إنشاء أمر شراء وتدبيره

ما فائدة أمر الشراء؟

أمر الشراء (BC) هو المستند الذي ترسله إلى مورد من أجل إضفاء الطابع الرسمي على عملية شراء: ما تطلبه، وبأي كمية، وبأي ثمن. وهو يسبق فاتورة المورد. وعند استلام البضاعة، يمكن أن يفضي إلى مصروف.

مثال. ياسين، نجار في مكناس، يطلب 20 لوحاً من خشب الأرز من مورد للخشب. ينشئ أمر شراء ويرسله بالبريد الإلكتروني، وعندما تصل الشاحنة ينقر على « Tout reçu » (تم استلام الكل): يتحدث المخزون وينشأ المصروف.

إنشاء أمر شراء

1. في القائمة، افتح Facturation → Commandes d'achat (الفوترة ← طلبيات الشراء) (عنوان الصفحة « Bons de commande »).
2. انقر على « Nouveau bon de commande » (أمر شراء جديد).
3. بطاقة « Informations » (معلومات): اختر Fournisseur (المورد) (« Rechercher un fournisseur… » (البحث عن مورد…))، وحدّد Livraison prévue (التسليم المتوقع). يُحدد Date de commande (تاريخ الطلب) تلقائياً بتاريخ الإرسال. ويُحسب Échéance de paiement (prévisionnelle) (تاريخ استحقاق الأداء (تقديري)) انطلاقاً من التسليم المتوقع ومهلة أداء المورد.
4. بطاقة « Lignes de commande » (أسطر الطلب): أضف المنتجات أو الخدمات المطلوبة، مع كمياتها وأسعارها والضريبة على القيمة المضافة (TVA).
5. بطاقة « Notes » (ملاحظات): « Notes » (تعليمات التسليم، شروط خاصة) و« Notes internes » (ملاحظات داخلية) (لا تُطبع).
6. انقر على « Créer le bon de commande » (إنشاء أمر الشراء).

ما تراه بعد ذلك: تُفتح البطاقة بعنوان « Brouillon » (مسودة): ليس لأمر الشراء رقم بعد، وسيُمنح له عند الإرسال.

إرسال أمر الشراء

1. في البطاقة، انقر على « Envoyer » (إرسال) (أو « Envoyer par email » (إرسال بالبريد الإلكتروني) من القائمة).
2. تقترح النافذة « Envoyer le bon de commande BC-… » (إرسال أمر الشراء BC-…) Destinataires (المرسل إليهم) (شركة المورد وجهات اتصاله)، وObjet (الموضوع)، وMessage (الرسالة)، والخانة « Joindre le bon de commande en PDF » (إرفاق أمر الشراء بصيغة PDF).
3. انقر على « Envoyer ».

يحصل أمر الشراء على رقمه ويصبح بحالة « Envoyé » (مُرسَل). وإن أرسلته بطريقة أخرى، استخدم « Marquer comme envoyé » (وضع علامة مُرسَل) (قائمة « … »). ويأتي نص البريد الإلكتروني من القالب « Envoi de bon de commande » في Paramètres → Modèles d'e-mails (الإعدادات ← قوالب البريد الإلكتروني).

إذا عدّلت أمر شراء بعد إرساله، يقترح عليك شريط « Bon de commande modifié après envoi » (أمر شراء عُدّل بعد الإرسال) إعادة إرساله إلى المورد.

حالات أمر الشراء

الحالة	المعنى	ما يمكنك فعله
Brouillon (مسودة)	قيد الإعداد، بلا رقم، غير مُرسَل.	التعديل، الإرسال، « Marquer comme envoyé »، الحذف.
Envoyé (مُرسَل)	أُرسل إلى المورد، في انتظار التسليم.	التعديل، إعادة الإرسال، الاستلام، الإلغاء.
Partiel (جزئي)	سُجّل تسليم جزئي.	استلام الباقي. وللإلغاء، ألغِ استلاماته أولًا.
Reçu (مستلم)	تسليم كامل: أمر الشراء مُغلق.	الاطلاع، النسخ، إنشاء المصروف المرتبط إن كان مفقوداً.
Annulé (ملغى)	طلب ملغى.	الاطلاع، النسخ.

أمر الشراء المستلم أو الملغى لا يمكن تعديله بعد ذلك. والمسودة وحدها يمكن حذفها؛ أما أمر الشراء الذي أُرسل فيُلغى.

استلام أمر الشراء

عندما تصل البضاعة، يقترح عليك Billora زرّين على أمر الشراء:

• « Tout reçu » (تم استلام الكل): وصل كل شيء بحالة جيدة. نقرة واحدة، وتأكيد، فيصبح الأمر « Reçu ».
• « Réceptionner » (استلام): تسليم جزئي أو بضاعة مرفوضة. تدخل، سطراً بسطر، الكمية المستلمة والكمية المرفوضة وسبب الرفض.

في الحالتين، يُنشأ وصل استلام (bon de réception) مرقَّم، ويتحدث مخزون المنتجات المتتبَّعة (لا تدخل فيه سوى الكميات المستلمة)، وفي أول استلام يمكن لـ Billora إنشاء المصروف المرتبط تلقائياً.

الزر « Réceptionner » (تسليم جزئي، رفض، وصل استلام) لا يُعرض إلا إذا كانت وصولات الاستلام مشمولة في اشتراكك؛ وإلا يتوفر « Tout reçu » فقط. وتوجد هذه الأزرار في ترويسة البطاقة وفي Actions rapides (الإجراءات السريعة).

ما تراه بعد ذلك: يصبح أمر الشراء « Reçu » (أو « Partiel »)، ويظهر على البطاقة شريط « Reçu le … — Voir la dépense associée » (استُلم بتاريخ … — عرض المصروف المرتبط).

ملف PDF لأمر الشراء

يفتح الإجراء « Voir le PDF » (عرض PDF) ملف PDF بشعارك ومعلوماتك القانونية (اسم الملف « BC-… »). ويُرفق مع البريد الإلكتروني عند إرسال أمر الشراء به.

الأسئلة الشائعة

لماذا ليس لأمر الشراء رقم؟

لأنه مسودة. يُمنح الرقم عند الإرسال (أو عند التحول إلى « Envoyé »).

ما الفرق بين « Tout reçu » و« Réceptionner »؟

« Tout reçu » يؤكد دفعة واحدة أن الطلب كله وصل بحالة جيدة. أما « Réceptionner » فيتيح إدخال ما استُلم وما رُفض، سطراً بسطر.

هل يمكنني تعديل أمر شراء أُرسل بالفعل؟

نعم، ما دام غير مستلم وغير ملغى. تذكّر إعادة إرساله إلى المورّد. أما سطوره فلا يمكن تعديلها بعد تسجيل أي استلام (حتى لو أُلغي لاحقًا).

هل يمكنني إلغاء أمر شراء مستلم؟

لا: أمر الشراء المستلم مُغلق. وعند الحاجة، ألغِ أولًا وصولات استلامه: عندئذ لا يعود أمر الشراء « Reçu » ويمكن إلغاؤه.

الخطوات التالية