Configurer les relances automatiques

À quoi servent les relances ?

Un client qui oublie de payer n'est pas forcément un mauvais payeur : il a souvent simplement oublié. Les relances envoient un message poli, au bon moment, sans que vous ayez à y penser. Vous gardez ainsi votre trésorerie saine sans gêner vos bons clients.

Exemple : « Agence Digitale Marrakech » facture 8 000 DH à un client avec une échéance au 15. Trois jours avant, un rappel partirait ; le 15, un message d'échéance ; une semaine plus tard, une relance de retard. Si le client paie entre-temps, plus rien ne part.

Billora propose deux façons de relancer : la relance manuelle (vous cliquez) et les relances automatiques (Billora les envoie selon un calendrier).

Régler les relances automatiques

1. Allez dans Paramètres → Relances.
2. Dans la section Relances automatiques, activez l'interrupteur en haut à droite. Les étapes ne peuvent être modifiées qu'une fois cet interrupteur activé.
3. Pour chaque étape du calendrier, activez son interrupteur (toutes sont désactivées au départ), vérifiez le Délai (en jours par rapport à l'échéance) et choisissez le Modèle d'e-mail utilisé.
4. Cliquez sur Enregistrer (barre en bas de page). Le message « Configuration enregistrée » confirme.

Si la fonctionnalité n'est pas incluse dans votre abonnement, la section affiche « Fonctionnalité verrouillée » et le plan à partir duquel elle est disponible.

Le calendrier de relance

Étape	Délai par défaut	Modèle d'e-mail par défaut
Rappel avant échéance	J-3 (3 jours avant l'échéance)	Rappel courtois
Relance à l'échéance	J0 (le jour de l'échéance)	Échéance aujourd'hui
Relance tardive	J+7 (7 jours après)	Relance de retard
Relance tardive (avancée)	J+30 (30 jours après)	Dernier rappel, avec mention d'une procédure de recouvrement

L'étape J+30 relève des « Relances avancées et recouvrement » : si elle n'est pas dans votre abonnement, elle est grisée et affiche le plan concerné. Les délais sont modifiables : un nombre négatif signifie « avant l'échéance », zéro « le jour même », un nombre positif « après ».

Quand une relance part-elle vraiment ?

• Seulement si la facture est encore impayée ou partiellement payée, et qu'elle a une date d'échéance.
• Seulement si votre client a une adresse e-mail enregistrée.
• Chaque étape n'est envoyée qu'une seule fois par facture.
• L'envoi a lieu à heure fixe, le matin, pour les factures dont c'est le jour d'une étape. Si l'envoi du jour est manqué, il n'est pas rattrapé le lendemain.
• Si des chèques en cours ou des promesses de paiement à venir couvrent déjà tout le solde, la relance est ignorée : inutile de harceler un client qui a déjà remis un chèque.
• Un envoi qui échoue (boîte pleine, serveur indisponible) est retenté automatiquement quelques heures plus tard, jusqu'à 4 tentatives.

Suivre ce qui a été envoyé

En bas de Paramètres → Relances, la section Historique des relances liste chaque message : le numéro de facture, l'étape (J-3, J0, J+7 ou J+30), l'adresse du client, la date, et un statut : Envoyé, Retry en attente (nouvel essai programmé) ou Échec définitif (avec la cause). Le bouton Actualiser recharge la liste. Cet historique recense les relances automatiques ; une relance manuelle est tracée dans le Journal d'activité de la facture.

Relancer à la main

1. Ouvrez la facture impayée : son statut doit être Envoyé, En retard ou Partiel.
2. Cliquez sur la tuile Relancer du bloc Actions rapides, ou sur « … » puis Relancer par email.
3. Dans la fenêtre Envoyer une relance, vérifiez les Destinataires, l'objet et le message : ils sont pré-remplis depuis votre modèle « Relance manuelle » et modifiables.
4. Cliquez sur Envoyer la relance.

Si votre abonnement inclut les relances WhatsApp, une action Relancer via WhatsApp ouvre WhatsApp avec un message pré-rempli. Une facture payée ou annulée ne peut pas être relancée.

Personnaliser les messages

Chaque étape utilise un modèle d'e-mail que vous pouvez réécrire dans Paramètres → Modèles d'e-mails, avec des variables comme le nom du client, le numéro de facture, le solde restant ou le nombre de jours de retard. Voir Personnaliser les modèles d'e-mails.

Questions fréquentes

Mon client n'a pas reçu la relance prévue.

Vérifiez dans l'ordre : la relance est-elle activée (interrupteur général ET étape) ? La facture a-t-elle une échéance ? Le client a-t-il un e-mail ? Un chèque ou une promesse couvre-t-il déjà le solde ? Consultez enfin l'historique : un « Échec définitif » indique la cause.

Puis-je relancer avant l'échéance ?

Oui : l'étape « Rappel avant échéance » le fait automatiquement (J-3 par défaut), et la relance manuelle est disponible dès que la facture est envoyée.

Mon client reçoit-il plusieurs fois la même relance ?

Non : chaque étape part une seule fois par facture.

Je ne vois pas la page « Relances ».

Elle est visible dans le menu Paramètres. Les relances manuelles, automatiques et avancées dépendent de votre abonnement ; la page indique à partir de quel plan chacune est disponible.

Prochaines étapes