استيراد عملائك ومنتجاتك من ملف

ما فائدة ذلك؟

هل لديك بالفعل قائمة عملاء أو كتالوج في جدول بيانات، أو في برنامج فوترة آخر؟ لا حاجة إلى إعادة إدخال كل شيء: تستورد Billora بياناتك من ملف CSV، وترشدك إلى مطابقة أعمدتك مع حقول Billora.

مثال. تدير سمية متجراً للوازم المدرسية في أكادير. عملاؤها الـ 180 موجودون في ملف Excel. تحفظه بصيغة CSV، وتستورده في خمس دقائق، وتستطيع فوراً توجيه فواتير إليهم.

1. تحضير ملفك

الأبسط هو الانطلاق من النموذج المقدَّم:

1. افتح Paramètres → Import / Export (الإعدادات ← استيراد / تصدير) ثم انزل إلى Import des données (استيراد البيانات). توجد ست بطاقات: Clients (العملاء)، Fournisseurs (الموردون)، Produits (المنتجات)، Factures (الفواتير)، Devis (عروض الأسعار)، Bons de commande (أوامر الشراء).
2. على البطاقة المطلوبة، انقر على Télécharger le modèle CSV (تنزيل نموذج CSV). يحتوي الملف على العناوين الصحيحة وأسطر توضيحية.
3. افتحه في Excel أو جدول بيانات آخر، واحذف الأسطر التوضيحية واملأ أسطرك الخاصة.
4. احفظ بصيغة CSV (يُفضَّل « CSV UTF-8 »، للحفاظ على الحروف المشكّلة).

هل لديك ملفك الخاص (Invoice Ninja، QuickBooks، Wave، Excel…)؟ استورده كما هو: ستجري مطابقة الأعمدة في الخطوة 2.

حدود الملف

• صيغة CSV (أو نص .txt): يجب أولاً حفظ ملف Excel .xlsx بصيغة CSV.
• الحجم الأقصى 5 ميغابايت و500 سطر في كل استيراد. وفوق ذلك، لا تؤخذ إلا الأسطر الـ 500 الأولى: قسّم ملفك إلى عدة ملفات.
• يُكتشف الفاصل (فاصلة أو فاصلة منقوطة أو علامة جدولة) تلقائياً. يجب أن يحتوي السطر الأول على أسماء الأعمدة.
• تُتعرَّف العناوين بالفرنسية أو الإنجليزية (nom، name، email، telephone، prix، price…)، مع الحروف المشكّلة أو بدونها.

أعمدة العملاء (أمثلة)

nom	type	email	telephone	ice	adresse	ville
Atlas SARL	company	contact@atlas.ma	0522-123456	001234567000001	123 Rue Hassan II	Casablanca

الاسم (nom) هو العمود الإلزامي الوحيد. يقبل العمود type القيمة company (شركة) أو individual (فرد)؛ وتُقرأ أي قيمة أخرى على أنها « شركة ». يجب أن يتكون ICE من 15 رقماً (تُتجاهل المسافات والشرطات)، وإلا يصبح السطر في حالة خطأ.

أعمدة المنتجات (أمثلة)

nom	type	prix_unitaire	tva	unite	categorie
Consultation	service	500	20	forfait	Services

الاسم (nom) إلزامي. قيمة type هي product أو service (افتراضياً: منتج). يُقرأ السعر الفارغ على أنه 0؛ وتُقرأ الضريبة على القيمة المضافة الفارغة على أنها 20 %. تُنشأ الفئة غير المعروفة تلقائياً. ويقترح النموذج أيضاً أعمدة الرمز، والرمز الشريطي، وسعر الشراء، والمخزون، وتتبع المخزون، وحد التنبيه.

2. استيراد الملف خطوة بخطوة

1. على البطاقة التي تختارها، انقر على Importer un fichier (استيراد ملف). تُفتح نافذة « Importer des clients » (استيراد عملاء) (أو منتجات، إلخ) بثلاث خطوات: Fichier (الملف)، Correspondance (المطابقة)، Import (الاستيراد).
2. الملف. اسحب ملف CSV إلى المنطقة، أو انقر لاختياره. تعلن Billora عدد الأسطر المكتشفة (« 180 lignes détectées » (تم اكتشاف 180 سطراً)) وتسرد الأعمدة المتعرَّف عليها تلقائياً. انقر على Suivant (التالي).
3. المطابقة. يعرض جدول « Colonne CSV | Exemples | Champ Billora » (عمود CSV | أمثلة | حقل Billora) لكل عمود في ملفك الحقل المختار. تخمّن Billora معظمها: صحّح عبر القائمة المنسدلة، أو اختر — Ignorer — (تجاهل) لعمود غير مفيد. يجب ربط الحقل Nom *، وإلا يبقى الزر معتّماً. انقر على Aperçu (معاينة).
4. الاستيراد. تعرض المعاينة الأسطر الخمسة الأولى كما ستُستورد (بالنسبة إلى الفواتير وعروض الأسعار وأوامر الشراء: « N lignes CSV → N documents détectés » (N سطراً في CSV ← N مستنداً مكتشفاً)). تحقق، ثم انقر على Importer N lignes (استيراد N سطراً).
5. تظهر النتيجة: عدد العناصر المستوردة، والموجودة مسبقاً (المتجاهَلة)، والأخطاء، مع التفصيل « Ligne N : … » (السطر N: …). انقر على Terminer (إنهاء): يؤكد شريط أخضر « N clients importés avec succès » (تم استيراد N عملاء بنجاح).

