استلام طلبات عملائك من بوابتهم

ما فائدة هذه الميزة؟

بدل أن يكتب إليك عميلك أو يتصل بك ليطلب سلعة، يفتح بوابته، ويختار موادّ من كتالوجك، ويضيف عند الحاجة سطرًا حرًّا (« 10 علب من خراطيش الحبر، الطراز يُؤكَّد لاحقًا »)، ثم يرسل طلب الشراء. تتلقاه في القائمة Demandes clients (طلبات العملاء)، وتراجعه، ثم تحوّله إلى عرض أسعار مسودّة بنقرة واحدة.

مثال. يحتاج مسؤول المشتريات في Atlas Distribution SARL إلى 20 رزمة ورق وكرسيين. يُعدّ طلبه من بوابته، فتصلك إشعار، وبعد دقيقتين يكون عرض الأسعار جاهزًا للإرسال.

1. تفعيل الطلبات من البوابة

الميزة معطّلة ما دمت لم تفعّلها.

1. في القائمة، افتح Paramètres (الإعدادات)، ثم Portail client (بوابة العميل).
2. فعّل المفتاح « Permettre à vos clients d'envoyer des demandes de commande depuis leur portail » (السماح لعملائك بإرسال طلبات شراء من بوابتهم).
3. اختر هل تظهر أسعارك: المفتاح « Afficher vos prix HT dans le catalogue du portail » (عرض أسعارك دون احتساب الضريبة في كتالوج البوابة)، ويتاح بعد تفعيل المفتاح الأول.
4. انقر على « Enregistrer » (حفظ). تؤكد الرسالة « Paramètres du portail enregistrés. » (تم حفظ إعدادات البوابة.) أن الحفظ تم.

• الأسعار المعروضة: هي أسعار إرشادية دون احتساب الضريبة. وإن كان للعميل سعر خاص (أسعار حسب العميل) فهذا السعر هو الذي يظهر، بحسب اشتراكك. وإذا عُطّل المفتاح فلا يرى العميل أي سعر.
• التعطيل: يختفي تبويب « Commander » (طلب) من البوابات؛ ويبقى بقية البوابة على حاله وتظل الطلبات المستلمة سابقًا متاحة في « Demandes clients ».

2. ما يراه عميلك وما يفعله

عند تفعيل الطلبات، تعرض بوابة كل عميل تبويب « Commander » (وشريط « Faire une demande » في صفحته الرئيسية). ويجب أن يكون العميل قد أنشأ وصوله الشخصي وأكّد بريده الإلكتروني، كما هو الحال في البوابة كلها.

1. الكتالوج: يسرد منتجاتك وخدماتك النشطة (لا تظهر المواد المؤرشفة). يمكن للعميل أن يبحث (« Rechercher un produit ou un service ») وأن يضيف مادة بالزر « Ajouter » (إضافة). ولا تظهر الأسعار دون احتساب الضريبة إلا إذا فعّلتها.
2. طلبه: تجمع الكتلة « Votre demande » (طلبك) الأسطر المختارة. يضبط الكميات (عدد أكبر من 0، وبثلاث خانات عشرية على الأكثر) أو يحذف سطرًا.
3. سطر حر: لمادة غير موجودة في الكتالوج، ينقر على « Ajouter une ligne libre » (إضافة سطر حر) ويدخل Libellé (التسمية) وPrécisions (facultatif) (توضيحات، اختياري) وQuantité (الكمية) وUnité (facultatif) (الوحدة، اختياري)، ثم « Ajouter à la demande ». ويُوسَم هذا السطر بـ « Ligne libre ».
4. المعلومات الاختيارية: « Votre référence » (مرجعه، أي رقم طلبه الداخلي) و« Date souhaitée » (التاريخ المرغوب، اليوم أو بعده) و« Commentaire » (تعليق: تفاصيل التسليم، القيود…).
5. الإرسال: « Envoyer la demande » (إرسال الطلب). يرى « Votre demande DC-… a bien été envoyée. » (تم إرسال طلبك DC-… بنجاح.) ويتلقى رسالة إشعار بالاستلام بالبريد الإلكتروني (« Votre demande de commande DC-… ») على عنوان وصوله إلى البوابة.

يحمل كل طلب رقمًا على الشكل DC-2026-0001، خاصًّا بشركتك ومرقَّمًا حسب السنة. ولا يستطيع العميل أبدًا إرسال سعر أو ضريبة أو مجموع: لا يُرسَل سوى المواد والكميات، وتقرأ Billora بنفسها الاسم والرمز والوحدة والسعر الإرشادي من كتالوجك.

التتبع من جهة العميل

تحت النموذج، يتتبع العميل آخر طلباته مع حالتها:

• Reçue (مستلم): لم تفتحه بعد؛
• En cours de traitement (قيد المعالجة): تكفّلتَ به؛
• Devis en préparation (عرض الأسعار قيد الإعداد): حُوِّل الطلب لكن عرض الأسعار لم يُرسَل بعد؛
• Devis envoyé (تم إرسال عرض الأسعار): أُرسل عرض الأسعار ويجده في تبويب « Devis »؛
• Refusée (مرفوض): مع السبب الذي أدخلته.

