إرسال فاتورة بالبريد الإلكتروني

أرسل الفاتورة دون مغادرة Billora

ترسل Billora فواتيرك مباشرة بالبريد الإلكتروني مع ملف PDF مرفق، دون المرور عبر بريدك الخاص. كما يؤدي الإرسال إلى تقدّم الفاتورة: فهي تنتقل إلى الحالة « Envoyé » (مُرسلة)، وإذا كانت مسودة فإنها تحصل على رقمها النهائي.

مثال. سمير سبّاك في أكادير. أنهى للتو أشغالاً لوكالة عقارية. من صفحة الفاتورة ينقر على « Envoyer » (إرسال)، ويتأكد من أن جهة الاتصال المحاسبية للوكالة محددة، ويُبقي ملف PDF مرفقاً، ثم يرسل. في ثوانٍ تكون الفاتورة قد انطلقت وحالتها محدّثة.

قبل البدء

• يجب أن تكون الفاتورة موجودة (مسودة أو مرسلة سابقاً). لا يمكن إرسال فاتورة ملغاة: تردّ Billora بعبارة « Impossible d'envoyer une facture annulée » (لا يمكن إرسال فاتورة ملغاة).
• يجب أن يكون للعميل عنوان بريد إلكتروني واحد على الأقل، في بطاقته أو في إحدى جهات الاتصال التابعة له (انظر إنشاء عملائك وإدارتهم). يمكنك أيضاً إدخال عنوان يدوياً لحظة الإرسال.

إرسال فاتورة خطوة بخطوة

1. افتح الفاتورة (Facturation → Factures (الفوترة ← الفواتير)) وانقر على « Envoyer » (إرسال) في أعلى الصفحة (أو على بلاطة « Envoyer » / « Renvoyer » (إرسال / إعادة إرسال) ضمن الإجراءات السريعة). من القائمة، الإجراء هو « Envoyer par email » (إرسال بالبريد الإلكتروني).
2. تفتح نافذة « Envoyer la facture FA-… » (إرسال الفاتورة FA-…) (وبالنسبة للمسودة: « Envoyer la facture (brouillon) »).
3. Destinataires (المستلمون): تُعرض خانة البريد الإلكتروني للشركة وخانات كل جهة اتصال للعميل لها عنوان. جهة الاتصال الرئيسية محددة افتراضياً، وإلا فهو بريد الشركة. لإضافة شخص آخر استعمل « Ajouter un email manuellement » (إضافة بريد إلكتروني يدوياً). يمكنك إدخال ما يصل إلى 20 مستلماً.
4. Objet (الموضوع) وMessage (الرسالة): يتم ملؤهما مسبقاً بنموذج البريد الإلكتروني الخاص بك، ويمكنك تعديلهما بحرية.
5. حدّد أو ألغِ تحديد « Joindre la facture en PDF » (إرفاق الفاتورة بصيغة PDF) (محددة افتراضياً). إذا كنت قد استوردت شهادة الانتظام الضريبي، تظهر أيضاً خانة « Joindre l'attestation de régularité fiscale (DGI) » (إرفاق شهادة الانتظام الضريبي (DGI)).
6. انقر على « Envoyer ».

ما ستشاهده بعد ذلك: تُغلق النافذة وتُعاد تحميل الصفحة. تصبح المسودة « Envoyé » وتحمل رقمها. وتنطلق الرسالة مع شعارك.

تخصيص نموذج البريد الإلكتروني

النص المعبّأ مسبقاً يأتي من النموذج « Envoi de facture » (إرسال فاتورة)، الذي تعدّله في Paramètres → Modèles d'e-mails (الإعدادات ← نماذج البريد الإلكتروني) (انظر نماذج البريد الإلكتروني). يمكنك استعمال المتغيّرات {{societe_nom}} و{{client_nom}} و{{facture_numero}} و{{montant_ttc}} و{{date_echeance}} و{{lien_portail}}. افتراضياً، الموضوع هو « Votre facture {{facture_numero}} — {{societe_nom}} ».

