Personnaliser le plan de comptes

À quoi ça sert ?

Le journal général s'appuie sur un plan de comptes CGNC simplifié fourni par défaut. Dans l'onglet « Plan de comptes », vous (ou votre comptable) remplacez n'importe quel compte : par exemple rattacher la catégorie « Honoraires professionnels » au compte 6136, ou donner à un client un code auxiliaire propre. Ce réglage ne modifie ni vos documents, ni vos soldes, ni la TVA, ni la numérotation : il change seulement la présentation des écritures, qui sont recalculées avec vos comptes.

Exemple. Le comptable d'Atlas Conseil demande que les frais d'hébergement aillent en 6148. Le propriétaire ouvre « Plan de comptes », saisit 6148 en face de la catégorie « Serveurs & hébergement » et clique sur « Enregistrer ». Les dépenses de cette catégorie apparaissent aussitôt en 6148 dans le journal.

1. Qui peut modifier le plan ?

Le propriétaire et les administrateurs peuvent modifier le plan (droit « Modifier le plan de comptes »). Le comptable, le collaborateur et le lecteur le consultent en lecture seule : le bandeau « Plan de comptes en lecture seule : seuls le propriétaire et les administrateurs peuvent le modifier. » le rappelle et les champs sont grisés. Un compte en suppression programmée est en lecture seule. Voir aussi Rôles et permissions et Groupes de droits.

2. Comment Billora choisit un compte

Pour chaque catégorie de dépense ou de produit, l'ordre est le suivant : votre compte (badge « Personnalisé »), sinon une suggestion par mot-clé tirée du nom de la catégorie (badge « Suggéré »), sinon le compte par défaut du rôle (badge « Par défaut »). Pour les autres lignes, c'est votre compte ou le compte par défaut. La suggestion reste indicative et n'est jamais enregistrée à votre place.

3. Les comptes par rôle

Les sections « Comptes de tiers », « TVA », « Ventes », « Achats », « Trésorerie » et « Comptes d'attente » listent les rôles et leur compte par défaut :

Rôle	Compte par défaut
Clients / Fournisseurs	3421 / 4411
TVA facturée	4455 (un compte par taux est possible, voir plus bas)
TVA récupérable sur charges / sur immobilisations	34552 / 34551
Ventes de marchandises / de services / ligne sans produit	7111 / 7124 / 7124
Rabais, remises et ristournes accordés (avoirs de remise)	7129
Charges d'une catégorie sans correspondance	6148
Banques / Caisses / Chèques à encaisser	5141 / 5161 / 5111
Écarts à régulariser débiteurs / créditeurs	34971 / 44971 (à valider)
Paiements non affectés / encaissements non affectés	34972 / 44973 (à valider)
Reprise d'encours et à-nouveaux (contrepartie)	44972 (à valider)

Saisissez un numéro de 4 à 10 chiffres (classes 1 à 8) de la bonne nature : clients 342…, fournisseurs 441…, TVA facturée 4455…, TVA récupérable 3455…, ventes et remises 71…, charges 6… (ou 2…), banque 514…, caisse 516…, chèques 511…, comptes d'attente 34… (débiteurs) ou 44… (créditeurs, contrepartie des à-nouveaux : 44… ou 11…). Le libellé du compte est repris du plan usuel quand il est connu. La section « TVA facturée par taux (facultatif) » permet de donner un compte à un taux (20 %, 14 %, 10 % ou 7 %) ; laissée vide, le compte de TVA facturée est utilisé pour tous les taux. Quand un compte de charge est de classe 2 (immobilisation), la TVA est portée en 34551 au lieu de 34552.

4. Catégories de dépenses et de produits

1. Dans « Catégories de dépenses », saisissez un compte de charge (classe 6) ou d'immobilisation (classe 2) en face de chaque catégorie.
2. Dans « Catégories de produits », saisissez un compte de produit (classe 7). Sans catégorie, le type du produit (marchandise ou service) détermine le compte.
3. Cliquez sur « Enregistrer » en bas de page. Le compteur indique le nombre de modifications non enregistrées ; « Annuler » les abandonne.

