الإشعارات الدائنة للمورّدين: المطالبة بالمواد المرفوضة عند الاستلام

ما فائدتها؟

عندما تصل شحنة وفيها مواد تالفة أو غير مطابقة، فإنك ترفضها في وصل الاستلام. على المورّد حينئذٍ أن يخصمها لك: وهذا هو إشعاره الدائن. يحتفظ الإشعار الدائن للمورّد (رقمه AF-2026-0001) بأثر ذلك في Billora: أي المواد، وأي مبلغ، والضريبة على القيمة المضافة حسب النسبة، وما آل إليه (خُصم من مصروف أو استُرد).

مثال. تطلب شركة Atlas Distribution 10 صناديق من الزليج بسعر 100 DH دون احتساب الضريبة (ضريبة 20%). عند الاستلام يصل صندوقان مكسوران فيُرفضان. يعترف المورّد بمبلغ 240 DH مع الضريبة: تنشئ الإشعار الدائن AF-2026-0001 بقيمة 240 DH، فيُخصم مما تدين به للمورّد أو يردّه لك.

1. من يستطيع فعل ماذا؟

الإجراء	من
الإنشاء والتخصيص (وسحب تخصيص) والاسترداد والإلغاء وإرفاق مستند	المالك والمسؤول.
الاطلاع على القائمة والإشعارات	جميع الأدوار. المحاسب والقارئ في وضع القراءة فقط: يذكّر بذلك شريط تنبيه ولا يظهر أي زر إجراء.
الصلاحيات الدقيقة (المجموعات المخصصة)	في مجموعة صلاحيات يوفّر المورد «Avoirs fournisseurs» (عائلة «Achats»): Lister وConsulter وCréer وImputer sur la dépense وRembourser وAnnuler وJoindre des fichiers. ويندرج سحب التخصيص ضمن حق «Imputer sur la dépense».

تتوقف المجموعات المخصصة على اشتراكك. والحساب المبرمج حذفه يكون للقراءة فقط.

2. إنشاء إشعار دائن انطلاقًا من استلام

يُنشأ الإشعار الدائن دائمًا انطلاقًا من وصل استلام مصادق عليه يتضمن مواد مرفوضة: لا يوجد زر «جديد» في القائمة.

1. افتح Bons de réception ثم الاستلام المعني.
2. في بطاقة «Actions rapides» انقر البلاطة «Avoir fournisseur» («Réclamer au fournisseur les articles refusés»). لا تظهر إلا إذا كان لديك حق الإنشاء ولم يكن الاستلام ملغى وتوجد كمية مرفوضة.
3. تعرض نافذة «Avoir fournisseur» قائمة «Articles refusés». وتبيّن لكل مادة الكمية المرفوضة، وما خُصم سابقًا من المصروف، وما سبق خصمه بإشعار، وما بقي للمطالبة به، إضافة إلى «Motif du refus» و«Prix unitaire HT retenu».
4. عدّل «Quantité à réclamer»: تُملأ مسبقًا بالحد الأقصى ولا يمكن إلا تقليلها (ثلاث خانات عشرية على الأكثر).
5. أدخل «Date de l'avoir» (إلزامية، وليست في المستقبل) و«Référence de l'avoir du fournisseur» (اختيارية: الرقم الظاهر على مستند المورّد) و«Motif» (يُملأ مسبقًا بأسباب الرفض).
6. راجع المعاينة التي تحسبها Billora («Total HT» و«TVA» و«Total TTC de l'avoir»)، ثم انقر «Créer l'avoir».

يحصل الإشعار فورًا على رقمه (لا مسودة) وتنتقل إلى صفحته. والسعر والضريبة المعتمدان هما لسطر أمر الشراء: لا يمكنك تغييرهما، بل تقليل الكميات فقط.

