Les responsables : qui suit chaque client et fournisseur

À quoi servent les responsables ?

Un responsable est la personne de votre équipe qui suit un client ou un fournisseur : le commercial d'un client, l'acheteur d'un fournisseur. Billora affiche son nom dans vos listes et regroupe ses fiches dans un portefeuille, avec ce qui reste à encaisser ou à payer.

Exemple. Karim et Imane sont commerciaux dans une société de négoce à Casablanca. Le gérant affecte chaque client à l'un d'eux. En fin de mois, il ouvre le portefeuille d'Imane pour voir ses impayés en retard et lui demander de relancer.

1. Créer un responsable

1. Ouvrez Paramètres, puis Responsables.
2. Cliquez sur Nouveau responsable.
3. Saisissez le Nom (obligatoire), le Poste si vous voulez (« Commercial, Responsable achats… ») et choisissez une Couleur.
4. Cliquez sur Enregistrer.

La liste affiche pour chaque responsable sa couleur, son nom, son poste et le nombre de clients et de fournisseurs qui lui sont affectés.

2. Affecter un responsable à un client ou un fournisseur

1. Ouvrez la fiche du client ou du fournisseur, puis Modifier (ou faites-le dès la création).
2. Dans la section Profil et conditions, choisissez la personne dans le champ Responsable, ou « Aucun responsable ».
3. Enregistrez la fiche.

Une fiche a un seul responsable. Si la liste est vide (« Aucun responsable défini »), le lien Ajouter un responsable en bas du sélecteur ouvre la page des responsables dans un nouvel onglet, sans perdre ce que vous avez déjà saisi.

3. Où le responsable apparaît-il ?

• Colonne « Responsable » dans les listes : clients, factures, devis et avoirs (le responsable du client), fournisseurs, dépenses et commandes d'achat (le responsable du fournisseur). Vous pouvez masquer cette colonne avec le choix des colonnes (voir Vues enregistrées et colonnes).
• Filtre « Responsable » dans les listes Clients et Fournisseurs, avec l'option « Sans responsable » pour repérer les fiches non affectées.
• Fiche client ou fournisseur : dans la carte Profil et conditions.

Dans ces écrans, un clic sur le nom du responsable ouvre son portefeuille.

4. Consulter le portefeuille d'un responsable

Ouvrez-le depuis la liste des responsables (clic sur le nom ou icône Voir le portefeuille) ou depuis un nom dans une liste. Vous y trouvez :

• Clients : Total facturé (net des avoirs, hors brouillons et factures annulées), Impayés et Dont en retard ;
• Fournisseurs : Total acheté (hors brouillons et dépenses annulées), À payer et Dont en retard ;
• deux onglets, Clients et Fournisseurs, listant chaque fiche avec son reste à encaisser ou à payer (en rouge s'il y a du retard). Les fiches archivées portent la mention Archivé. Un clic ouvre la fiche.

5. Modifier ou supprimer un responsable

• L'icône crayon ouvre Modifier le responsable (nom, poste, couleur). Le changement apparaît partout.
• L'icône corbeille demande confirmation. Les fiches concernées repassent « sans responsable » : aucun client ni fournisseur n'est supprimé.

6. Qui peut gérer les responsables ?

• Propriétaire et administrateur : créer, modifier et supprimer les responsables.
• Collaborateur et lecteur : consultent la page des responsables en lecture seule. Le collaborateur peut affecter un responsable existant en modifiant une fiche client ou fournisseur.
• Comptable externe : n'a pas accès aux paramètres.

Sur l'application mobile, la liste des responsables est consultable ; elle se gère depuis le web.

Questions fréquentes

Un responsable doit-il être un membre de mon équipe Billora ?

Non. C'est une étiquette indépendante des comptes utilisateurs : vous pouvez y mettre un commercial terrain qui n'utilise pas Billora.

Peut-on affecter deux responsables au même client ?

Non, une fiche client ou fournisseur a un seul responsable.

Que se passe-t-il si je supprime un responsable ?

Ses clients et fournisseurs repassent « sans responsable ». Aucune fiche ni aucun document n'est supprimé.

Les responsables dépendent-ils de mon abonnement ?

Non, ils sont disponibles quel que soit votre abonnement.

Prochaines étapes