Envoyer une facture par e-mail

Envoyer sans quitter Billora

Billora envoie vos factures directement par e-mail, avec le PDF en pièce jointe, sans passer par votre messagerie. L'envoi fait aussi avancer la facture : elle passe au statut « Envoyé » et, si c'était un brouillon, elle reçoit son numéro définitif.

Exemple. Samir est plombier à Agadir. Il vient de terminer le chantier d'une agence immobilière. Depuis la fiche de la facture, il clique sur « Envoyer », vérifie que le contact comptable de l'agence est coché, garde le PDF joint, et envoie. En quelques secondes, la facture est partie et son statut est à jour.

Avant de commencer

• La facture doit exister (en brouillon ou déjà envoyée). Une facture annulée ne peut pas être envoyée : Billora répond « Impossible d'envoyer une facture annulée ».
• Le client doit avoir au moins une adresse e-mail, sur sa fiche ou dans un de ses contacts (voir Créer et gérer vos clients). Vous pouvez aussi saisir une adresse à la main au moment de l'envoi.

Envoyer une facture, pas à pas

1. Ouvrez la facture (Facturation → Factures) et cliquez sur « Envoyer » en haut de la fiche (ou sur la tuile « Envoyer » / « Renvoyer » des Actions rapides). Depuis la liste, c'est l'action « Envoyer par email ».
2. La fenêtre « Envoyer la facture FA-… » s'ouvre (pour un brouillon : « Envoyer la facture (brouillon) »).
3. Destinataires : la case de l'e-mail de la société et celles de chaque contact du client qui a une adresse sont proposées. Le contact principal est coché par défaut ; sinon c'est l'e-mail de la société. Pour ajouter une autre personne, utilisez « Ajouter un email manuellement ». Vous pouvez saisir jusqu'à 20 destinataires.
4. Objet et Message : ils sont pré-remplis avec votre modèle d'e-mail, et vous pouvez les modifier librement.
5. Cochez ou décochez « Joindre la facture en PDF » (cochée par défaut). Si vous avez importé votre attestation de régularité fiscale, une case « Joindre l'attestation de régularité fiscale (DGI) » apparaît aussi.
6. Cliquez sur « Envoyer ».

Ce que vous voyez ensuite : la fenêtre se ferme et la fiche se recharge. Un brouillon est maintenant « Envoyé » et porte son numéro. Le message part avec votre logo.

Personnaliser le modèle d'e-mail

Le texte pré-rempli vient du modèle « Envoi de facture », que vous modifiez dans Paramètres → Modèles d'e-mails (voir Modèles d'e-mails). Vous pouvez y utiliser les variables {{societe_nom}}, {{client_nom}}, {{facture_numero}}, {{montant_ttc}}, {{date_echeance}} et {{lien_portail}}. Par défaut, l'objet est « Votre facture {{facture_numero}} — {{societe_nom}} ».

La personnalisation des modèles dépend de votre abonnement : si elle n'est pas incluse, la page indique à partir de quel plan elle est disponible.

Le choix du serveur d'envoi (Billora Mail ou votre propre SMTP) se fait dans Paramètres → Email.

Après l'envoi

• Modifier une facture déjà envoyée : si vous la modifiez, un bandeau « Facture modifiée après envoi » vous invite à la renvoyer, avec un bouton « Renvoyer ».
• Suivre l'ouverture : quand le destinataire ouvre la facture, un badge « Ouvert par le destinataire » apparaît, avec la date. L'onglet Ouvertures de la fiche donne le détail.
• Autres canaux : le menu « … » propose « Marquer comme envoyée » (si vous l'avez remise autrement, sans e-mail) et, selon votre abonnement, « Envoyer via WhatsApp ».
• Relances : pour une facture impayée, « Relancer par email » utilise un modèle distinct (voir Les relances).

Si l'envoi échoue

• Une adresse mal saisie est signalée avant l'envoi : « Email invalide : … », ou « Au moins une adresse email est requise ».
• Si le serveur d'e-mail refuse le message, Billora affiche une explication en français. Les derniers envois en échec sont listés dans Paramètres → Email, rubrique « Envois récents en échec ».
• Si vous envoyez beaucoup de messages d'affilée, vous pouvez voir « Quota d'emails atteint pour ce compte. Réessayez plus tard. » : patientez un peu.

Envoi et stock

Quand l'e-mail part, la facture passe au statut « Envoyée » : c'est à ce moment que le stock des produits suivis diminue (une seule fois, même si vous renvoyez l'e-mail). Un brouillon sans numéro reçoit son numéro définitif à l'envoi. Le détail est dans Comprendre les statuts des factures.

Questions fréquentes

Mon client dit ne rien avoir reçu. Que vérifier ?

Demandez-lui de regarder ses courriers indésirables, vérifiez l'adresse utilisée, puis consultez « Envois récents en échec » dans Paramètres → Email. Vous pouvez aussi renvoyer la facture.

Puis-je envoyer la facture à plusieurs personnes ?

Oui, cochez plusieurs contacts ou ajoutez des adresses : jusqu'à 20 destinataires.

Renvoyer une facture change-t-il son statut ?

Non. Renvoyer une facture déjà envoyée ne change ni son statut ni son stock. Seul le premier envoi d'un brouillon fait passer la facture à « Envoyé ».

Puis-je envoyer sans le PDF ?

Oui, décochez « Joindre la facture en PDF ». Le message part alors sans pièce jointe.

Prochaines étapes