Avoirs fournisseurs : réclamer les articles refusés à la réception

À quoi ça sert ?

Quand une livraison arrive avec des articles abîmés ou non conformes, vous les refusez sur le bon de réception. Le fournisseur doit alors vous les créditer : c'est son avoir. Un avoir fournisseur (numéro AF-2026-0001) garde la trace de cet avoir dans Billora : quels articles, quel montant, la TVA par taux, et ce qu'il est devenu (déduit d'une dépense ou remboursé).

Exemple. Atlas Distribution commande 10 cartons de carrelage à 100 DH HT (TVA 20 %). À la réception, 2 cartons arrivent cassés et sont refusés. Le fournisseur reconnaît 240 DH TTC : vous créez l'avoir AF-2026-0001 de 240 DH, qui vient en déduction de ce que vous lui devez, ou qu'il vous rembourse.

1. Qui peut faire quoi ?

Action	Qui
Créer, Imputer (et Retirer une imputation), Rembourser, Annuler, joindre une pièce	Propriétaire et administrateur.
Consulter la liste et les fiches	Tous les rôles. Le comptable et le lecteur sont en lecture seule : un bandeau le rappelle et aucun bouton d'action n'apparaît.
Droits fins (groupes personnalisés)	Dans un groupe de droits, la ressource « Avoirs fournisseurs » (famille « Achats ») propose : Lister, Consulter, Créer, Imputer sur la dépense, Rembourser, Annuler et Joindre des fichiers. Retirer une imputation relève du droit « Imputer sur la dépense ».

Les groupes personnalisés dépendent de votre abonnement. Un compte en suppression programmée est en lecture seule.

2. Créer un avoir depuis une réception

Un avoir se crée toujours depuis un bon de réception validé qui contient des articles refusés : il n'y a pas de bouton « Nouveau » dans la liste.

1. Ouvrez Bons de réception et la réception concernée.
2. Dans la carte « Actions rapides », cliquez sur la tuile « Avoir fournisseur » (« Réclamer au fournisseur les articles refusés »). Elle n'apparaît que si vous avez le droit de créer, si la réception n'est pas annulée et si une quantité refusée existe.
3. La fenêtre « Avoir fournisseur » liste les « Articles refusés ». Pour chacun, elle indique la quantité refusée, ce qui est déjà déduit de la dépense, ce qui est déjà crédité et ce qui reste à réclamer, ainsi que le « Motif du refus » et le « Prix unitaire HT retenu ».
4. Ajustez la « Quantité à réclamer » : elle est pré-remplie au maximum et peut seulement être réduite (3 décimales au plus).
5. Renseignez la « Date de l'avoir » (obligatoire, jamais dans le futur), la « Référence de l'avoir du fournisseur » (facultatif : le numéro figurant sur son document) et le « Motif » (pré-rempli avec les motifs de refus).
6. Contrôlez l'aperçu calculé par Billora (« Total HT », « TVA », « Total TTC de l'avoir »), puis cliquez sur « Créer l'avoir ».

L'avoir reçoit tout de suite son numéro (pas de brouillon) et vous arrivez sur sa fiche. Le prix et la TVA repris sont ceux de la ligne du bon de commande : vous ne pouvez pas les modifier, seulement réduire les quantités.

3. Quand le refus est déjà déduit de la dépense

Quand la dépense d'un bon de commande est créée à la réception, son montant déduit déjà les articles refusés enregistrés à ce moment-là (voir Convertir un bon de commande en dépense). Ces refus-là n'ont plus besoin d'avoir : la fenêtre les affiche « déjà déduit de la dépense » et ne les propose pas à la réclamation, pour ne jamais déduire deux fois le même refus.

• Refus enregistré avant la création de la dépense (et pas encore couvert par un avoir) : déjà déduit, aucun avoir à créer.
• Refus enregistré après (réception suivante, ou dépense déjà créée) : il n'est pas déduit ; c'est l'avoir fournisseur qui le couvre.
• Refus déjà couvert par un avoir quand la dépense est créée (avoir créé avant la dépense) : la dépense ne le déduit pas, elle le contient à plein prix ; l'avoir est alors rattaché à la dépense et imputé automatiquement sur son solde dès sa création. Le refus est donc compensé une seule fois, par l'avoir.

4. Imputer l'avoir sur la dépense, ou le retirer

Imputer un avoir le fait venir en déduction du solde à payer de la dépense du bon de commande. Les montants d'origine de la dépense (HT, TVA, TTC) ne changent pas : c'est son solde à payer qui baisse.

