Gérer le risque client : plafond d'encours et encours initial

À quoi ça sert ?

L'encours d'un client, c'est ce qu'il vous doit à un instant donné. Le plafond d'encours est le montant maximum que vous acceptez de lui laisser. Billora compare l'encours au plafond, l'affiche sur la fiche du client sous forme de jauge, et, si vous le souhaitez, refuse d'émettre une nouvelle facture qui ferait dépasser ce plafond.

L'encours initial sert à reprendre le solde que le client vous devait déjà avant d'utiliser Billora (ancien logiciel, cahier, tableur) : il entre dans l'encours et dans la balance âgée, sans avoir à ressaisir d'anciennes factures.

Exemple. Karim distribue des fournitures de bureau à Tanger. Il fixe à 50 000 DH le plafond d'encours d'un client. Ce client doit déjà 42 000 DH ; Karim prépare une facture de 15 000 DH. En mode « Bloquer », l'envoi est refusé : l'encours projeté serait de 57 000 DH. Karim, propriétaire, constate que le client a viré un acompte et accorde une dérogation motivée pour cette seule facture.

1. Activer la fonctionnalité

1. Dans le menu, ouvrez Paramètres, puis Risque client.
2. Activez l'interrupteur « Activer la gestion du risque client ».
3. Sous « Quand le plafond est dépassé », choisissez le mode :
   • Alerter : un bandeau prévient, rien n'est bloqué ;
   • Bloquer : l'émission d'une facture et la création d'un bon de livraison sont refusées au-delà du plafond. Le propriétaire peut accorder une dérogation.
4. Cliquez sur « Enregistrer » : « Paramètres du risque client enregistrés. »

Désactivée, la fonctionnalité conserve les plafonds saisis mais ne les applique plus. Le propriétaire et les administrateurs peuvent modifier ces réglages ; les autres membres voient la page en lecture seule. Ce réglage se fait depuis le web.

2. Fixer le plafond d'un client

1. Ouvrez la fiche du client, puis Modifier (ou créez un nouveau client).
2. Dans la carte « Risque client », saisissez le « Plafond d'encours (DH) ».
3. Enregistrez.

• Champ vide : aucun plafond pour ce client.
• 0 : paiement comptant uniquement — tout nouvel encours est considéré comme un dépassement.
• Seuls le propriétaire et les administrateurs peuvent définir un plafond. Retirer un plafond reste toujours possible.

Vous pouvez aussi importer les plafonds avec la colonne « Plafond d'encours (MAD) » de l'import CSV des clients (voir Importer vos données) ; sans le droit nécessaire, ou si la fonctionnalité n'est pas incluse, la colonne est ignorée avec un avertissement et le client est tout de même importé.

3. Comment l'encours est calculé

Billora calcule l'encours côté serveur, toujours de la même façon :

encours = factures à encaisser + encours initial restant − crédit disponible (avoirs), jamais inférieur à 0.

Élément	Compté ?
Factures émises avec un solde à encaisser	Oui (solde restant dû)
Brouillons, factures annulées, factures annulées par avoir	Non
Factures en litige	Non — elles sont affichées à part, « Litiges (exclus) »
Encours initial restant	Oui
Crédit disponible des avoirs actifs	Oui, il se déduit (sauf avoir en attente de validation de la DGI)
Chèques en cours et promesses de paiement	Non déduits : affichés à titre d'information, « dont chèques en cours et promesses »
Devis et factures proforma	Non : ce ne sont pas des créances

L'encours projeté ajoute le montant du document que vous êtes en train d'émettre (son reste à encaisser). Le plafond est dépassé quand l'encours projeté est strictement supérieur au plafond ; tomber exactement sur le plafond est accepté. La jauge passe à « Proche du plafond » à partir de 80 % du plafond.

4. La jauge de la fiche client

Sur la fiche de chaque client, la carte « Risque client » affiche l'encours, le plafond, une barre de progression (vert, orange puis rouge), « Reste disponible » ou « Dépassement », et le détail du calcul. Le statut peut être « Sous le plafond », « Proche du plafond », « Plafond dépassé » ou « Aucun plafond ». Si la fonctionnalité n'est pas incluse dans votre abonnement, la carte n'apparaît que lorsque le client a un encours initial.

Dans les formulaires de facture, de devis et de proforma, un bandeau signale quand le client est proche de son plafond ou l'a dépassé, avant même l'enregistrement.

5. Où le plafond est appliqué

Une facture brouillon n'est pas encore une créance : le blocage a donc lieu à l'émission, pas à la création.