Les catégories se gèrent dans Catégories et unités.

5. Comptes bancaires

La section « Comptes bancaires » rattache chaque compte bancaire à un sous-compte de trésorerie (classe 5), par exemple 51411 pour la banque principale. Sans réglage, le compte « Banques » par défaut (5141) est utilisé. Les remises de chèques suivent le compte de la remise ; les virements et cartes suivent le compte bancaire par défaut. Voir Comptes bancaires.

6. Clients et fournisseurs (comptes auxiliaires)

Chaque client et fournisseur a un code auxiliaire : par défaut son ICE, sinon un code généré (« C-… » pour un client, « F-… » pour un fournisseur ; « F-DIVERS » pour une dépense sans fournisseur). Dans « Comptes de tiers (auxiliaires) », basculez entre « Clients » et « Fournisseurs », recherchez par nom ou ICE (50 résultats au plus) et saisissez le code voulu : 1 à 17 lettres, chiffres, point, tiret ou tiret bas. Deux tiers ne peuvent pas partager le même code.

7. Journaux et encours initial

La section « Journaux » permet de changer le code de chaque journal (2 à 6 lettres ou chiffres en majuscules ; deux journaux ne peuvent pas porter le même code). La case « Reprendre l'encours initial des clients dans le journal » de la section « Encours initial des clients » contrôle la reprise de l'encours saisi sur la fiche client (journal des à-nouveaux) ; décochée, ni l'encours ni ses règlements ne figurent au journal.

8. Revenir au compte par défaut

Le bouton « Revenir au compte par défaut » apparaît en face d'une ligne personnalisée (ou modifiée) : il supprime votre réglage et rétablit la suggestion ou le compte par défaut après « Enregistrer ». Vider le champ revient au même résultat. La confirmation « Plan de comptes enregistré. Les écritures sont recalculées avec ces comptes. » s'affiche à l'enregistrement, et l'action est inscrite au journal d'activité (« Plan de comptes modifié »).

9. Messages d'erreur fréquents

• « Numéro de compte invalide : 4 à 10 chiffres, classe 1 à 8. »
• « Le rôle … doit utiliser un compte commençant par … (plan CGNC). » (et son équivalent pour chaque rôle) — le compte choisi n'est pas de la bonne nature.
• « Une catégorie de dépense se rattache à un compte de charge (classe 6) ou d'immobilisation (classe 2). »
• « Une catégorie de produit se rattache à un compte de produit (classe 7). »
• « Un compte bancaire se rattache à un compte de trésorerie (classe 5). »
• « Code auxiliaire invalide : 1 à 17 lettres, chiffres, point, tiret ou tiret bas. »
• « Code de journal invalide : 2 à 6 lettres ou chiffres en majuscules. »
• « Deux journaux ne peuvent pas porter le même code. » et « Deux tiers ne peuvent pas porter le même code auxiliaire. »
• « Un élément du plan de comptes n'appartient pas à votre entreprise. » — rechargez la page.

Questions fréquentes

Changer un compte modifie-t-il mes factures ou ma TVA ?

Non. Seules les écritures affichées et exportées utilisent vos comptes. Les documents, les soldes, le rapport TVA et la numérotation ne changent pas.

Mon comptable peut-il le faire lui-même ?

Non : le comptable est en lecture seule. Il vous indique les comptes à retenir et le propriétaire ou un administrateur les saisit.

Que se passe-t-il si je supprime une catégorie ?

Son réglage n'a plus d'effet, puisqu'aucune dépense n'y est plus rattachée. Les écritures déjà calculées sur d'autres catégories ne changent pas.

Pourquoi le plan de comptes est-il grisé ?

Votre rôle ne permet pas de le modifier (seuls le propriétaire et les administrateurs le peuvent), ou le compte est en suppression programmée. Demandez au propriétaire.

Prochaines étapes

• Consulter le journal général, le grand livre et la balance
• L'espace comptable