Imputation automatique

À la création, si la dépense du bon de commande existe, n'est ni en brouillon ni annulée et a encore un solde, Billora impute l'avoir automatiquement à hauteur du solde. L'aperçu l'annonce : « X DH seront imputés automatiquement sur la dépense du bon de commande ; le reste (Y DH) restera disponible. » ou « Aucune imputation automatique : l'avoir restera disponible (imputation ultérieure ou remboursement). »

Si la dépense n'existe pas encore, l'avoir reste ouvert : il sera imputé automatiquement sur la dépense dès sa création (dans la limite de son solde), ou peut être remboursé avant. L'aperçu l'annonce : « La dépense du bon de commande n'existe pas encore : l'avoir y sera imputé automatiquement à sa création. D'ici là, il reste disponible (remboursement possible). » La fiche de l'avoir affiche le même rappel tant qu'aucune dépense n'y est rattachée, et le bouton « Imputer » n'apparaît pas.

Imputation manuelle

1. Ouvrez la fiche de l'avoir (Avoirs fournisseurs).
2. Dans « Actions rapides », cliquez sur « Imputer » (« Imputer sur la dépense »).
3. Saisissez le « Montant à imputer » : le maximum est le solde restant de la dépense (chèques en attente déduits), plafonné à ce qui reste disponible sur l'avoir.
4. Cliquez sur « Imputer ».

On ne peut imputer que sur la dépense du bon de commande de la réception, et seulement si elle appartient au même fournisseur.

Retirer une imputation

Dans la carte « Imputations », cliquez sur « Retirer » en face de la ligne (automatique ou manuelle), puis sur « Retirer l'imputation », avec un « Motif (facultatif) ». Le montant redevient à payer sur la dépense et disponible sur l'avoir ; la ligne reste visible, barrée, avec « Retirée le … ».

5. Se faire rembourser par le fournisseur

Si le fournisseur vous rembourse (virement, espèces…) tout ou partie de l'avoir, ou s'il n'y a pas de dépense à déduire :

1. Sur la fiche de l'avoir, cliquez sur « Rembourser » (« Enregistrer un remboursement »).
2. Choisissez le « Mode de remboursement » (Virement, Espèces, Carte ou Autre), la « Date du remboursement » (jamais dans le futur) et le « Montant remboursé » (maximum : le disponible de l'avoir). Ajoutez des « Notes » si utile.
3. Cliquez sur « Enregistrer le remboursement ».

Billora crée un paiement « reçu » libellé « Remboursement fournisseur AF-… », visible dans Paiements reçus et dans le rapprochement (« Remb. fournisseur AF-… »). Ce paiement n'a ni reçu ni facture : son montant et son mode ne se modifient pas ; pour le corriger, annulez-le puis enregistrez un nouveau remboursement depuis l'avoir. Annuler ce paiement redonne le montant au disponible de l'avoir (« Remboursement annulé le … » sur la fiche).

6. Annuler un avoir

Si l'avoir a été créé par erreur ou refusé par le fournisseur, cliquez sur « Annuler » (« Annuler l'avoir ») dans « Actions rapides », saisissez un « Motif (facultatif) » et confirmez avec « Annuler l'avoir ».

• Préalable : l'avoir ne doit être ni imputé ni remboursé. Retirez d'abord les imputations et annulez les remboursements ; sinon : « Cet avoir a été imputé ou remboursé : retirez l'imputation et annulez le remboursement avant de l'annuler. »
• Effet : les articles refusés redeviennent réclamables ; l'avoir ne compte plus dans la couverture des refus. Il reste visible avec le statut « Annulé ».
• Une réception portée par un avoir ne peut pas être annulée : annulez d'abord l'avoir fournisseur.

7. Justifier l'avoir : référence et pièce jointe

Un avoir fournisseur doit s'appuyer sur un document du fournisseur. Tant que la fiche n'a ni « Référence du fournisseur » ni pièce jointe, un bandeau ambre indique « Pièce du fournisseur manquante » : renseignez la référence ou joignez son document dans la section des pièces jointes (photo ou PDF, selon le droit « Joindre des fichiers »).

8. Et la TVA ?

La TVA de l'avoir est calculée par taux à partir des lignes réclamées et vient corriger la TVA déductible de la dépense. Les montants affichés sont indicatifs (Billora n'est pas un logiciel de comptabilité) et la règle exacte est à faire valider par votre comptable.

