التحصيل: ملفات التذكير لكل عميل

لم يعد التذكير حالة بحالة كافيًا عندما يتأخر عدة عملاء في الأداء. يجمع التحصيل لكل عميل مدين فواتيره غير المسدَّدة، وسجل إجراءاتك، ومستوى التذكير الواجب تطبيقه.

أين تجده

القائمة Paiements → Recouvrement (الأداءات ← التحصيل). وهو جزء من التذكيرات المتقدمة في اشتراكك: إن لم يكن الأمر كذلك، تشير الشاشة إلى الخطة التي تتضمنه. وتُضبط القواعد في Paramètres → Recouvrement (الإعدادات ← التحصيل).

1. ملف لكل عميل

بمجرد أن تكون لدى عميل فاتورة غير مسدَّدة، يظهر ملفه (ويُنشأ عند فتح الصفحة). ويصبح الملف محلولًا تلقائيًا عندما تُسوّى كل فواتيره. ويمكنك أيضًا إنشاء ملف يدويًا بواسطة Créer une relance (إنشاء تذكير).

2. المستويات الثلاثة

يتوقف مستوى الملف على تأخر أقدم فاتورة غير مسدَّدة لدى العميل. افتراضيًا:

مرشِّحات التحصيل مع مفتاح « فهم المستويات » مفتوحًا

مفتاح « Comprendre les niveaux » (فهم المستويات) : نبرة كل مستوى وتأخره ونصيحته، مع عتباتك الخاصة.

المستوى	النبرة	التأخر (افتراضيًا)
المستوى 1	تذكير لبق	حتى 30 يومًا
المستوى 2	تذكير حازم	من 31 إلى 60 يومًا
المستوى 3	وضع جدّي	أكثر من 60 يومًا

مرّر المؤشر فوق شارة « Niveau X » لمعرفة معناها، أو انقر على Comprendre les niveaux أسفل المرشِّحات: يعرض المفتاح التأخرات الخاصة بمقاولتك.

تكييف العتبات مع نشاطك

في Paramètres → Recouvrement، تتضمن كل قاعدة من المستويين 2 و3 حقل Passe à ce niveau après (jours de retard) (ينتقل إلى هذا المستوى بعد (أيام التأخر)) : ضع 15 و45 إذا كان عملاؤك يؤدون بسرعة، و60 و120 إذا كانت دورات الأداء لديك طويلة. يجب أن تظل عتبة المستوى 3 أكبر من عتبة المستوى 2 ؛ ويعيد الزر « Règles par défaut » (القواعد الافتراضية) القيمتين 30 و60 يومًا. وتنطبق العتبة المعدَّلة على الملفات المقبلة ولا تُنزِل أبدًا ملفًا ارتفع مستواه من قبل.

لا ينخفض المستوى أبدًا

ما دام العميل مدينًا، لا يمكن لمستواه إلا أن يرتفع أو يبقى مستقرًا، حتى لو سدّد جزءًا من دينه. أما الملف المحلول الذي يعود مدينًا فينطلق من المستوى المطابق لتأخره الحالي.

3. قائمة الملفات

بطاقات ملخص (مجموع المستحقات، والملفات الواجب معالجتها، والعملاء المعنيون، والفواتير المستحقة، والفواتير الواجب تذكيرها)، وبحث حسب العميل، وشارات المستويات مع العدّادات، والزر Échu uniquement (المستحق فقط)، ومرشِّحا Responsable (المسؤول) وStatut du dossier (حالة الملف)، وترتيب حسب العمود.

قائمة الملفات: المستوى، والمبلغ المستحق، والتأخر، والالتزامات (وعود الأداء والشيكات قيد الانتظار)، والمسؤول، والتذكير المقبل.

يجنّبك عمود Engagements (الالتزامات) التذكيرات غير المجدية: فهو يعرض وعود الأداء الجارية للعميل (وعدد المتأخر منها) وكذلك شيكاته قيد التحصيل.

4. ملف العميل

انقر على سطر لفتح الملف:

ملف العميل: الملخص، والمسؤول، والفواتير غير المسدَّدة مع تفاصيل كل وعد، وسجل الإجراءات.

المسؤول عن المتابعة والتذكير المقبل المبرمج ؛
الفواتير غير المسدَّدة للعميل (قابلة للنقر) ؛
السجل: سجّل مكالمة أو بريدًا إلكترونيًا أو ملاحظة، أو وعدًا — وهذا الأخير ينشئ وعد أداء حقيقيًا مرتبطًا بالفاتورة، ويخضع للسقف نفسه للرصيد ؛
السجل الكامل للإجراءات مع منفّذ كل إجراء.

تُغلق اللوحة بالنقر على علامة × أو بالمفتاح Échap.

5. إرسال التذكير بالبريد الإلكتروني

في الملف، يُعدّ قسم Relance par e-mail (تذكير بالبريد الإلكتروني) رسالة المستوى الخاص بالملف:

مسودة التذكير بالبريد الإلكتروني في الملف

« Préparer la relance » (إعداد التذكير) يملأ موضوع الرسالة ونصّها حسب المستوى ؛ تراجعها، وتعدّلها عند الحاجة، ثم ترسلها.

