إدارة مخاطر العملاء: سقف المستحقات والرصيد الافتتاحي

ما فائدة هذه الميزة؟

المستحقات القائمة (« encours ») على العميل هي ما يدين لك به في لحظة معيّنة. أما سقف المستحقات (« plafond d'encours ») فهو أقصى مبلغ تقبل أن يبقى مستحقًّا عليه. تقارن Billora المستحقات بالسقف وتعرضها كمؤشّر في صفحة العميل، وترفض إصدار فاتورة جديدة تتجاوز السقف إذا رغبت في ذلك.

يتيح لك الرصيد الافتتاحي (« encours initial ») ترحيل ما كان العميل يدين لك به قبل استعمال Billora (برنامج قديم، دفتر، جدول بيانات): فهو يدخل في المستحقات وفي تقرير الرصيد المؤرَّخ دون إعادة إدخال الفواتير القديمة.

مثال. يوزّع كريم لوازم مكتبية في طنجة. يحدّد سقف أحد العملاء في 50 000 درهم. هذا العميل مدين أصلًا بـ 42 000 درهم؛ ويُعدّ كريم فاتورة بـ 15 000 درهم. في وضع « Bloquer » (الحظر) يُرفض الإرسال: ستصبح المستحقات المتوقعة 57 000 درهم. يلاحظ كريم، بصفته المالك، أن العميل حوّل دفعة مقدّمة، فيمنح استثناءً معلَّلًا لهذه الفاتورة وحدها.

1. تفعيل الميزة

1. في القائمة، افتح Paramètres (الإعدادات) ثم Risque client (مخاطر العملاء).
2. فعّل المفتاح « Activer la gestion du risque client » (تفعيل إدارة مخاطر العملاء).
3. تحت « Quand le plafond est dépassé » (عند تجاوز السقف)، اختر الوضع:
   • Alerter (تنبيه): يظهر شريط تنبيه دون حظر أي شيء؛
   • Bloquer (حظر): يُرفض إصدار الفاتورة وإنشاء سند التسليم عند تجاوز السقف. ويمكن للمالك منح استثناء.
4. انقر « Enregistrer » (حفظ): « Paramètres du risque client enregistrés. »

عند إيقاف الميزة تُحفظ الأسقف المُدخَلة لكنها لا تُطبَّق. يمكن للمالك والمسؤولين تعديل هذه الإعدادات؛ ويرى باقي الأعضاء الصفحة للقراءة فقط. يتم هذا الإعداد من الويب.

2. تحديد سقف عميل

1. افتح صفحة العميل ثم Modifier (تعديل) (أو أنشئ عميلًا جديدًا).
2. في بطاقة « Risque client »، أدخل « Plafond d'encours (DH) » (سقف المستحقات).
3. احفظ.

• حقل فارغ: لا سقف لهذا العميل.
• 0: الأداء الفوري فقط — يُعدّ أي مبلغ مستحق جديد تجاوزًا.
• لا يستطيع تحديد السقف إلا المالك والمسؤولون. أما إزالة السقف فممكنة دائمًا.

يمكنك أيضًا استيراد الأسقف عبر عمود « Plafond d'encours (MAD) » في استيراد CSV للعملاء (انظر استيراد بياناتك)؛ وبدون الصلاحية اللازمة، أو إن لم تكن الميزة مشمولة، يُتجاهل العمود مع تحذير ويُستورد العميل مع ذلك.

3. كيف تُحسب المستحقات

تحسب Billora المستحقات على الخادم، وبالطريقة نفسها دائمًا:

المستحقات = الفواتير المطلوب تحصيلها + الرصيد الافتتاحي المتبقي − الرصيد الدائن المتاح (إشعارات الدائن)، ولا تقل أبدًا عن 0.

