Le journal d'activité : qui a fait quoi dans votre compte

À quoi ça sert ?

Le journal d'activité garde la trace des actions faites dans votre compte : qui a créé, envoyé, annulé ou téléchargé un document, qui s'est connecté, qui a invité un membre… Il sert à retrouver l'origine d'une modification et à contrôler l'activité de votre équipe.

Exemple. Rachid, gérant d'une société de climatisation à Fès, constate qu'une facture a été annulée. Il ouvre le journal d'activité, voit « Facture annulée » au nom de son assistante Imane, hier à 16 h 40, depuis l'application mobile, et clique sur la ligne pour ouvrir la facture.

1. Où trouver le journal ?

Cliquez sur Journal d'activité, en bas du menu. La page affiche l'« Historique complet des actions sur votre compte », de la plus récente à la plus ancienne.

2. Comment lire une entrée ?

Les entrées sont regroupées sous Aujourd'hui, Hier, Cette semaine et Plus ancien. Chaque ligne indique :

• l'action (par exemple « Facture envoyée par email ») suivie de l'élément concerné (numéro de facture, nom du client…) ;
• la provenance : la pastille Web ou App mobile ;
• le moment (« il y a 2 heures ») et la personne qui a agi ;
• sur ordinateur, la date et l'heure exactes à droite.

Un clic sur une ligne ouvre l'élément quand c'est possible : facture, devis, avoir, dépense, bon de commande, client ou fournisseur. Pour un produit, le clic mène à la liste des produits ; pour un paiement, à la page des paiements.

3. Qu'est-ce qui est enregistré ?

Quelques exemples d'actions tracées :

• Connexions : « Connexion », « Mot de passe réinitialisé », « Appareil déconnecté à distance » ;
• Documents : création, modification, envoi par e-mail, marquage comme envoyé, annulation, conversion d'un devis, émission d'un avoir, téléchargements de PDF (par exemple « Facture téléchargée (PDF) »), soumissions et réponses de la DGI pour l'e-facture ;
• Paiements et dépenses : « Paiement enregistré », « Paiement annulé », « Dépense créée », « Justificatif demandé »… ;
• Clients et fournisseurs : création, modification, suppression, accès au portail client ;
• Équipe : « Invitation envoyée », « Invitation acceptée », « Rôle modifié », « Membre désactivé »… ;
• Stock : « Stock bas détecté » ;
• Compte : demandes de suspension ou de suppression, « Export complet des données téléchargé », modification de la configuration SMTP ou de l'opérateur d'e-facture.

Les relances automatiques apparaissent aussi (« Relance automatique envoyée »).

4. Comment parcourir un long journal ?

• La page charge les 30 entrées les plus récentes ; cliquez sur Charger plus en bas pour remonter dans le temps.
• Le bouton Rafraîchir, en haut, recharge les dernières entrées sans quitter la page.

5. Qui peut consulter le journal ?

• Le propriétaire, l'administrateur, le collaborateur et le lecteur voient le journal de tout le compte.
• Le comptable externe n'y a pas accès : il est renvoyé vers l'Espace comptable. Ses propres consultations sont visibles par le propriétaire dans Paramètres → Membres, bloc Journal d'accès comptable.

Personne ne peut modifier ni supprimer une entrée du journal depuis l'application.

6. Combien de temps les entrées sont-elles conservées ?

Les entrées plus anciennes que la durée de conservation fixée par Billora (un an par défaut) sont supprimées automatiquement. Exportez ou notez ce dont vous avez besoin avant ce délai.

Questions fréquentes

Je ne vois pas le menu « Journal d'activité ».

Vous êtes probablement connecté avec un rôle de comptable externe, qui n'y a pas accès. Demandez au propriétaire du compte.

Le journal indique « Web » alors que j'étais sur mon téléphone.

La pastille App mobile concerne l'application Billora installée. Si vous avez utilisé Billora dans le navigateur de votre téléphone, l'action est notée Web.

Puis-je effacer une ligne du journal ?

Non. Le journal est une trace : il ne se modifie pas. Les entrées anciennes sont supprimées automatiquement à la fin de la durée de conservation.

Mon comptable voit-il ce que fait mon équipe ?

Non, le comptable n'a pas accès au journal d'activité. Il consulte uniquement son Espace comptable et les documents de son périmètre.

Prochaines étapes