reçoit son numéro au moment où vous l'envoyez.

Ce qui est recopié

• le client, l'objet, les conditions de paiement, les notes et les notes internes ;
• toutes les lignes (nom, description, quantité, unité, prix, TVA, remises, lignes de commentaire) ;
• la remise globale éventuelle, les totaux HT, TVA et TTC, et la devise.

La facture démarre avec rien de payé : le solde à régler est égal au total TTC.

Et le devis, que devient-il ?

• Son statut passe à Converti, avec la mention « Converti le » et la date.
• La fiche du devis affiche un lien avec le numéro de la facture créée : un clic et vous y êtes.
• Le devis n'est plus modifiable : si le client change d'avis sur un détail, corrigez la facture brouillon.

Questions fréquentes

J'ai converti un devis par erreur. Puis-je annuler ?

La conversion ne peut pas être défaite : le devis reste « Converti ». En revanche, la facture créée est un brouillon : tant qu'elle n'est pas envoyée, vous pouvez la corriger, et la supprimer tant qu'elle n'a pas reçu de numéro (une fois numérotée, elle s'annule). Pour un nouveau devis identique, utilisez Dupliquer.

Le bouton « Convertir » n'apparaît pas.

Vérifiez le statut du devis : il ne doit pas être Converti, Refusé ou Expiré. Vérifiez aussi que votre rôle permet de créer des documents (les lecteurs et les comptables ne le peuvent pas).

Mon client veut modifier une ligne après l'acceptation.

Convertissez, puis modifiez la facture brouillon avant de l'envoyer. Le devis d'origine garde ses montants initiaux, ce qui vous laisse une trace de ce qui avait été proposé.

Le devis n'avait pas encore de numéro. Est-ce un problème ?

Non. Un devis brouillon n'a pas de numéro tant qu'il n'est pas envoyé : la conversion lui en attribue un automatiquement.

Prochaines étapes