Créer une facture proforma et la convertir en facture

La facture proforma est un document préliminaire : elle ressemble à une facture mais n'a aucune valeur comptable ni fiscale. Elle sert à obtenir un paiement d'avance, ouvrir un crédit documentaire, justifier une demande de devises ou répondre à un appel d'offres.

1. Créer une proforma

1. Menu Facturation → Factures proforma, puis Nouvelle facture proforma.
2. Choisissez le client, les lignes (produits ou lignes libres), les remises éventuelles, la TVA et les conditions de paiement.
3. Enregistrez : elle reste en brouillon tant que vous ne l'envoyez pas.

Le numéro suit la forme FP-AAAA-XXXX (préfixe modifiable dans les paramètres de numérotation), séquentiel par année, et n'est attribué qu'à l'envoi.

2. Les statuts

Statut	Signification
Brouillon	Modifiable, sans numéro définitif.
Envoyée	Envoyée au client par e-mail (PDF joint).
Convertie	Transformée en facture définitive.
Annulée	Abandonnée.

3. L'envoyer

Envoyer par email transmet le PDF au client. Le PDF reprend votre identité visuelle (logo, couleurs, modèle) et la langue choisie.

4. La convertir en facture

Quand le client valide, cliquez sur Convertir en facture : une facture est créée avec les mêmes lignes, remises et conditions, et la proforma passe à Convertie. C'est cette facture — et non la proforma — qui suit ensuite le cycle habituel (émission, paiement, e-facture le cas échéant).

Proforma, devis ou facture ?

• Le devis est une offre : il peut être accepté ou refusé par le client.
• La proforma est un document chiffré « pour la forme », souvent exigé pour un paiement d'avance ou une démarche administrative.
• La facture est le seul document comptable : elle crée la créance et la TVA.