مذكرات المصاريف: الإدخال والموافقة والتعويض

ما فائدتها؟

حين يدفع موظف مصروفًا من ماله الخاص (غداء مع زبون، وقود، رسوم الطريق السيار، مستلزمات)، يجب تعويضه، ويجب على المقاولة الاحتفاظ بدليل هذا المصروف. تجمع مذكرة المصاريف («note de frais») المصروف ووصله (صورة أو ملف PDF) وقرار المُوافِق. وبعد التعويض، تُنشئ تلقائيًا مصروفًا بحالة «Payée» (مدفوع) ودفعة بحالة «effectué» (مُنجَزة)، مع إرفاق الوصل.

مثال. سارة، مندوبة تجارية في «أطلس للتوزيع» بالرباط، تدفع 240 درهمًا ثمن الوقود في طريقها إلى موعد مع زبون. من هاتفها تصوّر الوصل، وتُدخل المبلغ، وتُرسل المذكرة. يتلقى كريم، مدير الشركة، الإشعار، ويوافق عليها، ثم يعوّضها بتحويل بنكي: يظهر المصروف والدفعة في الحسابات، بما في ذلك الوصل.

1. من يستطيع فعل ماذا؟

الإجراء	من
إدخال وإرسال مذكراتك الخاصة (القائمة Mes notes)	المالك والمسؤول والمتعاون والقارئ. المحاسب الخارجي لا يملك هذا الولوج.
الاطلاع على مذكرات الفريق (التبويبات À approuver وÀ rembourser وToutes)	جميع الأدوار، بما فيها المحاسب للقراءة فقط. تبقى مسودات الأعضاء الآخرين خاصة: لا أحد يراها قبل إرسالها.
الموافقة على مذكرة أو رفضها	المالك والمسؤول افتراضيًا؛ ويمكن منح هذا الحق لمتعاون عبر مجموعة صلاحيات («Notes de frais (équipe)» ← «Approuver / refuser»).
تعويض مذكرة تمت الموافقة عليها	المالك والمسؤول افتراضيًا («Notes de frais (équipe)» ← «Rembourser» داخل مجموعة).

• لا موافقة ذاتية: لا يستطيع أحد، ولا حتى المالك، الموافقة على مذكرته الخاصة أو رفضها؛ يجب أن يبتّ فيها موافِق آخر. الاستثناء الوحيد: عندما لا يوجد عضو آخر يملك صلاحية الموافقة (مقاول فرد)، يمكنه البتّ في مذكرته حتى لا تبقى معلّقة.
• للموظف الذي لا ينبغي أن يرى شيئًا آخر، أنشئ مجموعة لا تحتوي إلا على «Mes notes de frais» ← «Saisir et soumettre»: لا يرى العضو إلا مذكراته الخاصة. تتوقف المجموعات المخصصة على اشتراكك.
• المُوافِق المعيَّن (اختياري، يختاره مقدّم الطلب) هو الوحيد الذي يتلقى الإشعار، لكنه ليس حصريًا: يمكن لأي عضو يملك حق الموافقة أن يقرر.

2. إدخال مذكرة مصاريف

1. افتح Notes de frais (قائمة Facturation). إن كنت لا تستطيع إلا الإدخال، تقودك القائمة مباشرة إلى Mes notes de frais.
2. انقر على Nouvelle note (أو Nouvelle note de frais داخل «Mes notes»).
3. املأ النموذج:
   • الحقول Date de la dépense (لا تكون أبدًا في المستقبل) وCatégorie وLibellé (ما أنفقته) إلزامية؛ وCommerçant اختياري.
   • Montant TTC (DH) وTaux de TVA: تُعرض الضريبة المضمّنة للاطلاع فقط، ويعيد الخادم حسابها دائمًا.
   • Approbateur (اختياري): اختر من يجب إشعاره أولًا.
   • Client à refacturer (اختياري): يُقترح فقط إن كنت تملك حق عرض قائمة الزبناء. وهو للإخبار فقط؛ لا تُنشأ أي فاتورة تلقائيًا.
   • Remarques (اختياري).
4. أرفق الوصل بالزر Ajouter une photo ou un PDF (انظر أدناه)، ثم انقر على Enregistrer le brouillon أو مباشرة على Soumettre pour approbation.

