Rapport de balance âgée

À quoi ça sert ?

La balance âgée classe vos sommes en attente selon leur retard par rapport à l'échéance : ce que vos clients ne vous ont pas encore payé (créances) et ce que vous n'avez pas encore payé à vos fournisseurs (dettes). Elle répond à la question : « Où mon argent est-il bloqué, et depuis combien de temps ? »

Exemple. Mounia tient une imprimerie à Meknès. À la fin du mois, elle ouvre la balance âgée : 40 000 DH sont encore dus par ses clients, dont 12 000 DH dans la tranche « 61-90 jours ». Elle sait qu'il faut relancer ces clients en priorité avant que ces factures ne passent à « 90+ jours ».

1. Ouvrir le rapport

1. Dans le menu, ouvrez Rapports, puis Balance âgée.
2. Le rapport s'affiche immédiatement. Il montre toujours l'état actuel de vos soldes : il n'y a pas de sélecteur de période.

2. Les tranches de retard

Le retard se mesure en jours entre aujourd'hui et la date d'échéance du document.

Tranche	Signification
Non échu	L'échéance n'est pas encore dépassée, ou aucune échéance n'est renseignée.
1-30 jours	En retard d'un à trente jours.
31-60 jours	En retard de 31 à 60 jours.
61-90 jours	En retard de 61 à 90 jours.
90+ jours	En retard de plus de 90 jours : les plus difficiles à récupérer.

3. Lire le rapport

En haut, quatre indicateurs :

• Total créances : tout ce que vos clients vous doivent, avec le nombre de factures.
• Total dettes : tout ce que vous devez à vos fournisseurs, avec le nombre de dépenses.
• Position nette : créances moins dettes (« Créditeur net » ou « Débiteur net »).
• En retard (créances) : le « Solde échu », c'est-à-dire la somme des tranches autres que « Non échu ».

Dessous, deux blocs côte à côte : Créances clients et Dettes fournisseurs. Chaque tranche y est représentée par une pastille colorée, une barre de proportion, le montant en DH et, entre parenthèses, le nombre de documents.

Puis viennent Détail créances (colonnes Facture, Client, Retard, Solde) et Détail dettes (Dépense, Fournisseur, Retard, Solde). Un clic sur le numéro d'une facture ouvre sa fiche. Seuls les 50 premiers sont affichés ; le lien « Voir les N autres… » déroule la suite.

Ce qui est compté

• Créances : les factures dont il reste un solde à encaisser. Les brouillons, les factures annulées et celles annulées par avoir n'y figurent pas.
• Dettes : les dépenses avec un solde à payer, brouillons et annulées exclus.

4. Exporter

En haut à droite, les boutons PDF, Excel et CSV exportent le rapport. PDF et Excel dépendent de votre abonnement : s'ils sont grisés, l'infobulle indique à partir de quel plan ils sont disponibles. Le bouton PDF ouvre un aperçu avant de télécharger.

5. Que faire ensuite ?

1. Repérez les factures des tranches les plus anciennes dans « Détail créances ».
2. Ouvrez la facture, puis relancez le client (e-mail de relance ou relance automatique).
3. Si le client s'engage sur une date, enregistrez une promesse de paiement.
4. Côté dettes, programmez le paiement des fournisseurs les plus en retard depuis la fiche de la dépense.

Questions fréquentes

Pourquoi le rapport n'a-t-il pas de filtre de dates ?

Parce qu'il photographie la situation du jour : un solde est « en retard » par rapport à aujourd'hui. Pour analyser une période passée, utilisez plutôt le rapport de chiffre d'affaires.

Une facture payée apparaît encore, pourquoi ?

Elle n'y figure que si son solde est supérieur à zéro. Vérifiez qu'un paiement couvre bien le total TTC ; un paiement partiel laisse un solde.

Mon chèque reçu n'a pas encore été encaissé, est-il compté ?

Tant que le paiement n'est pas encaissé et que le solde de la facture n'est pas réduit, la facture reste dans les créances. Voir l'article sur le registre des chèques.

Le rapport est-il visible par mon comptable ?

Oui, le comptable externe y a accès en lecture, comme aux autres rapports financiers.

Pour aller plus loin