3. عندما يكون الرفض مخصومًا من المصروف أصلًا

عندما يُنشأ مصروف أمر الشراء عند الاستلام، فإن مبلغه يخصم أصلًا المواد المرفوضة المسجلة في تلك اللحظة (انظر تحويل أمر شراء إلى مصروف). هذه الرفوض لا تحتاج إلى إشعار دائن: تعرضها النافذة «déjà déduit de la dépense» ولا تقترحها للمطالبة، حتى لا يُخصم الرفض نفسه مرتين.

• رفض مسجَّل قبل إنشاء المصروف (ولم يغطّه إشعار دائن بعد): مخصوم أصلًا، ولا إشعار دائنًا لإنشائه.
• رفض مسجَّل بعد ذلك (استلام لاحق، أو المصروف موجود أصلًا): لا يُخصم؛ والإشعار الدائن للمورّد هو الذي يغطيه.
• رفض مغطّى أصلًا بإشعار دائن عند إنشاء المصروف (إشعار أُنشئ قبل المصروف): لا يخصمه المصروف، بل يتضمنه بسعره الكامل؛ فيُربط الإشعار بالمصروف ويُخصَّص تلقائيًا على رصيده بمجرد إنشائه. وهكذا يُعوَّض الرفض مرة واحدة فقط، بواسطة الإشعار.

4. تخصيص الإشعار على المصروف أو سحبه

تخصيص الإشعار الدائن يجعله يُنقص الرصيد المطلوب أداؤه من مصروف أمر الشراء. أما المبالغ الأصلية للمصروف (دون الضريبة، الضريبة، مع الضريبة) فلا تتغير: الرصيد المطلوب أداؤه هو الذي ينخفض.

التخصيص التلقائي

عند الإنشاء، إن كان مصروف أمر الشراء موجودًا وليس مسودة ولا ملغى وما يزال له رصيد، تخصص Billora الإشعار تلقائيًا في حدود هذا الرصيد. تُعلن المعاينة ذلك: «X DH seront imputés automatiquement sur la dépense du bon de commande ; le reste (Y DH) restera disponible.» أو «Aucune imputation automatique : l'avoir restera disponible (imputation ultérieure ou remboursement).»

إن لم يكن المصروف موجودًا بعد، يبقى الإشعار مفتوحًا: سيُخصص تلقائيًا على المصروف بمجرد إنشائه (في حدود رصيده)، أو يمكن استرداده قبل ذلك. تُعلن المعاينة ذلك: «La dépense du bon de commande n'existe pas encore : l'avoir y sera imputé automatiquement à sa création. D'ici là, il reste disponible (remboursement possible).» وتعرض صفحة الإشعار التذكير نفسه ما دام لا مصروف مربوطًا به، ولا يظهر زر «Imputer».

التخصيص اليدوي

1. افتح صفحة الإشعار الدائن (Avoirs fournisseurs).
2. في «Actions rapides» انقر «Imputer» («Imputer sur la dépense»).
3. أدخل «Montant à imputer»: الحد الأقصى هو الرصيد المتبقي للمصروف (بعد خصم الشيكات المعلقة)، ومحدود بما بقي متاحًا في الإشعار.
4. انقر «Imputer».

لا يمكن التخصيص إلا على مصروف أمر الشراء الخاص بالاستلام، وبشرط أن يعود إلى المورّد نفسه.

سحب تخصيص

في بطاقة «Imputations» انقر «Retirer» بجانب السطر (تلقائي أو يدوي)، ثم «Retirer l'imputation»، مع «Motif (facultatif)» اختياري. يصبح المبلغ من جديد مستحق الأداء على المصروف ومتاحًا في الإشعار؛ ويبقى السطر ظاهرًا مشطوبًا مع «Retirée le …».

