Consulter le journal général, le grand livre et la balance

À quoi ça sert ?

La page « Comptabilité indicative » transforme vos documents en écritures comptables et les présente sous trois formes : le journal général (toutes les écritures par date), le grand livre (les mouvements de chaque compte) et la balance (le total de chaque compte). Votre comptable ou expert-comptable y retrouve le détail de vos ventes, achats et règlements sans ressaisie.

Exemple. Atlas Conseil émet la facture FA-2026-0012 de 1 200 DH TTC (1 000 DH HT, TVA 20 %) à un client. Le journal des ventes (VT) affiche une écriture : débit 3421 Clients 1 200,00, crédit 7124 Ventes de services 1 000,00 et crédit 4455 TVA facturée 200,00. Quand le client règle par virement, une écriture du journal de banque (BQ) débite 5141 Banques et crédite 3421 Clients : le compte client revient à zéro.

1. Qui peut faire quoi ?

Action	Qui
Consulter le journal, le grand livre, la balance et le plan de comptes	Tous les rôles : propriétaire, administrateur, collaborateur, comptable et lecteur.
Exporter en CSV ou en Excel	Tous les rôles (droit « Exporter le journal comptable »). L'export Excel demande en plus que votre abonnement inclue l'export Excel des rapports.
Modifier le plan de comptes	Propriétaire et administrateur (droit « Modifier le plan de comptes »). Le comptable, le collaborateur et le lecteur le consultent en lecture seule. Voir Personnaliser le plan de comptes.

Dans un groupe de droits personnalisé, la ressource « Comptabilité indicative » (famille « Pilotage ») propose : Consulter le journal, le grand livre et la balance, Exporter le journal comptable et Modifier le plan de comptes. Un compte en suppression programmée reste consultable et exportable, mais le plan de comptes n'est plus modifiable.

2. Ouvrir la page et choisir la période

1. Ouvrez Rapports, section « Fiscal & conformité », puis la carte « Comptabilité (journal, grand livre, balance) ». Le comptable la retrouve aussi dans l'espace comptable, avec le lien « Journal, grand livre, balance ».
2. Choisissez l'« Exercice » (l'année civile) puis la « Période » : « Année entière », un trimestre (« 1er trimestre » à « 4e trimestre ») ou un mois.
3. Passez d'une vue à l'autre avec les onglets « Journal », « Grand livre », « Balance » et « Plan de comptes ».

L'exercice est l'année civile (du 1er janvier au 31 décembre). La numérotation des écritures repart au 1er janvier, quelle que soit la période affichée : une écriture garde le même numéro que vous affichiez le mois ou l'année entière.

La mention « Écritures indicatives — Billora n'est pas un logiciel de comptabilité. Plan de comptes CGNC simplifié, à faire valider par votre comptable ou expert-comptable. » reste affichée en tête de chaque vue et en première ligne de chaque export, avec la date et l'heure du calcul. Un calcul est conservé 60 secondes : un document modifié à l'instant peut n'apparaître qu'après ce délai.

3. Lire le journal général

Chaque écriture est une carte : un en-tête (code du journal, numéro d'écriture, date, pièce) puis ses lignes (compte, libellé, débit, crédit). Le numéro de pièce renvoie au document d'origine quand il existe (facture, avoir, dépense, avoir fournisseur, chèque, remise en banque, fiche client). En bas, la ligne « Total de la période » confirme que « Total débit = Total crédit ».

• Le champ de recherche (« Rechercher une pièce, un compte, un tiers… ») cherche dans les numéros de pièce, libellés, comptes et tiers.
• Le filtre « Tous les journaux » limite l'affichage à un journal.
• Les écritures sont affichées par lots de 200 ; utilisez « Précédent » et « Suivant ».
• Une pastille « Contre-passation » signale une écriture qui annule une précédente (paiement annulé, chèque impayé) : rien n'est jamais supprimé, l'historique reste lisible.

Les journaux : VT (Ventes), AC (Achats), BQ (Banque), CA (Caisse) et AN (À-nouveaux). Leurs codes sont modifiables dans le plan de comptes.

