Importez en masse vos clients, fournisseurs, produits, factures, devis ou bons de commande depuis un fichier CSV : modèle à télécharger, correspondance des colonnes, doublons, limites et erreurs.
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À quoi ça sert ?
Vous avez déjà une liste de clients ou un catalogue dans un tableur, ou dans un autre logiciel de facturation ? Inutile de tout ressaisir : Billora importe vos données à partir d'un fichier CSV, et vous guide pour faire correspondre vos colonnes aux champs de Billora.
Exemple. Soumia tient un magasin de fournitures scolaires à Agadir. Ses 180 clients sont dans un fichier Excel. Elle l'enregistre en CSV, l'importe en cinq minutes, et peut aussitôt leur adresser des factures.
Clients, fournisseurs, produits, factures, devis et bons de commande. L'import est ouvert au propriétaire et aux administrateurs.
1. Préparer votre fichier
Le plus simple est de partir du modèle fourni :
- Ouvrez Paramètres → Import / Export et descendez jusqu'à Import des données. Six cartes y figurent : Clients, Fournisseurs, Produits, Factures, Devis, Bons de commande.
- Sur la carte voulue, cliquez sur Télécharger le modèle CSV. Le fichier contient les bons en-têtes et des lignes d'exemple.
- Ouvrez-le dans Excel ou un autre tableur, supprimez les lignes d'exemple et remplissez vos propres lignes.
- Enregistrez au format CSV (« CSV UTF-8 » de préférence, pour conserver les accents).
Vous avez déjà votre propre fichier (Invoice Ninja, QuickBooks, Wave, Excel…) ? Importez-le tel quel : vous ferez la correspondance des colonnes à l'étape 2.
Les limites du fichier
- Format CSV (ou texte
.txt) : un fichier Excel.xlsxdoit d'abord être enregistré en CSV. - Taille maximale 5 Mo et 500 lignes par import. Au-delà, seules les 500 premières lignes sont prises : coupez votre fichier en plusieurs.
- Le séparateur (virgule, point-virgule ou tabulation) est détecté automatiquement. La première ligne doit contenir les noms de colonnes.
- Les en-têtes en français ou en anglais sont reconnus (nom, name, email, telephone, prix, price…), avec ou sans accents.
Colonnes clients (exemples)
| nom | type | telephone | ice | adresse | ville | |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Atlas SARL | company | contact@atlas.ma | 0522-123456 | 001234567000001 | 123 Rue Hassan II | Casablanca |
Le nom est la seule colonne obligatoire. La colonne type accepte company (entreprise) ou individual (particulier) ; toute autre valeur est lue comme « entreprise ». Un ICE doit avoir 15 chiffres (espaces et tirets sont ignorés), sinon la ligne est en erreur.
Colonnes produits (exemples)
| nom | type | prix_unitaire | tva | unite | categorie |
|---|---|---|---|---|---|
| Consultation | service | 500 | 20 | forfait | Services |
Le nom est obligatoire. Le type vaut product ou service (par défaut : produit). Un prix vide est lu comme 0 ; une TVA vide est lue comme 20 %. Une catégorie inconnue est créée automatiquement. Le modèle propose aussi les colonnes code, code-barres, prix d'achat, stock, suivi de stock et seuil d'alerte.
Pour les factures, devis et bons de commande, une même pièce occupe plusieurs lignes du fichier : toutes les lignes qui portent le même numero sont regroupées en un seul document. Vos numéros d'origine sont conservés. Si le client (ou le fournisseur) n'existe pas encore, il est retrouvé par e-mail puis par nom, ou créé. Pour une ligne dont la colonne de TVA est vide, Billora applique le taux par défaut de Paramètres → TVA & Fiscalité (0 % pour une vente si vous êtes exonéré de TVA) ; une valeur de TVA non reconnue reçoit le même taux, avec un avertissement dans le résultat.
2. Importer le fichier, étape par étape
- Sur la carte de votre choix, cliquez sur Importer un fichier. La fenêtre « Importer des clients » (ou produits, etc.) s'ouvre avec trois étapes : Fichier, Correspondance, Import.