3. إرسال المذكرة

انقر على Soumettre من المسودة ثم أكّد. الوصل إلزامي: بدونه تردّ Billora بالعبارة «Joignez au moins un justificatif (photo ou PDF) avant de soumettre la note de frais» (أرفق وصلًا واحدًا على الأقل، صورة أو PDF، قبل الإرسال).

• تحصل المذكرة عندئذ على رقمها مثلًا NF-2026-0001 (البادئة ثم السنة ثم الرقم التسلسلي؛ يمكن تغيير البادئة NF من الإعدادات ← الترقيم). يُمنح الرقم عند الإرسال الأول ولا يتغير بعد ذلك، ولو سُحبت المذكرة ثم رُفضت ثم أُعيد فتحها.
• يُشعَر المُوافِقون في مركز الإشعارات وبالبريد الإلكتروني («Note de frais à approuver»). وإن كنت المُوافِق الوحيد، فلا يُشعَر أي شخص آخر.
• ما دام لم يُبتّ في المذكرة، يمكنك النقر على Retirer: ترجع إلى مسودة لتصحيحها ثم إرسالها من جديد.

4. الحالات

الحالة	المعنى
Brouillon (مسودة)	قيد الإدخال، لا يراها إلا صاحبها. قابلة للتعديل والحذف.
Soumise (مُرسلة)	في انتظار قرار المُوافِق.
Approuvée (موافَق عليها)	مقبولة (ربما بمبلغ أقل)؛ يبقى تعويضها.
Refusée (مرفوضة)	مرفوضة مع سبب. يستطيع مقدّم الطلب النقر على Rouvrir en brouillon لتصحيحها (يُحتفظ بالرقم) وإرسالها من جديد.
Remboursée (معوَّضة)	دُفعت لمقدّم الطلب: المصروف والدفعة موجودان. ولا يمكن تعديل المذكرة بعد ذلك.

5. الموافقة أو الرفض

في Notes de frais، يعرض التبويب À approuver المذكرات المُرسلة (وتشير شارة في القائمة إلى عددها). افتح مذكرة: ترى مقدّم الطلب والمبلغ والضريبة والوصولات والتتبّع.

الموافقة

انقر على Approuver:

• Montant approuvé (TTC, DH): يساوي المبلغ المطلوب افتراضيًا؛ يمكنك خفضه ولا يمكنك تجاوزه («Le montant approuvé ne peut pas dépasser le montant demandé»). تُحسب الضريبة من جديد على هذا المبلغ.
• Catégorie de la dépense: صحّحها إن أخطأ مقدّم الطلب (على الويب).
• TVA déductible: غير محدّدة افتراضيًا. فخصم الضريبة يفترض في الأصل فاتورة باسم المقاولة (برقم ICE الخاص بها): ولا يكفي وصل صندوق بسيط. يُرجى التأكد من ذلك مع محاسبك.

الرفض

انقر على Refuser واذكر Motif du refus (من 3 إلى 500 حرف). يُبلَّغ السبب إلى مقدّم الطلب، الذي يستطيع إعادة فتح المذكرة كمسودة.

في الحالتين، يتلقى مقدّم الطلب إشعارًا وبريدًا إلكترونيًا.

6. التعويض

في التبويب À rembourser، افتح المذكرة التي تمت الموافقة عليها وانقر على Rembourser. أدخل Date du paiement (لا تكون أبدًا في المستقبل) وMoyen de paiement (Virement أو Espèces أو Carte أو Autre) و، إن شئت، Référence.