انقر على Préparer la relance : يظهر موضوع الرسالة ونصها وفق قاعدة المستوى، مع اسم جهة الاتصال، والمبلغ المستحق، وقائمة الفواتير، وتوقيع مقاولتك مملوءة مسبقًا.
راجع وعدّل الموضوع والنص بحرية (تفصل الأسطر الفارغة بين الفقرات).
انقر على Envoyer la relance (إرسال التذكير) : تُرسل الرسالة من عنوان الإرسال الخاص بك (المضبوط في Paramètres → E-mail)، مع رابط إلى فضاء العميل. ويُسجَّل تلقائيًا في سجل الملف.

جدير بالمعرفة

يجب أن يتوفر العميل على عنوان بريد إلكتروني في بطاقته ؛ وإلا يُمنع الإرسال وينبّهك القسم إلى ذلك.
يُرفض تذكير ثانٍ للملف نفسه خلال دقيقة واحدة (حماية من النقر المزدوج).
إذا كانت قاعدة المستوى معطَّلة في الإعدادات، يظل النموذج مقترحًا مع تحذير.
تظل التذكيرات التلقائية المبرمجة (Paramètres → Relances) نظامًا مستقلًا.

6. قواعد الرسائل

في Paramètres → Recouvrement، تحدد ثلاث قواعد (واحدة لكل مستوى) الاسم والموضوع والرسالة و، بالنسبة للمستويين 2 و3، عتبة التأخر. تقبل الرسالة متغيرات: {{nom_societe}} (مقاولتك، للتوقيع)، و{{nom_client}}، و{{nom_contact}}، و{{nombre_factures}}، و{{montant_total}}، و{{date_echeance_plus_ancienne}} و{{liste_factures}}. انقر على متغيّر لإدراجه في موضع المؤشر، واستخدم Voir un aperçu avec un client fictif (عرض معاينة مع عميل افتراضي) لمراقبة الشكل النهائي. ويشير مؤشر إلى التعديلات غير المحفوظة. يمكنك تعطيل قاعدة (المفتاح « Active ») أو العودة إلى القيم الافتراضية. ولا يعدّل القواعد إلا المالك والمسؤولون.

Paramètres → Recouvrement : عتبات تأخر المستويين 2 و3، ثم نموذج رسالة كل مستوى.

7. في لوحة القيادة

تلخّص أداة Promesses et recouvrement (الوعود والتحصيل) اليوم: وعود اليوم، والوعود غير المنفَّذة الواجب تذكيرها، والوعود المقبلة، ونسبة الوعود المنفَّذة خلال 90 يومًا، و، إذا كان اشتراكك يشمل التحصيل، عدد الملفات الواجب معالجتها.

8. على التطبيق المحمول

التحصيل متاح في تطبيق Billora المحمول: علامة التبويب Plus → Recouvrement (لا يظهر هذا المدخل إلا إذا كان اشتراكك يشمل التحصيل).

القائمة تعرض بطاقات الملخص، والبحث باسم العميل، وشارات المستويات، وÉchu uniquement (المتأخر فقط)، وComprendre les niveaux (فهم المستويات) واختصارًا نحو Promesses clients. المس ملفًا لفتحه؛ اسحبه أو اضغط عليه مطولًا لـPréparer la relance (تحضير التذكير) أو Enregistrer une action (تسجيل إجراء) أو Voir le client (عرض العميل). يفتح زر Créer une relance (إنشاء تذكير) ملفًا للعميل المختار (التذكير المقبل والمسؤول اختياريان)، ثم Créer le dossier (إنشاء الملف).
الملف يعرض المستوى، وReste dû (المبلغ المستحق)، ومبلغ Promis (en attente) (الموعود، قيد الانتظار)، وChèques en attente (الشيكات قيد الانتظار)، والمسؤول والتذكير المقبل، ثم كل فاتورة غير مؤداة مع وعودها (زر + Promesse) وسجل الإجراءات.
Relancer (تذكير) يحضّر رسالة البريد الإلكتروني الخاصة بمستوى الملف، قابلة للتعديل قبل الإرسال، ثم Envoyer la relance (إرسال التذكير)، بنفس الضمانات المعمول بها على الويب: بريد العميل الإلكتروني إلزامي، ولا إرسال ثانٍ خلال دقيقة.
Action (إجراء) يسجّل في السجل Appel (مكالمة) أو Email أو Note (ملاحظة) أو Promesse (وعد). وتقترح قائمة « … » أيضًا Suivi du dossier (متابعة الملف: المسؤول والتذكير المقبل) وAppeler le client (الاتصال بالعميل) عندما يكون رقمه مُدخلًا.

لا تُضبط قواعد الرسائل وعتبات المستويات إلا على الويب، في Paramètres → Recouvrement. ويطّلع المحاسب والقارئ على الملفات دون زرَّي Relancer وAction.