العنصر	يُحتسب؟
الفواتير الصادرة التي لها رصيد مطلوب تحصيله	نعم (الرصيد المتبقي)
المسودّات والفواتير الملغاة والفواتير الملغاة بإشعار دائن	لا
الفواتير المتنازع عليها ("litige")	لا — تُعرض على حدة « Litiges (exclus) »
الرصيد الافتتاحي المتبقي	نعم
الرصيد الدائن المتاح لإشعارات الدائن النشطة	نعم، يُخصم (باستثناء إشعار دائن ينتظر تصديق DGI)
الشيكات الجارية ووعود الأداء	لا تُخصم: تُعرض للإعلام « dont chèques en cours et promesses »
عروض الأسعار والفواتير الأولية	لا: فهي ليست ديونًا مستحقة

تضيف المستحقات المتوقعة مبلغ المستند الذي تُصدره (رصيده المطلوب تحصيله). يُعدّ السقف متجاوزًا عندما تكون المستحقات المتوقعة أكبر تمامًا منه؛ أما بلوغه تمامًا فمقبول. يتحوّل المؤشّر إلى « Proche du plafond » (قريب من السقف) ابتداءً من 80 % من السقف.

4. مؤشّر صفحة العميل

في صفحة كل عميل، تعرض بطاقة « Risque client » المستحقات والسقف وشريط تقدّم (أخضر ثم برتقالي ثم أحمر) و« Reste disponible » (المتبقي) أو « Dépassement » (التجاوز) وتفاصيل الحساب. قد تكون الحالة « Sous le plafond » (تحت السقف) أو « Proche du plafond » أو « Plafond dépassé » (تجاوز السقف) أو « Aucun plafond » (بلا سقف). وإن لم تكن الميزة مشمولة في اشتراكك، فلا تظهر البطاقة إلا إذا كان للعميل رصيد افتتاحي.

في نماذج الفاتورة وعرض الأسعار والفاتورة الأولية، ينبّه شريط إلى أن العميل قريب من سقفه أو تجاوزه، حتى قبل الحفظ.

5. أين يُطبَّق السقف

الفاتورة المسودّة ليست دينًا مستحقًّا بعد: لذلك يقع الحظر عند الإصدار لا عند الإنشاء.

الإجراء	وضع « Alerter »	وضع « Bloquer »
إرسال فاتورة بالبريد الإلكتروني (أول إرسال)	تنبيه	مرفوض عند تجاوز السقف
« Marquer comme envoyée » (فاتورة واحدة أو عدة فواتير دفعة واحدة)	تنبيه	مرفوض عند تجاوز السقف
إنشاء سند تسليم لفاتورة ما زالت مسودّة	تنبيه	مرفوض عند تجاوز السقف
رفع إجمالي فاتورة صادرة سابقًا	تنبيه	مرفوض إن تجاوزت الزيادة السقف
إنشاء أو نسخ فاتورة مسودّة، إنشاء عرض أسعار أو فاتورة أولية، تحويلها، تحويل طلب عميل من البوابة	تحذير فقط، دون حظر
الفواتير الدورية (الإرسال التلقائي)	تنبيه	تُنشأ الفاتورة وتبقى مسودّة، ويُبلَّغ المالكون: « Facture … non envoyée : plafond dépassé »
استيراد فواتير CSV	لا يُحظر أبدًا (ترحيل التاريخ)

في وضع « Bloquer » تعرض الفاتورة المرفوضة: « Plafond d'encours dépassé : encours … DH + ce document … DH = … DH pour un plafond de … DH. » وفي الإرسال الجماعي تُحتسب الفواتير المرفوضة على حدة (« refusée : plafond d'encours dépassé »): أرسلها واحدة واحدة لطلب استثناء. وتنطبق القاعدة نفسها على تطبيق الهاتف.

6. منح استثناء (المالك)

عند رفض فاتورة، تُفتح نافذة « Plafond d'encours dépassé »:

• يرى المالك التفاصيل (المستحقات الحالية، هذا المستند، المستحقات المتوقعة، السقف)، ويكتب « Motif de la dérogation » (السبب، 10 أحرف على الأقل) وينقر « Accorder la dérogation et continuer »: فيُستأنف الإرسال فورًا؛
• أما باقي الأعضاء فيقرؤون « Plafond dépassé : contactez le propriétaire du compte, qui peut accorder une dérogation motivée. »

7. ترحيل رصيد افتتاحي

إذا كان العميل يدين لك بمبلغ قبل Billora، فأدخله دون إعادة إنشاء الفواتير القديمة:

1. صفحة العميل ← Modifier ← بطاقة « Risque client ».
2. املأ « Encours initial (DH TTC) » و« Date du solde reporté » و« Échéance » (تاريخ الاستحقاق، يُستعمل لتصنيف الرصيد في الرصيد المؤرَّخ، وإلا فتاريخ الرصيد المرحَّل) و« Référence » (مثلًا كشف البرنامج القديم).
3. احفظ. المبلغ بالدرهم شاملًا الضريبة ولا يمكن أن يكون سالبًا.