3. استلام طلب ومعالجته

بمجرد أن يرسل عميل طلبًا:

• يتلقى جميع أعضاء الفريق النشطين إشعارًا في Billora (« Nouvelle demande client »)، ويتلقى المالك والمسؤولون والمتعاونون بالإضافة إلى ذلك رسالة بريد إلكتروني (« Nouvelle demande de commande DC-… »)؛
• تحصي شارة على القائمة Facturation → Demandes clients الطلبات التي حالتها « Reçue ».

افتح Demandes clients: يسرد الجدول الطلبات (Numéro، Client، Reçue le، Lignes، Statut، Devis). ابحث بالرقم أو العميل أو المرجع، وصفِّ حسب الحالة (« Reçues » و« En cours » و« Converties » و« Refusées ») أو حسب الفترة. انقر على طلب لفتح بطاقته.

تعرض البطاقة:

• Informations (المعلومات): العميل (رابط إلى بطاقته) وتاريخ الاستلام و« Référence du client » و« Date souhaitée » و« E-mail du compte portail » وعرض الأسعار المرتبط؛
• Commentaire du client (تعليق العميل)؛
• Articles demandés (المواد المطلوبة): التسمية والرمز والكمية، و«Prix indicatif HT» (السعر الإرشادي دون الضريبة) إن رآه العميل (مع التنبيه أن عرض الأسعار هو المعتمد). وتبيّن وسمة المصدر: « Ligne libre » (خارج الكتالوج) أو « Produit supprimé » (حُذف المنتج منذ ذلك) أو « Produit archivé » (منتج مؤرشف)؛
• Suivi (التتبع): « Demande reçue depuis le portail » و« Prise en charge par l'équipe » و« Convertie en devis » أو « Refusée »، مع التواريخ. ويحتفظ تبويب « Journal d'activité » (سجل النشاط) بأثر كل إجراء.

حالات الطلب

الحالة	المعنى	الإجراءات الممكنة
Reçue (مستلم)	وصل الطلب للتو.	التكفل به، تحويله إلى عرض أسعار، رفضه.
En cours (جارٍ)	تكفّلتَ به؛ ويراه العميل.	تحويله إلى عرض أسعار، رفضه.
Convertie (محوَّل)	أُنشئ عرض أسعار مسودّة.	لا شيء: حالة نهائية.
Refusée (مرفوض)	رفضتَه مع ذكر السبب.	لا شيء: حالة نهائية.

« Prendre en charge » (التكفل) اختياري: فهو يُعلم العميل (وزملاءك) أن أحدًا يتولى الأمر. ويمكنك تحويل طلب « Reçue » أو رفضه مباشرة. انقر على « Prendre en charge » ثم أكّد: ينتقل الطلب إلى « En cours ».

4. تحويل طلب إلى عرض أسعار

1. في بطاقة الطلب، انقر على « Convertir en devis » (تحويل إلى عرض أسعار).
2. اقرأ التأكيد ثم انقر مجددًا على « Convertir en devis ».
3. تنشئ Billora عرض الأسعار وتفتحه: تصل إليه مباشرة.

عرض الأسعار المُنشأ مسودّة: لا يُرسَل إلى أحد وليس له رقم بعد (يُمنح رقم عرض الأسعار عند إرساله، كأي عرض أسعار). ويحيل الشريط « Issu de la demande DC-… » (ناتج عن الطلب DC-…) إلى الطلب الذي ينتقل إلى « Convertie ».

كيف يُملأ عرض الأسعار؟

• مواد الكتالوج: يُؤخذ السعر والضريبة وخصم المنتج والوصف من كتالوج اليوم (لا من السعر المعروض للعميل يوم الطلب). وإن كان للعميل سعر خاص فإنه يُطبَّق، بحسب اشتراكك. وإذا كانت شركتك معفاة من الضريبة فالضريبة 0٪. والمنتج المؤرشف منذ ذلك يُحوَّل بسعره الحالي.
• الأسطر الحرة (والمنتجات المحذوفة منذ ذلك): تُنشأ بـ 0 درهم وبـنسبة الضريبة الافتراضية لشركتك؛ وعليك أنت تسعيرها في عرض الأسعار قبل إرساله.
• الخصم الشامل: يُطبَّق الخصم الافتراضي للعميل، إن كان له خصم، كما في أي عرض أسعار جديد.
• المرجع: يصبح « Référence du client » هو الحقل « N° commande client (PO Number) » في عرض الأسعار؛ وإن لم يكن هناك مرجع فهو رقم الطلب (DC-…). وموضوع عرض الأسعار هو « Demande DC-… ».
• الملاحظات: يُنسخ تعليق العميل والتاريخ المرغوب في « Notes (visibles sur le devis) » (ملاحظات ظاهرة على عرض الأسعار). أعد قراءتها قبل الإرسال: سيراها العميل في ملف PDF.
• تاريخ الإصدار: يُحدَّد تلقائيًا بتاريخ إرسال عرض الأسعار.

