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Pourquoi créer la dépense à la réception ?
Lorsque vous réceptionnez un bon de commande (« Tout reçu » ou « Réceptionner »), Billora vous propose de créer automatiquement une dépense correspondante. Cette conversion assure la traçabilité complète : commande, réception, paiement fournisseur. Vous n'avez pas à ressaisir le montant ni le fournisseur.
Exemple. Yassine reçoit ses planches de cèdre : le bon de commande est de 12 000 DH TTC. Au moment de confirmer la réception, il laisse coché « Créer une dépense automatiquement » : une dépense de 12 000 DH est créée, liée au fournisseur et au bon de commande, prête à être payée.
Procédure de conversion
- Allez dans Facturation → Commandes d'achat
- Ouvrez le bon de commande (statut « Envoyé » ou « Partiel »)
- Cliquez sur « Tout reçu » (tout est arrivé) ou sur « Réceptionner » (livraison partielle ou refus)
- Dans la fenêtre qui s'ouvre, vérifiez que la case « Créer une dépense automatiquement » est cochée : elle l'est par défaut à la première réception
- Choisissez la catégorie de dépense (une catégorie est proposée) puis validez avec « Confirmer la réception » ou « Valider la réception »
Ce que vous voyez : la fenêtre « Tout reçu » demande la Date de réception (obligatoire) et des Notes facultatives, affiche la section stock, puis la section dépense avec le montant qui sera créé (« Une dépense de … DH TTC sera créée et liée à ce bon de commande »).
La dépense créée reprend automatiquement : le fournisseur, le montant TTC du bon de commande, le premier taux de TVA utilisé dans le BC, et la date de réception comme date de dépense. L'échéance est calculée avec le délai de paiement du fournisseur.
Après la conversion
Si la réception est complète, le bon de commande passe au statut « Reçu » ; sinon il est « Partiel ». La dépense créée est en statut « En attente » : vous pouvez l'ajuster, puis enregistrer le paiement du fournisseur. Elle n'est créée qu'une seule fois, à la première réception, et n'est plus recalculée par les réceptions suivantes.
Vous retrouvez la dépense dans Facturation → Dépenses ; sur la fiche du bon de commande, un bandeau « Voir la dépense associée » y renvoie directement, et la liste des bons de commande a une colonne « Dépense ».
Si le BC comporte des lignes avec plusieurs taux de TVA différents, seul le premier taux est repris sur la dépense (qui est un document à taux unique). Vérifiez et ajustez si nécessaire.
Vous avez oublié de créer la dépense ?
Quand un bon de commande est entièrement reçu et qu'aucune dépense n'y est liée, le menu « … » du bon de commande propose « Créer la dépense associée » (tuile « Dépense » dans les actions rapides). La dépense reprend les mêmes informations. Pourquoi une dépense peut-elle manquer ? Parce que la case était décochée, parce que tout avait été refusé, ou parce que votre quota mensuel de dépenses était atteint.
Pour tout savoir sur la réception (livraisons partielles, refus, stock, annulation), lisez Enregistrer une livraison fournisseur avec un bon de réception.
Questions fréquentes
La dépense est-elle recalculée si je réceptionne en plusieurs fois ?
Non. Elle est créée une seule fois, à la première réception, et les réceptions suivantes ne la modifient pas.
Puis-je changer la catégorie de la dépense ?
Oui : choisissez-la dans la fenêtre de réception, ou modifiez ensuite la dépense depuis Facturation → Dépenses.
Je ne veux pas de dépense pour ce bon de commande.
Décochez « Créer une dépense automatiquement » au moment de la réception. Vous pourrez toujours la créer plus tard.
Comment payer le fournisseur ?
Ouvrez la dépense et enregistrez le paiement : voir Enregistrer un paiement fournisseur.
Prochaines étapes
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