يتوقف تخصيص النماذج على اشتراكك: إذا لم يكن مشمولاً، تبيّن الصفحة ابتداءً من أي خطة يتوفر.

يتم اختيار خادم الإرسال (Billora Mail أو خادم SMTP الخاص بك) في Paramètres → Email (الإعدادات ← البريد الإلكتروني).

بعد الإرسال

• تعديل فاتورة سبق إرسالها: إذا عدّلتها، يدعوك شريط « Facture modifiée après envoi » (فاتورة عُدّلت بعد الإرسال) إلى إعادة إرسالها، مع زر « Renvoyer » (إعادة إرسال).
• تتبّع الفتح: عندما يفتح المستلم الفاتورة، تظهر شارة « Ouvert par le destinataire » (فتحها المستلم) مع التاريخ. ويعرض تبويب Ouvertures (عمليات الفتح) في الصفحة التفاصيل.
• قنوات أخرى: تقترح القائمة « … » الخيار « Marquer comme envoyée » (وضع علامة «مرسلة») (إذا سلّمتها بطريقة أخرى دون بريد إلكتروني) وحسب اشتراكك « Envoyer via WhatsApp » (إرسال عبر واتساب).
• التذكيرات: بالنسبة لفاتورة غير مسددة، يستعمل « Relancer par email » (تذكير بالبريد الإلكتروني) نموذجاً مختلفاً (انظر التذكيرات).

إذا فشل الإرسال

• يتم التنبيه إلى أي عنوان مكتوب خطأً قبل الإرسال: « Email invalide : … » (بريد إلكتروني غير صالح) أو « Au moins une adresse email est requise » (مطلوب عنوان بريد إلكتروني واحد على الأقل).
• إذا رفض خادم البريد الإلكتروني الرسالة، تعرض Billora شرحاً بالفرنسية. وتُدرج آخر عمليات الإرسال الفاشلة في Paramètres → Email، ضمن قسم « Envois récents en échec » (عمليات الإرسال الفاشلة الأخيرة).
• إذا أرسلت رسائل كثيرة متتالية، فقد تشاهد « Quota d'emails atteint pour ce compte. Réessayez plus tard. » (بلغ هذا الحساب حصة البريد الإلكتروني. أعد المحاولة لاحقاً): انتظر قليلاً.

الإرسال والمخزون

عندما تنطلق الرسالة، تنتقل الفاتورة إلى الحالة « Envoyée » (مرسلة): وفي هذه اللحظة ينقص مخزون المنتجات المتتبَّعة (مرة واحدة فقط، حتى لو أعدت إرسال البريد). تحصل المسودة التي بلا رقم على رقمها النهائي عند الإرسال. التفاصيل في فهم حالات الفواتير.

الأسئلة الشائعة

عميلي يقول إنه لم يستلم شيئاً. ماذا أتحقق؟

اطلب منه الاطلاع على البريد غير المرغوب فيه، وتحقّق من العنوان المستعمل، ثم راجع « Envois récents en échec » في Paramètres → Email. ويمكنك أيضاً إعادة إرسال الفاتورة.

هل يمكنني إرسال الفاتورة إلى عدة أشخاص؟

نعم، حدّد عدة جهات اتصال أو أضف عناوين: حتى 20 مستلماً.

هل تغيّر إعادة إرسال الفاتورة حالتها؟

لا. إعادة إرسال فاتورة سبق إرسالها لا تغيّر حالتها ولا مخزونها. فقط الإرسال الأول للمسودة هو الذي ينقل الفاتورة إلى « Envoyé ».

هل يمكنني الإرسال دون ملف PDF؟

نعم، ألغِ تحديد « Joindre la facture en PDF ». ستنطلق الرسالة حينها دون مرفق.

الخطوات التالية