5. استرداد المبلغ من المورّد

إذا ردّ لك المورّد (بتحويل أو نقدًا…) كل الإشعار أو جزءًا منه، أو لم يكن هناك مصروف للخصم منه:

1. في صفحة الإشعار الدائن انقر «Rembourser» («Enregistrer un remboursement»).
2. اختر «Mode de remboursement» (Virement أو Espèces أو Carte أو Autre) و«Date du remboursement» (ليست في المستقبل) و«Montant remboursé» (الحد الأقصى: المبلغ المتاح في الإشعار). وأضف «Notes» عند الحاجة.
3. انقر «Enregistrer le remboursement».

تنشئ Billora دفعة «مستلَمة» بعنوان «Remboursement fournisseur AF-…»، تظهر في Paiements reçus وفي المطابقة («Remb. fournisseur AF-…»). ليس لهذه الدفعة وصل ولا فاتورة: لا يمكن تعديل مبلغها ولا طريقتها؛ ولتصحيحها ألغِها ثم سجّل استردادًا جديدًا من الإشعار. يعيد إلغاء هذه الدفعة المبلغ إلى رصيد الإشعار المتاح («Remboursement annulé le …» في الصفحة).

6. إلغاء إشعار دائن

إذا أُنشئ الإشعار عن طريق الخطأ أو رفضه المورّد، انقر «Annuler» («Annuler l'avoir») في «Actions rapides»، وأدخل «Motif (facultatif)» اختياريًا، ثم أكّد بـ«Annuler l'avoir».

• شرط مسبق: يجب ألا يكون الإشعار مخصصًا ولا مستردًا. اسحب التخصيصات وألغِ الاستردادات أولًا؛ وإلا: «Cet avoir a été imputé ou remboursé : retirez l'imputation et annulez le remboursement avant de l'annuler.»
• الأثر: تصبح المواد المرفوضة قابلة للمطالبة من جديد؛ ولا يُحتسب الإشعار بعد ذلك في تغطية الرفوض. ويبقى ظاهرًا بحالة «Annulé».
• لا يمكن إلغاء استلام يحمل إشعارًا دائنًا: ألغِ الإشعار الدائن للمورّد أولًا.

7. تبرير الإشعار: المرجع والمرفق

ينبغي أن يستند الإشعار الدائن للمورّد إلى مستند من المورّد. وما دامت الصفحة بلا «Référence du fournisseur» ولا مرفق، يظهر شريط كهرماني «Pièce du fournisseur manquante»: أدخل المرجع أو أرفق مستنده في قسم المرفقات (صورة أو PDF، بحسب حق «Joindre des fichiers»).

8. وماذا عن الضريبة على القيمة المضافة؟

تُحسب ضريبة الإشعار حسب النسبة انطلاقًا من الأسطر المطالَب بها، وتصحّح الضريبة القابلة للخصم للمصروف. المبالغ المعروضة استرشادية (Billora ليست برنامج محاسبة) والقاعدة الدقيقة يجب أن يصادق عليها محاسبك.

• نظام المدينية (الفوترة): تُخصم ضريبة الإشعار في تاريخ الإشعار. والإشعار المُنشأ قبل المصروف لا يُخصم إلا بعد ربطه بالمصروف، لكن دائمًا في تاريخه هو: إن كانت تلك الفترة قد صُرّح بها، فاطلب من محاسبك التحقق من التسوية.
• نظام التحصيل: لا يُخصم شيء عند التخصيص (فالضريبة تتبع الدفعات الفعلية التي تنخفض بالقدر نفسه)؛ ويتم التصحيح عند الاسترداد، في تاريخه، في حدود الضريبة المخصومة أصلًا على المصروف.
• المصروف الذي لا تكون ضريبته قابلة للخصم ليس فيه ضريبة تُصحَّح.

9. الترقيم

تُرقَّم الإشعارات الدائنة للمورّدين بالصيغة AF-YYYY-XXXX (السنة ثم الرقم التسلسلي) منذ الإنشاء. يُضبط البادئة «AF» في Paramètres → Numérotation (سطر «Avoirs fournisseurs»). ولا يُعاد استخدام رقم مُسند أبدًا، حتى لو أُلغي الإشعار. انظر ترقيم المستندات.