4. Quelle écriture pour quel document ?

Document	Journal et date	Débit	Crédit
Facture émise (ni brouillon, ni annulée)	VT, date d'émission	3421 Clients (TTC, par client)	71xx ventes (HT, net de la remise globale) et 4455 TVA facturée, une ligne par taux
Avoir client (annulation totale ou partielle, trop-perçu)	VT, date d'émission de l'avoir	71xx et 4455	3421 Clients
Avoir de type remise commerciale	VT	7129 Rabais, remises et ristournes accordés, et 4455	3421 Clients
Dépense (ni brouillon, ni annulée)	AC, date de la dépense	Compte de charge de la catégorie (HT) et 34552 TVA récupérable (34551 si le compte de charge est de classe 2, immobilisation) ; si la TVA n'est pas déductible, tout le TTC va en charge	4411 Fournisseurs (TTC, par fournisseur)
Avoir fournisseur (non annulé)	AC, date de l'avoir	4411 Fournisseurs	Compte de charge de la dépense liée et TVA récupérable
Paiement reçu par virement, carte ou autre	BQ, date du paiement	5141 Banques	3421 Clients (une ligne par facture réglée)
Paiement reçu en espèces	CA	5161 Caisses	3421 Clients
Paiement effectué (dépense, remboursement d'avoir client)	BQ ou CA	4411 Fournisseurs (ou 3421 pour un remboursement d'avoir client)	Banque ou caisse
Paiement annulé	Même journal, date d'annulation	Contre-passation de l'écriture d'origine, qui reste en place à sa date
Chèque reçu	BQ	5111 Chèques à encaisser	3421 Clients
Remise en banque	BQ, date de la remise	5141 Banques	5111 Chèques à encaisser (une écriture par remise, une ligne par chèque)
Chèque encaissé sans remise enregistrée	BQ, date de l'encaissement	5141 Banques	5111 Chèques à encaisser
Chèque impayé	BQ, date du changement de statut	3421 Clients	5141 si le chèque avait été remis en banque, sinon 5111
Chèque émis	BQ	4411 Fournisseurs	5141 Banques (inverse si le chèque est impayé)
Encours initial d'un client	AN, date de l'encours (encours d'un exercice antérieur : repris au 1er janvier pour son restant dû, voir « À-nouveaux »)	3421 Clients	44972 Reprise d'encours et à-nouveaux (contrepartie)
À-nouveaux du 1er janvier	AN, 1er janvier	Soldes débiteurs des clients (par client), des fournisseurs, des chèques à encaisser et des montants non affectés	Soldes créditeurs correspondants ; contrepartie 44972

À-nouveaux. Au 1er janvier, Billora reprend des exercices antérieurs, par client et par fournisseur, le solde de 3421 et de 4411, les chèques encore à encaisser (5111) et les montants non affectés. Ainsi, le règlement en 2027 d'une facture de 2026 solde bien le compte du client. Charges, produits, TVA et trésorerie ne sont pas reportés, et le solde initial d'un compte bancaire n'est pas saisi.

Aucune écriture n'est produite pour les devis, factures proforma, bons de commande, bons de livraison, bons de réception ni promesses de paiement. Un chèque annulé ne produit aucune écriture. Les imputations d'avoirs ne créent pas d'écriture : elles restent sur le même compte de tiers.

5. Le grand livre

L'onglet « Grand livre » liste les comptes mouvementés avec leur solde début (écritures du 1er janvier à la veille de la période), leurs mouvements et leur solde fin. Un solde est suivi de D (débiteur) ou C (créditeur).

1. Cliquez sur un compte pour ouvrir son détail : chaque mouvement avec le solde progressif. La ligne « Solde d'ouverture » reprend les écritures antérieures à la période.
2. Pour 3421 Clients ou 4411 Fournisseurs, la liste « Détail par tiers » (option « Tous les tiers ») isole un client ou un fournisseur : c'est son compte individuel, avec son code auxiliaire.
3. Les mouvements s'affichent par 200 (« Précédent », « Suivant »), le solde progressif tient compte de toutes les pages ; la liste des tiers est limitée à 200 (champ « Rechercher un tiers »).
4. Cliquez sur « Tous les comptes » pour revenir à la liste.

6. La balance

L'onglet « Balance » reprend, pour chaque compte, le solde début, les mouvements et le solde fin, avec le total en bas. Basculez entre « Par compte » et « Par classe » (classes 1 à 8 du plan comptable). La phrase « Contrôle : somme des soldes débiteurs = somme des soldes créditeurs. » confirme que la balance est équilibrée. Un clic sur un compte l'ouvre dans le grand livre.

7. Les points d'attention

Quand un document est incohérent, Billora ne l'arrondit jamais en silence : l'écart est porté par un compte d'attente dédié (34971 débiteur ou 44971 créditeur) et un encadré « Points d'attention » le signale, avec la pièce et le montant concerné.