• Régime des débits : la TVA de l'avoir est retranchée à la date de l'avoir. Un avoir créé avant la dépense n'est retranché qu'une fois rattaché à la dépense, mais toujours à sa propre date : si cette période est déjà déclarée, faites vérifier la régularisation par votre comptable.
• Régime de l'encaissement : rien n'est retranché à l'imputation (la TVA suit déjà les paiements réels, qui baissent d'autant) ; la correction se fait au remboursement, à sa date, plafonnée à la TVA déjà déduite sur la dépense.
• Une dépense dont la TVA n'est pas déductible n'a aucune TVA à corriger.

9. Numérotation

Les avoirs fournisseurs sont numérotés AF-AAAA-XXXX (année, puis numéro d'ordre), dès la création. Le préfixe « AF » se règle dans Paramètres → Numérotation (ligne « Avoirs fournisseurs »). Un numéro attribué n'est jamais réutilisé, même si l'avoir est annulé. Voir Numérotation des documents.

10. Messages d'erreur fréquents

Message	Cause et solution
La quantité demandée dépasse la quantité refusée encore réclamable.	Un autre avoir couvre déjà une partie du refus. Réduisez la quantité.
Aucun article refusé n'est à réclamer sur cette réception…	Les refus sont déjà déduits de la dépense ou couverts par un avoir.
Le montant dépasse le solde disponible de l'avoir.	Imputez ou remboursez au plus ce qui reste « Disponible ».
Le montant dépasse le solde restant à payer de la dépense.	La dépense est presque soldée : imputez moins, ou remboursez.
La dépense n'appartient pas au fournisseur de cet avoir.	Imputez sur la dépense du bon de commande du même fournisseur.
L'avoir ou la dépense a été modifié entre-temps. Rechargez la page et recommencez.	Deux personnes ont agi en même temps : une seule action est retenue.
Cet avoir est déjà annulé.	Aucune autre action n'est possible sur un avoir annulé.
Seule une réception validée permet de créer un avoir fournisseur.	La réception est annulée ou non validée.
Une réception portée par un avoir fournisseur ne peut pas être annulée : annulez d'abord l'avoir fournisseur.	À l'annulation d'une réception qui porte un avoir.
Un avoir fournisseur … est imputé sur cette dépense : retirez d'abord l'imputation depuis l'avoir.	Vous modifiez, annulez ou supprimez une dépense qui porte une imputation active.
Cette dépense est liée à un avoir fournisseur : elle ne peut pas être supprimée.	Un avoir a été imputé sur cette dépense, même s'il a été retiré depuis : annulez la dépense au lieu de la supprimer.
La dépense du bon de commande n'existe pas encore : l'avoir y sera imputé automatiquement à sa création. Vous pouvez aussi le solder par un remboursement.	Vous cherchez à imputer un avoir créé avant la dépense du bon de commande : créez la dépense (l'imputation se fait alors toute seule) ou remboursez l'avoir.
La dépense n'est pas ouverte à l'imputation (déjà payée, brouillon ou annulée).	La dépense est déjà soldée, en brouillon ou annulée : il n'y a plus de solde à déduire. Remboursez l'avoir si besoin.

Questions fréquentes

Où voir tous mes avoirs fournisseurs ?

Dans le menu Avoirs fournisseurs (après « Bons de réception »), avec le « Crédit disponible » et des filtres par statut, fournisseur et période. La fiche d'un fournisseur a aussi un onglet « Avoirs fournisseurs ».

Quels sont les statuts d'un avoir ?

Ouvert, Partiellement utilisé, Imputé, Remboursé et Annulé.

J'ai créé l'avoir avant la dépense du bon de commande : que se passe-t-il ?

La dépense créée ensuite (à la réception suivante ou par « Créer la dépense ») contient les articles refusés couverts par l'avoir : elle ne les déduit pas. L'avoir lui est rattaché et imputé automatiquement sur son solde dès sa création ; ce qui ne peut pas être imputé reste disponible. D'ici là, vous pouvez aussi vous faire rembourser.

Puis-je modifier un avoir créé ?

Non : annulez-le (si rien n'est imputé ni remboursé) et recréez-le.

Mon comptable peut-il créer un avoir fournisseur ?

Non. Le comptable externe et le lecteur consultent en lecture seule.

Prochaines étapes