10. رسائل الخطأ الشائعة

الرسالة	السبب والحل
La quantité demandée dépasse la quantité refusée encore réclamable.	إشعار آخر يغطي أصلًا جزءًا من الرفض. قلّل الكمية.
Aucun article refusé n'est à réclamer sur cette réception…	الرفوض مخصومة أصلًا من المصروف أو مغطاة بإشعار.
Le montant dépasse le solde disponible de l'avoir.	خصّص أو استرد على الأكثر ما بقي «Disponible».
Le montant dépasse le solde restant à payer de la dépense.	المصروف شبه مسدد: خصّص أقل، أو استرد.
La dépense n'appartient pas au fournisseur de cet avoir.	خصّص على مصروف أمر الشراء الخاص بالمورّد نفسه.
L'avoir ou la dépense a été modifié entre-temps. Rechargez la page et recommencez.	تصرّف شخصان في الوقت نفسه: يُعتمد إجراء واحد فقط.
Cet avoir est déjà annulé.	لا إجراء آخر ممكن على إشعار ملغى.
Seule une réception validée permet de créer un avoir fournisseur.	الاستلام ملغى أو غير مصادَق عليه.
Une réception portée par un avoir fournisseur ne peut pas être annulée : annulez d'abord l'avoir fournisseur.	عند إلغاء استلام يحمل إشعارًا دائنًا.
Un avoir fournisseur … est imputé sur cette dépense : retirez d'abord l'imputation depuis l'avoir.	تعدّل أو تلغي أو تحذف مصروفًا يحمل تخصيصًا نشطًا.
Cette dépense est liée à un avoir fournisseur : elle ne peut pas être supprimée.	خُصّص إشعار على هذا المصروف، ولو سُحب لاحقًا: ألغِ المصروف بدل حذفه.
La dépense du bon de commande n'existe pas encore : l'avoir y sera imputé automatiquement à sa création. Vous pouvez aussi le solder par un remboursement.	تحاول تخصيص إشعار أُنشئ قبل مصروف أمر الشراء: أنشئ المصروف (فيتم التخصيص تلقائيًا) أو استرد الإشعار.
La dépense n'est pas ouverte à l'imputation (déjà payée, brouillon ou annulée).	المصروف مسدد أو مسودة أو ملغى: لم يعد هناك رصيد يُخصم منه. استرد الإشعار عند الحاجة.

الأسئلة الشائعة

أين أجد كل الإشعارات الدائنة للمورّدين؟

في قائمة Avoirs fournisseurs (بعد «Bons de réception»)، مع بطاقة «Crédit disponible» ومرشحات حسب الحالة والمورّد والفترة. ولصفحة المورّد أيضًا تبويب «Avoirs fournisseurs».

ما حالات الإشعار الدائن؟

Ouvert وPartiellement utilisé وImputé وRemboursé وAnnulé.

أنشأت الإشعار قبل مصروف أمر الشراء: ماذا يحدث؟

المصروف المُنشأ بعد ذلك (عند الاستلام التالي أو بواسطة «Créer la dépense») يتضمن المواد المرفوضة التي يغطيها الإشعار: لا يخصمها. فيُربط الإشعار به ويُخصَّص تلقائيًا على رصيده بمجرد إنشائه؛ وما لا يمكن تخصيصه يبقى متاحًا. وإلى ذلك الحين يمكنك أيضًا طلب الاسترداد.

هل يمكنني تعديل إشعار بعد إنشائه؟

لا: ألغِه (إن لم يكن مخصصًا ولا مستردًا) ثم أنشئه من جديد.

هل يستطيع محاسبي إنشاء إشعار دائن للمورّد؟

لا. المحاسب الخارجي والقارئ في وضع القراءة فقط.

الخطوات التالية