يدخل الرصيد الافتتاحي في: مستحقات العميل، والرصيد المؤرَّخ (سطر « Solde d'ouverture »)، وبطاقات غير المسدَّد في قائمة العملاء، وبطاقة « À encaisser » في صفحة التحصيلات (عند غياب البحث)، والرصيد غير المسدَّد في لوحة القيادة، ومحفظة المسؤول عن العملاء. لكنه لا يدخل في رقم المعاملات ولا الضريبة ولا تقارير النتائج ولا التذكيرات التلقائية ولا التحصيل القضائي ولا بطاقة « Solde impayé » في صفحة العميل التي تحتفظ بتعريفها المعتاد.

تسوية الرصيد الافتتاحي

1. في صفحة العميل، داخل بطاقة « Risque client »، انقر « Régler le solde d'ouverture ».
2. أدخل « Montant (DH) » و« Date du règlement » و« Mode de règlement » ومرجعًا وملاحظات.
3. انقر « Enregistrer le règlement ». ينقص الرصيد الافتتاحي المتبقي؛ ويمكنك التسوية على دفعات.

يمكنك تعديل مبلغ الرصيد الافتتاحي ما دام المبلغ الجديد لا يقل عن التسويات المُدخَلة. ولا يمكن حذف عميل له رصيد افتتاحي (« Impossible de supprimer un client ayant un encours initial. Archivez-le à la place. »). كما يمكن استيراد الرصيد الافتتاحي (عمودا « Encours initial (MAD, TTC) » و« Date de l'encours initial (AAAA-MM-JJ) » في استيراد CSV).

8. في تطبيق الهاتف

تعرض صفحة العميل بطاقة « Risque client » نفسها (المؤشّر والتفاصيل و« Régler le solde d'ouverture »). ويقترح نموذج العميل السقف والرصيد الافتتاحي على الأعضاء أصحاب الصلاحية. وتفتح حالات رفض الإصدار (الإرسال، « Marquer comme envoyée »، سند التسليم) ورقة « Plafond d'encours dépassé » بالسبب الإلزامي نفسه للمالك. أما اختيار وضع « Alerter » أو « Bloquer » فيتم من الويب.

الأسئلة الشائعة

لماذا أستطيع إنشاء فاتورة مسودّة وقد تجاوز السقف؟

المسودّة ليست دينًا مستحقًّا: لا تُراقَب إلا مرحلة انتقالها إلى حالة «صادرة» (الإرسال أو « Marquer comme envoyée »). وعند الإنشاء ينبّهك شريط.

هل يمكن لعميل لديه 10 000 درهم من إشعارات الدائن أن يتجاوز سقفه؟

يُخصم الرصيد الدائن المتاح لإشعارات الدائن النشطة من المستحقات: عميل يدين لك بـ 8 000 درهم ولديه 10 000 درهم رصيدًا دائنًا مستحقاته 0 درهم.

هل يمكن لفاتورتين للعميل نفسه أُرسلتا في اللحظة نفسها أن تمرّا معًا؟

تتم المراقبة قبيل إصدار كل فاتورة. فإذا وقع إصداران للعميل نفسه في اللحظة ذاتها تمامًا فقد يمرّان معًا. أما الإرسال الجماعي فيُعالَج واحدًا واحدًا ويراعي الفواتير السابقة.

ماذا يحدث إن لم يعد اشتراكي يشمل الميزة؟

تبقى الأسقف محفوظة لكنها لا تُطبَّق، وتعرض الشاشات قيمتها الافتراضية مع رسالة قفل. ويستمر احتساب الرصيد الافتتاحي. وإذا عادت الميزة تصبح الأسقف فاعلة من جديد.

هل تراعي التذكيرات التلقائية السقف؟

لا. تتبع التذكيرات والتحصيل الفواتير المستحقة؛ أما السقف فيُستعمل فقط لمراقبة الإصدار وللمؤشّر.

الخطوات التالية