Enregistrer un paiement

À quoi ça sert ?

Quand un client vous paie, vous le dites à Billora : la facture passe à Payé (ou Partiel si c'est un acompte), votre solde à encaisser baisse, et vos rapports, votre tableau de bord et vos relances restent justes. Un client qui a payé ne reçoit plus de rappel.

Exemple : « Boulangerie Al Baraka » reçoit une facture de 6 000 DH de son fournisseur de farine « Moulin Atlas ». Elle verse 2 000 DH par virement, puis 4 000 DH par chèque deux semaines plus tard. Moulin Atlas enregistre deux paiements sur la même facture.

Enregistrer un paiement, pas à pas

1. Ouvrez la facture dans Facturation → Factures.
2. Cliquez sur le bouton Paiement, en haut de la fiche. Une fenêtre Enregistrer un paiement s'ouvre. Le bouton n'apparaît pas pour un brouillon, une facture déjà payée ou annulée, ni pour un lecteur.
3. La ligne Solde restant vous rappelle ce qui reste à encaisser.
4. Le Montant (DH) est pré-rempli avec ce solde. Corrigez-le si le client ne paie qu'une partie.
5. Choisissez la Date de paiement : jamais dans le futur.
6. Choisissez le Mode de paiement : Virement bancaire, Chèque, Espèces ou Carte bancaire.
7. Indiquez si vous le souhaitez la Référence (numéro de virement, de chèque…) et des Notes internes.
8. Cliquez sur Enregistrer.

Ce que vous voyez ensuite : la facture affiche son nouveau statut et son nouveau solde, et une section Historique des paiements liste chaque paiement (mode, date, référence). Un clic sur une ligne ouvre la fiche du paiement.

Les statuts d'une facture après un paiement

Situation	Statut affiché
Aucun paiement encaissé	Envoyé (ou En retard si l'échéance est dépassée)
Une partie seulement est encaissée	Partiel, avec le reste à payer
Le total est encaissé	Payé

Paiement partiel (acompte, paiement en plusieurs fois)

Saisissez simplement le montant réellement reçu. La facture passe à Partiel et le reste à payer est affiché. Vous pouvez enregistrer autant de paiements que nécessaire : dès que le total est atteint, la facture passe à Payé.

Paiement par chèque

Si le registre des chèques est disponible sur votre abonnement, choisir Chèque fait apparaître un bloc Informations du chèque : Tireur, Banque émettrice, Numéro du chèque (obligatoires) et Date d'encaissement visée. Pendant la saisie de la banque, Billora propose les banques au Maroc (« AWB » trouve Attijariwafa Bank, « BMCE » Bank of Africa) ; vous pouvez aussi écrire une autre banque.

Le chèque est alors suivi dans Paiements → Chèques, au statut « En attente ». Un chèque en attente n'est pas encore de l'argent : selon votre réglage dans Paramètres → Informations (« Un chèque solde la facture/dépense à partir du statut » : Déposé ou Payé (encaissé)), la facture ne passe à Payé qu'à l'encaissement. Si des chèques en cours couvrent déjà le solde, une bannière vous l'indique et le montant proposé en tient compte. Voir Suivre vos chèques et Faire une remise de chèques en banque.

Paiement en espèces : les règles marocaines

Quand vous choisissez Espèces, Billora applique les règles fiscales marocaines pour vous protéger :

• Facture de 20 000 DH TTC ou plus : paiement en espèces bloqué. Un encadré rouge « Paiement en espèces non autorisé » explique que l'encaissement vous expose à une amende de 6 % (article 193 du CGI). Utilisez un chèque barré, un virement, un effet de commerce ou un moyen électronique.
• Deux cas admis permettent malgré tout d'enregistrer : « Chèque ou effet de commerce impayé » (joignez l'avis bancaire d'impayé) et « Versement en espèces sur le compte bancaire » (joignez l'avis de versement ; la CNI du versant est facultative). Sans le justificatif, l'enregistrement est refusé. Le paiement porte ensuite la mention « Cas admis · justifié ».
• Plafonds de 5 000 DH par jour et 50 000 DH par mois et par client : au-delà, c'est votre client qui ne peut plus déduire cette charge ni la TVA. Billora vous affiche une alerte (« Non déductible pour le client »), mais pour vous, l'encaissement reste sans conséquence fiscale.

Si la facture est validée par la DGI (facturation électronique)

Dans la fenêtre de paiement, un message vous le rappelle : une facture validée par la DGI doit voir ses encaissements déclarés à la DGI dans les 48 heures (régime TVA encaissement). Utilisez le bouton Déclarer DGI sur la fiche de la facture. Si la facture est encore en cours de validation, ou rejetée, un message d'avertissement vous invite à régulariser d'abord. Voir Activer la facturation électronique.

Après le paiement : reçu, confirmation, annulation

• Reçu de paiement : dans Paiements → Reçus, le menu « … » d'une ligne propose le reçu en PDF et Envoyer le reçu au client par e-mail.
• E-mail de confirmation automatique : si votre abonnement l'inclut, activez-le dans Paramètres → Relances (section « Confirmation de paiement ») : le client reçoit un message après chaque paiement, partiel ou total.
• Annuler un paiement saisi par erreur : dans Paiements → Reçus, menu « … » puis Annuler. Un motif est obligatoire ; le solde de la facture est recalculé et le paiement reste visible dans l'historique. Réservé au propriétaire et aux administrateurs. Impossible si le paiement a déjà été déclaré à la DGI (il faut alors un avoir) ou s'il est lié à un chèque (on passe alors par le statut du chèque, par exemple « Impayé »).

Questions fréquentes

Le bouton « Paiement » n'apparaît pas sur ma facture.

Il n'est pas proposé sur un brouillon (envoyez d'abord la facture), sur une facture déjà Payée, Annulée ou annulée par un avoir, ni si votre rôle est en lecture seule.

Mon client a payé en plusieurs fois, comment faire ?

Enregistrez un paiement à chaque versement. La facture reste « Partiel » jusqu'au dernier.

Mon client a réglé plusieurs factures avec un seul virement.

Utilisez le paiement groupé : Le paiement groupé.

Pourquoi ma facture n'est pas « Payé » alors que j'ai reçu le chèque ?

Parce que le chèque n'est pas encaissé. Passez-le à « Déposé » puis « Payé » dans le registre, selon votre réglage.

Le client promet de payer la semaine prochaine. Que faire ?

N'enregistrez rien tant que vous n'avez rien reçu : notez plutôt une promesse de paiement. Voir Les promesses de paiement.

Prochaines étapes