لإنهاء عرض الأسعار (تسعير الأسطر الحرة، الإرسال)، اتبع إنشاء عرض أسعار وإرساله.

5. رفض طلب

1. في بطاقة الطلب، انقر على « Refuser » (رفض).
2. أدخل « Motif du refus » (سبب الرفض) — 3 أحرف على الأقل و1000 على الأكثر — مثلًا « article indisponible, merci de nous recontacter » (المادة غير متوفرة، يرجى معاودة الاتصال بنا).
3. انقر على « Refuser la demande » (رفض الطلب).

يُرسَل السبب إلى العميل بالبريد الإلكتروني (« Votre demande de commande DC-… ») ويراه في بوابته. وفي البطاقة، يذكّرك شريط بالسبب. الرفض نهائي: على العميل أن يرسل طلبًا جديدًا إن رغب في ذلك.

6. العثور على طلبات عميل

تتضمن بطاقة كل عميل تبويب « Demandes » (الطلبات) يسرد طلباته مع حالتها وعرض الأسعار المرتبط بها. ويظهر بحسب اشتراكك.

7. الحدود التي تحمي بوابتك

يمكن الوصول إلى البوابة عبر الإنترنت: وتحول ضوابط دون الإساءة والأخطاء.

• 20 طلبًا بحالة « Reçue » على الأكثر لكل عميل: وبعد ذلك يرى العميل « Vous avez déjà plusieurs demandes en attente de traitement » (لديك أصلًا عدة طلبات تنتظر المعالجة) إلى أن تتكفل بالطلبات السابقة أو تحوّلها أو ترفضها؛
• 10 عمليات إرسال في الساعة لكل رابط بوابة وعنوان اتصال؛ وبعد ذلك: « Trop de demandes envoyées. Réessayez dans quelques instants. » (أُرسلت طلبات كثيرة. أعد المحاولة بعد لحظات.)؛
• 100 سطر على الأكثر في الطلب؛ والكمية بين 0 (مستبعدًا) و1 000 000، بثلاث خانات عشرية على الأكثر؛
• تسمية السطر الحر: 200 حرف؛ التوضيحات: 1000؛ الوحدة: 32؛ المرجع: 100؛ التعليق: 2000؛
• لا يمكن أن يكون التاريخ المرغوب في الماضي؛
• يُنبَّه العميل إلى المنتج الذي سُحب من الكتالوج أثناء إعداده الطلب: « Un produit de votre demande n'est plus disponible. Retirez-le et renvoyez la demande. » (لم يعد أحد منتجات طلبك متاحًا. احذفه وأعد إرسال الطلب.)؛
• النقر المزدوج أو إعادة إرسال النموذج لا ينشئان أبدًا طلبين.

8. على تطبيق الهاتف المحمول

في تبويب Plus، افتح « Demandes clients »: القائمة (البحث والحالة والفترة) والبطاقة هما نفسهما كما في الويب، مع « Prendre en charge » و« Convertir en devis » (يُفتح عرض الأسعار بعد ذلك) و« Refuser » (ورقة فيها سبب إلزامي). وتعرض بطاقة العميل أيضًا قسم « Demandes » الخاص به. ولا ترى الأدوار ذات القراءة فقط أزرار الإجراءات، ولا يملك المحاسب هذا الإدخال. أما إعداد « Portail client » فيُجرى من الويب.

الأسئلة الشائعة

لا يرى عميلي تبويب « Commander ».

تحقق من أن المفتاح مفعّل في Paramètres → Portail client وأن اشتراكك يشمل الميزة. ويجب أن يكون للعميل أيضًا وصول مؤكَّد إلى البوابة (انظر بوابة العميل)؛ والعميل المؤرشف لا يستطيع فتح بوابته.

طلب العميل مادة غير موجودة في الكتالوج.

أدخلها كـ « Ligne libre ». وعند التحويل تُنشأ بـ 0 درهم: سعّرها في عرض الأسعار. وفكّر في إضافة المادة إلى كتالوجك (إنشاء المنتجات) كي يجدها في المرة القادمة.

سعر عرض الأسعار يختلف عن السعر الذي رآه عميلي.

هذا طبيعي: فسعر الكتالوج إرشادي؛ ويأخذ عرض الأسعار السعر والضريبة السارِيَين وقت التحويل. وعرض الأسعار هو المعتمد.

هل يمكنني إلغاء تحويل أو التراجع عن رفض؟

لا، فالحالتان نهائيتان. وفي حال خطأ في التحويل، احذف عرض الأسعار المسودّة أو عدّله؛ وفي حال رفض خاطئ، اطلب من العميل إعادة إرسال طلبه.

هل يتلقى عميلي رسالة بريد إلكتروني في كل مرحلة؟

يتلقى إشعارًا بالاستلام عند الإرسال ورسالة عند الرفض. أما التكفل بالطلب فلا يرسل أي رسالة (يراه في بوابته)، وكذلك التحويل: يتلقى عرض الأسعار حين ترسله.

الخطوات التالية