في عملية واحدة، تقوم Billora بما يلي:

1. تنقل المذكرة إلى حالة Remboursée؛
2. تنشئ مصروفًا «Payée» (برقم DEP-…) دون مورّد، بقيمة المبلغ الموافَق عليه، في فئة المذكرة، مع الضريبة المحسوبة وبيان قابليتها للخصم أو عدمها؛
3. تنشئ دفعة «effectué» مرتبطة بهذا المصروف (تظهر في Paiements ← Effectués)؛
4. تُلحق الوصولات بالمصروف: تبقى قابلة للاطلاع من المذكرة ومن المصروف، وتُحتسب ضمن الوصولات المفقودة.

7. على تطبيق الهاتف

في Plus ← Notes de frais، يعرض التطبيق الشاشات نفسها: Mes notes، ثم À approuver وÀ rembourser وToutes إن كنت تستطيع عرض مذكرات الفريق.

• يفتح الزر + شاشة الإدخال، التي تبدأ بالوصل: Prendre une photo (الكاميرا) أو Photothèque أو Fichier (PDF). تطلب الكاميرا إذنك في المرة الأولى.
• «Brouillon» يحفظ دون إرسال، و«Soumettre» يرسل المذكرة. إن فشل رفع وصل، تُحفظ المذكرة كمسودة: أعد فتحها للمحاولة من جديد.
• تعرض بطاقة المذكرة الإجراءات بحسب دورك (Soumettre وRetirer وRouvrir وApprouver وRefuser وRembourser). وعلى الهاتف، يُختار تاريخ التعويض بين «Aujourd'hui» و«Hier».

8. حالات خاصة

• حساب مبرمج للحذف: تبقى المذكرات قابلة للاطلاع لكن لا يمكن أي إجراء (قراءة فقط).
• اشتراك لم يعد يشمل مذكرات المصاريف: تُقفل الوحدة، وتُحفظ البيانات وتدخل في تصدير الحساب. وتصبح متاحة من جديد إذا شمل الاشتراك الوحدة مرة أخرى.
• شخصان يتصرفان في الوقت نفسه (مثلًا نقرتان على «Approuver»): يُسجَّل قرار واحد فقط، ويتلقى الآخر «Cette note de frais a changé d'état entre-temps. Rechargez la page.» (تغيّرت حالة هذه المذكرة في الأثناء، أعد تحميل الصفحة).
• الفئة: لا يمكن حذف فئة مصاريف تستعملها مذكرة مصاريف.
• تُسجَّل كل مرحلة (الإنشاء والإرسال والقرار والتعويض والوصولات) في سجل النشاط.

الأسئلة الشائعة

أنا قارئ: هل يمكنني فعلًا إدخال مذكرة مصاريف؟

نعم. القارئ للقراءة فقط على بيانات المقاولة، لكنه يستطيع إدخال مذكراته الخاصة وإرسالها. ولا يرى من مذكرات الأعضاء الآخرين إلا ما أُرسل منها.

هل يستطيع محاسبي الموافقة أو الإدخال؟

لا. يطّلع المحاسب الخارجي على المذكرات المُرسلة أو المبتوت فيها للقراءة فقط؛ ولا يُدخل ولا يوافق ولا يعوّض.

لماذا ليس لمذكرتي رقم؟

لا يُمنح الرقم (NF-… افتراضيًا) إلا عند الإرسال الأول. ليس للمسودة رقم، والمسودة المحذوفة لا تستهلك أي رقم.

أين أجد المصروف بعد التعويض؟

في بطاقة المذكرة («Dépense créée»)، وفي قائمة Dépenses (الحالة «Payée»)، والدفعة في Paiements ← Effectués.

هل يمكنني تعويض مبلغ مختلف عن المطلوب؟

نعم، بخفض المبلغ عند الموافقة: يتم التعويض بالمبلغ الموافَق عليه.

الخطوات التالية