- Fichier. Glissez votre CSV dans la zone, ou cliquez pour le choisir. Billora annonce le nombre de lignes détectées (« 180 lignes détectées ») et liste les colonnes reconnues automatiquement. Cliquez sur Suivant.
- Correspondance. Un tableau « Colonne CSV | Exemples | Champ Billora » montre pour chaque colonne de votre fichier le champ choisi. Billora en devine la plupart : corrigez avec la liste déroulante, ou choisissez — Ignorer — pour une colonne inutile. Le champ Nom * doit être associé, sinon le bouton reste grisé. Cliquez sur Aperçu.
- Import. L'aperçu montre les 5 premières lignes telles qu'elles seront importées (pour les factures, devis et bons de commande : « N lignes CSV → N documents détectés »). Vérifiez, puis cliquez sur Importer N lignes.
- Le résultat s'affiche : le nombre d'éléments importés, ceux déjà existants (ignorés) et les erreurs, avec le détail « Ligne N : … ». Cliquez sur Terminer : un bandeau vert confirme « N clients importés avec succès ».
L'encadré de l'étape 3 le rappelle : les éléments importés ne se suppriment pas en masse. Vérifiez la correspondance et l'aperçu avant de lancer. En cas de doute, testez d'abord avec un petit fichier de 5 lignes.
3. Les doublons sont ignorés
Billora ne crée pas deux fois la même fiche. Pour chaque ligne, il compare avec ce qui existe déjà :
- Clients et fournisseurs : par e-mail, puis par ICE, puis par nom.
- Produits : par code / SKU (si présent), puis par nom.
Une ligne en doublon n'est pas importée ; elle apparaît dans « Lignes ignorées (déjà existantes) » avec la raison (« Email déjà utilisé par un client existant », « ICE déjà existant », « Nom déjà existant »). Ce n'est pas une erreur : c'est la protection qui a fonctionné.
4. Limites de votre abonnement
L'import respecte les limites de votre abonnement. Si vous atteignez la limite en cours d'import (par exemple le nombre maximal de clients), les lignes suivantes sont refusées avec le message « Limite de N clients atteinte ». Les lignes déjà importées sont conservées. Voir Comprendre les plans et les limites.
5. Corriger les erreurs
| Message | Que faire ? |
|---|---|
| « Seuls les fichiers CSV sont acceptés. » | Enregistrez votre fichier au format CSV. |
| « Le fichier ne doit pas dépasser 5 Mo. » | Coupez le fichier en plusieurs. |
| « Le fichier ne contient pas assez de données. » | Il faut une ligne d'en-têtes et au moins une ligne de données. |
| « Nom requis » | La cellule du nom est vide sur cette ligne. |
| « L'ICE doit contenir exactement 15 chiffres » | Corrigez l'ICE (voir L'ICE est-il obligatoire ?). |
| « Email invalide » ou « Site web invalide » | Corrigez l'adresse ; laissez vide si vous ne l'avez pas. |
| « Veuillez entrer un prix valide (ex: 150) » | Un prix doit être un nombre (la virgule décimale est acceptée). |
Après correction, réimportez uniquement les lignes en erreur : les autres seraient simplement ignorées comme doublons.
Questions fréquentes
Puis-je importer directement un fichier Excel ?
Non : enregistrez-le d'abord au format CSV (Fichier → Enregistrer sous → CSV UTF-8).
Mes accents sont mal affichés après l'import.
Réenregistrez le fichier en « CSV UTF-8 » et recommencez ; les éléments déjà importés seront ignorés comme doublons, supprimez-les à la main si nécessaire.
J'ai plus de 500 lignes.
Découpez en plusieurs fichiers de 500 lignes maximum et importez-les l'un après l'autre.
Mes anciens numéros de factures sont-ils conservés ?
Oui pour l'import de factures, devis et bons de commande : le numéro de votre fichier est repris. Pensez à régler ensuite votre numérotation pour la suite (Paramètres → Numérotation).
Pourquoi le bouton Aperçu est-il grisé ?
Aucune colonne n'est associée au champ obligatoire Nom *. Choisissez-le dans la liste de la colonne qui contient les noms.
Prochaines étapes
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