Point d'attention	Ce que cela signifie
Compte d'attente utilisé	Les montants du document ne s'équilibrent pas (par exemple HT + TVA différent du TTC). L'écart est en 34971 ou 44971 : à régulariser avec votre comptable. Un écart d'un centime est une simple information.
Compte par défaut utilisé	Une catégorie de dépense n'a pas de compte, ou une ligne de vente n'a ni produit ni catégorie. Choisissez le compte dans le plan de comptes.
Paiement non affecté	Un paiement ou un chèque n'est pas (ou pas entièrement) rattaché à une facture ou une dépense : le reste est en 44973 (encaissements non affectés) ou 34972 (paiements non affectés), distincts des écarts.
Avoir fournisseur non imputé	L'avoir n'est lié à aucune dépense : le compte de charge par défaut est utilisé et la TVA est supposée récupérable.
Total différent des lignes	Le total HT d'une facture ou d'un avoir ne correspond pas à la somme de ses lignes : la ventilation est faite au prorata.
Encours initial repris / Encours initial sans date	L'encours initial des clients est repris dans le journal des à-nouveaux. Un encours sans date n'est pas repris : renseignez sa date sur la fiche client.
Encours initial incohérent	Les règlements d'encours d'un client dépassent son encours initial : son compte devient créditeur.
À-nouveaux du 1er janvier	Information permanente : les à-nouveaux sont repris des exercices antérieurs (clients, fournisseurs, chèques à encaisser, montants non affectés).

8. Exporter pour votre comptable

Dans les onglets Journal, Grand livre et Balance, les boutons « CSV » et « Excel » téléchargent la vue pour la période choisie : le journal ligne par ligne, le grand livre avec le solde progressif, ou la balance avec son total. Le CSV est en UTF-8 avec séparateur « ; » ; la mention indicative occupe la première ligne de chaque fichier. Chaque export est inscrit au journal d'activité (« Journal comptable indicatif exporté »).

9. Ce qui n'est pas couvert

• Les immobilisations et amortissements, la paie, les stocks (inventaire) et les déclarations de TVA (passage de 4455 à 4456).
• Le lettrage, et le report des soldes de charges, produits, TVA et trésorerie des exercices antérieurs (seuls les tiers, les chèques à encaisser et les montants non affectés sont repris en à-nouveaux).
• Les factures dont les totaux enregistrés sont périmés (anciens documents) : elles ressortent en « Total différent des lignes » ou en compte d'attente, comme dans les rapports.
• Les exercices décalés : l'exercice est toujours l'année civile.
• Les virements et cartes sont portés par le compte bancaire par défaut (ou son sous-compte), car un paiement n'indique pas encore sa banque.

10. Messages d'erreur fréquents

• « La période doit tenir dans une seule année civile : l'exercice comptable est l'année civile. » — choisissez une période à l'intérieur d'une même année.
• « Cette période contient trop d'écritures pour être affichée : choisissez une période plus courte. » — affichez un trimestre ou un mois.
• « Trop de calculs comptables en peu de temps. Réessayez dans une minute. » — attendez une minute avant de relancer.

Questions fréquentes

Pourquoi les écritures d'un mois passé ont-elles changé ?

Parce qu'elles sont calculées à la demande depuis vos documents, sans être figées. Une facture modifiée, un paiement annulé ou un document corrigé après coup modifie les écritures de sa période. Exportez après la clôture.

Pourquoi un montant est-il en compte d'attente ?

Le document source est incohérent ou incomplet (voir « Points d'attention »). Ouvrez la pièce indiquée, corrigez-la ou faites régulariser l'écart par votre comptable.

Est-ce ma comptabilité officielle ?

Non. Ce sont des écritures indicatives à partir d'un plan CGNC simplifié. Votre comptable les valide ou les reprend dans son propre logiciel.

Où sont les soldes de l'année dernière ?

Les soldes des clients, des fournisseurs, des chèques à encaisser et des montants non affectés sont repris au 1er janvier (journal des à-nouveaux). Les autres comptes repartent de zéro : l'exercice est l'année civile. Choisissez l'exercice voulu dans la liste « Exercice » pour consulter une année passée.

Mon comptable peut-il corriger un compte ?

Il consulte et exporte en lecture seule. Il indique le compte à retenir et le propriétaire ou un administrateur modifie le plan de comptes (compte d'une catégorie, d'un client, d'une banque…), sans toucher à vos documents. Voir Personnaliser le plan de comptes.

Prochaines étapes

• Personnaliser le plan de comptes
• L'espace comptable
• Le rapport TVA