Scanner un chèque reçu pour remplir le paiement automatiquement

À quoi ça sert ?

Quand un client vous remet un chèque, vous saisissez d'habitude à la main le tireur, la banque, le numéro, la date et le montant. Avec Scanner le chèque, une photo du chèque (sur l'application mobile) ou son image ou son PDF (sur le web) suffit : Billora lit le chèque et pré-remplit ces champs. Vous vérifiez, vous corrigez si besoin, puis vous enregistrez le paiement comme d'habitude.

Exemple. Karim, gérant d'une société de nettoyage à Tanger, reçoit un chèque de 12 500 DH en règlement d'une facture. Depuis son téléphone, il ouvre la facture, choisit le mode Chèque, touche Scanner le chèque et prend la photo : le tireur, la banque, le numéro, la date et le montant apparaissent. Il relit, puis enregistre.

Qui peut l'utiliser ?

• Toute personne qui a le droit Créer du module Paiements (propriétaire, administrateur, collaborateur, ou membre d'un groupe de droits qui l'inclut). Le comptable externe et le lecteur ne peuvent pas enregistrer de paiement, donc pas scanner de chèque.
• Selon votre abonnement : si la fonctionnalité n'est pas incluse, le bouton est grisé avec un cadenas et indique « Cette fonctionnalité est disponible à partir du plan … » (le nom du plan dépend de la configuration en vigueur). Le registre des chèques doit aussi être inclus, puisque le bloc « Informations du chèque » en fait partie.
• Un nombre de scans par mois peut être limité par votre abonnement. Une fois la limite atteinte, le bouton indique « Limite de … scans de chèques atteinte ce mois-ci » et la saisie manuelle reste possible. Voir Comprendre les plans et les limites.

1. Scanner un chèque reçu

Le bouton se trouve dans le bloc Informations du chèque, qui apparaît dès que vous choisissez le mode Chèque dans une fenêtre de paiement reçu : fiche facture (bouton Paiement), paiement groupé d'un client, ou saisie d'un paiement depuis la page Paiements. Il n'existe pas pour un chèque que vous émettez à un fournisseur.

1. Ouvrez la fenêtre de paiement et choisissez le mode Chèque.
2. Cliquez sur Scanner le chèque.
   • Sur le web : choisissez un fichier JPEG, PNG, WEBP ou PDF (8 Mo au plus).
   • Sur mobile : choisissez Prendre une photo, Photothèque ou Fichier (PDF).
3. Patientez pendant « Lecture du chèque… » (quelques secondes).
4. Relisez les champs pré-remplis : Tireur, Banque émettrice, Numéro du chèque, ainsi que le montant et la date de paiement de la fenêtre. Corrigez ce qui doit l'être.
5. Enregistrez le paiement : le chèque entre dans le registre au statut « En attente », comme un chèque saisi à la main.

2. Ce qu'il faut vérifier

• Montant différent du montant attendu : si le montant lu ne correspond pas au solde de la facture (ou au total du paiement groupé), un avertissement s'affiche : « Le montant lu sur le chèque (…) est différent du montant attendu (…) ». Rien n'est bloqué : vérifiez simplement le chèque et le montant saisi.
• Chiffres et lettres qui ne concordent pas : Billora le signale aussi. Sur un chèque, le montant en lettres fait foi.
• Champ non lu : le message « Champ non lu : … » liste ce qui reste à saisir à la main.
• Chèque postdaté : si la date écrite sur le chèque est dans le futur, elle est placée en Date d'encaissement visée et la date de paiement reste à vérifier.
• Image sans chèque : « Aucun chèque reconnu sur cette image » — rien n'est pré-rempli ; reprenez la photo ou saisissez les champs.

Les contrôles habituels restent inchangés : règles sur les espèces et les chèques, statuts du registre, détection d'un chèque déjà enregistré avec le même numéro et la même banque.

3. Joindre l'image au paiement

Après un scan réussi, la case Joindre l'image du chèque au paiement comme justificatif est proposée, décochée. Si vous la cochez, l'image est ajoutée aux pièces jointes du paiement une fois celui-ci enregistré ; elle compte dans votre espace de stockage (voir Fichiers et stockage). Laissez-la décochée pour ne rien conserver.

Erreurs fréquentes

• « Les photos HEIC ne sont pas prises en charge » : sur iPhone, réglez l'appareil photo sur le format « Le plus compatible », ou envoyez une capture d'écran de la photo. Depuis l'application mobile, la photo est déjà envoyée au bon format.
• « Le moteur de lecture actuel ne lit que des images » : le PDF n'est pas accepté dans cette configuration ; envoyez une photo ou une image du chèque.
• « La lecture automatique des chèques n'est pas disponible pour le moment » : le service de lecture ne répond pas. Saisissez les champs à la main ; le scan n'est pas décompté de votre quota.
• « Trop de scans en peu de temps » : patientez quelques minutes avant de réessayer.

Questions fréquentes

Le scan enregistre-t-il le paiement tout seul ?

Non. Il pré-remplit le formulaire ; c'est vous qui vérifiez puis cliquez sur Enregistrer. Tant que vous n'avez pas enregistré, rien n'est créé.

Que deviennent le numéro de compte et les autres données du chèque ?

Seuls le tireur, la banque, le numéro, la date et le montant sont proposés dans le formulaire. Le numéro de compte du tireur n'est ni conservé ni journalisé. L'image n'est gardée que si vous choisissez de la joindre au paiement.

Puis-je scanner un chèque que j'ai émis à un fournisseur ?

Non : le bouton n'apparaît que pour un chèque reçu. Pour un chèque émis, le nom de votre entreprise et votre compte bancaire sont proposés automatiquement.

Le montant lu est faux, que faire ?

Corrigez-le simplement dans le champ Montant avant d'enregistrer : la valeur lue n'est qu'une proposition, et un montant différent du solde attendu est seulement signalé, jamais bloqué.

Pourquoi le message « Attention : le service de lecture habituel ne répond pas » ?

Le service qui lit habituellement vos chèques était momentanément indisponible : Billora a lu le chèque avec un moteur de secours, moins précis, qui ne lit pas l'écriture manuscrite (le montant et la date écrits à la main restent souvent vides). Vérifiez chaque champ avant d'enregistrer. Si le bouton Scanner le chèque n'apparaît plus du tout, la lecture automatique est suspendue pour le moment : saisissez les champs à la main.

Prochaines étapes

• Suivre vos chèques avec le registre des chèques
• Enregistrer un paiement
• Enregistrer un paiement groupé