Action	Mode « Alerter »	Mode « Bloquer »
Envoyer une facture par e-mail (premier envoi)	Alerte	Refusé au-delà du plafond
« Marquer comme envoyée » (une facture ou plusieurs à la fois)	Alerte	Refusé au-delà du plafond
Créer un bon de livraison pour une facture encore en brouillon	Alerte	Refusé au-delà du plafond
Augmenter le total d'une facture déjà émise	Alerte	Refusé si l'augmentation dépasse le plafond
Créer ou dupliquer une facture brouillon, créer un devis ou une proforma, les convertir, convertir une demande client du portail	Avertissement seulement, jamais de blocage
Factures récurrentes (envoi automatique)	Alerte	Facture générée mais laissée en brouillon, propriétaires prévenus : « Facture … non envoyée : plafond dépassé »
Import CSV de factures	Jamais bloqué (reprise d'historique)

En mode « Bloquer », une facture refusée affiche « Plafond d'encours dépassé : encours … DH + ce document … DH = … DH pour un plafond de … DH. » Dans les envois groupés, les factures refusées sont comptées à part (« refusée : plafond d'encours dépassé ») : envoyez-les une par une pour demander une dérogation. La même règle s'applique sur l'application mobile.

6. Accorder une dérogation (propriétaire)

Quand une facture est refusée, une fenêtre « Plafond d'encours dépassé » s'ouvre :

• le propriétaire voit le détail (encours actuel, ce document, encours projeté, plafond), saisit le « Motif de la dérogation » (10 caractères minimum) et clique sur « Accorder la dérogation et continuer » : l'envoi reprend aussitôt ;
• les autres membres lisent « Plafond dépassé : contactez le propriétaire du compte, qui peut accorder une dérogation motivée. »

7. Reprendre un encours initial

Si un client vous devait déjà de l'argent avant Billora, saisissez-le sans recréer les anciennes factures :

1. Fiche du client → Modifier → carte « Risque client ».
2. Renseignez l'« Encours initial (DH TTC) », la « Date du solde reporté », l'« Échéance » (sert à classer le solde dans la balance âgée ; à défaut, la date du solde reporté) et une « Référence » (ex. relevé de l'ancien logiciel).
3. Enregistrez. Le montant est en dirhams TTC et ne peut pas être négatif.

L'encours initial est repris dans : l'encours du client, la balance âgée (ligne « Solde d'ouverture »), les cartes d'impayés de la liste des clients, la carte « À encaisser » de la page des encaissements (hors recherche), le solde impayé du tableau de bord et le portefeuille d'un responsable. Il n'est pas repris dans le chiffre d'affaires, la TVA, les rapports de résultat, les relances automatiques, le recouvrement ni la carte « Solde impayé » de la fiche client, qui garde sa définition habituelle.

Régler l'encours initial

1. Sur la fiche du client, dans la carte « Risque client », cliquez sur « Régler le solde d'ouverture ».
2. Saisissez le « Montant (DH) », la « Date du règlement », le « Mode de règlement », une référence et des notes.
3. Cliquez sur « Enregistrer le règlement ». L'encours initial restant diminue ; vous pouvez régler en plusieurs fois.

Vous pouvez modifier le montant de l'encours initial tant que le nouveau montant reste au moins égal aux règlements déjà saisis. Un client qui a un encours initial ne peut pas être supprimé (« Impossible de supprimer un client ayant un encours initial. Archivez-le à la place. »). L'encours initial peut aussi être importé (colonnes « Encours initial (MAD, TTC) » et « Date de l'encours initial (AAAA-MM-JJ) » de l'import CSV).

8. Sur l'application mobile

La fiche d'un client affiche la même carte « Risque client » (jauge, détail, « Régler le solde d'ouverture »). Le formulaire du client propose le plafond et l'encours initial aux membres qui y ont droit. Les refus d'émission (envoi, « Marquer comme envoyée », bon de livraison) ouvrent une feuille « Plafond d'encours dépassé », avec le même motif obligatoire pour le propriétaire. Le choix du mode « Alerter » ou « Bloquer » se fait depuis le web.

Questions fréquentes

Pourquoi puis-je créer une facture brouillon alors que le plafond est dépassé ?

Un brouillon n'est pas une créance : seul son passage à l'état émis (envoi ou « Marquer comme envoyée ») est contrôlé. À la création, un bandeau vous prévient.

Un client avec 10 000 DH d'avoirs peut-il dépasser son plafond ?

Le crédit disponible des avoirs actifs est déduit de l'encours : un client qui vous doit 8 000 DH mais dispose de 10 000 DH de crédit a un encours de 0 DH.

Deux factures du même client envoyées en même temps peuvent-elles passer toutes les deux ?

Le contrôle est fait juste avant l'émission de chaque facture. Si deux émissions du même client ont lieu exactement au même instant, les deux peuvent passer. Les envois groupés, eux, sont traités un par un et tiennent compte des factures précédentes.

Que se passe-t-il si mon abonnement n'inclut plus la fonctionnalité ?

Les plafonds restent enregistrés mais ne sont plus appliqués, et les écrans affichent leur valeur par défaut avec un message de verrou. L'encours initial continue d'être pris en compte. Si la fonctionnalité revient, les plafonds redeviennent actifs.

Les relances automatiques tiennent-elles compte du plafond ?

Non. Les relances et le recouvrement suivent les factures échues ; le plafond ne sert qu'au contrôle d'émission et à la jauge.

Prochaines étapes