3. تُتجاهل التكرارات

لا تنشئ Billora البطاقة نفسها مرتين. ولكل سطر، تقارنه بما هو موجود مسبقاً:

• العملاء والموردون: عبر البريد الإلكتروني، ثم عبر ICE، ثم عبر الاسم.
• المنتجات: عبر الرمز / SKU (إن وُجد)، ثم عبر الاسم.

لا يُستورد السطر المكرر؛ بل يظهر في « Lignes ignorées (déjà existantes) » (أسطر متجاهَلة (موجودة مسبقاً)) مع السبب (« Email déjà utilisé par un client existant » (البريد الإلكتروني مستخدم مسبقاً من قبل عميل موجود)، « ICE déjà existant » (ICE موجود مسبقاً)، « Nom déjà existant » (الاسم موجود مسبقاً)). وهذا ليس خطأ: إنه الحماية التي عملت.

4. حدود اشتراكك

يحترم الاستيراد حدود اشتراكك. إذا بلغت الحد أثناء الاستيراد (مثلاً العدد الأقصى للعملاء)، تُرفض الأسطر التالية مع الرسالة « Limite de N clients atteinte » (تم بلوغ حد N عميلاً). وتُحفظ الأسطر المستوردة مسبقاً. انظر فهم الخطط والحدود.

5. تصحيح الأخطاء

الرسالة	ماذا تفعل؟
« Seuls les fichiers CSV sont acceptés. » (لا تُقبل إلا ملفات CSV.)	احفظ ملفك بصيغة CSV.
« Le fichier ne doit pas dépasser 5 Mo. » (يجب ألا يتجاوز الملف 5 ميغابايت.)	قسّم الملف إلى عدة ملفات.
« Le fichier ne contient pas assez de données. » (لا يحتوي الملف على بيانات كافية.)	يلزم سطر عناوين وسطر بيانات واحد على الأقل.
« Nom requis » (الاسم مطلوب)	خلية الاسم فارغة في هذا السطر.
« L'ICE doit contenir exactement 15 chiffres » (يجب أن يتكون ICE من 15 رقماً بالضبط)	صحّح ICE (انظر هل ICE إلزامي؟).
« Email invalide » (بريد إلكتروني غير صالح) أو « Site web invalide » (موقع إلكتروني غير صالح)	صحّح العنوان؛ واتركه فارغاً إن لم يكن لديك.
« Veuillez entrer un prix valide (ex: 150) » (يرجى إدخال سعر صالح (مثال: 150))	يجب أن يكون السعر رقماً (تُقبل الفاصلة العشرية).

بعد التصحيح، أعد استيراد الأسطر التي بها أخطاء فقط: فالأخرى ستُتجاهل ببساطة باعتبارها تكرارات.

الأسئلة الشائعة

هل يمكنني استيراد ملف Excel مباشرة؟

لا: احفظه أولاً بصيغة CSV (ملف ← حفظ باسم ← CSV UTF-8).

الحروف المشكّلة تظهر بشكل خاطئ بعد الاستيراد.

أعد حفظ الملف بصيغة « CSV UTF-8 » وأعد المحاولة؛ وستُتجاهل العناصر المستوردة مسبقاً باعتبارها تكرارات، فاحذفها يدوياً عند الحاجة.

لدي أكثر من 500 سطر.

قسّم إلى عدة ملفات من 500 سطر كحد أقصى واستوردها واحداً تلو الآخر.

هل تُحفظ أرقام فواتيري القديمة؟

نعم بالنسبة إلى استيراد الفواتير وعروض الأسعار وأوامر الشراء: يُعتمد الرقم الموجود في ملفك. تذكّر بعد ذلك ضبط ترقيمك للمستقبل (Paramètres → Numérotation (الإعدادات ← الترقيم)).

لماذا زر Aperçu معتّم؟

لا يوجد أي عمود مرتبط بالحقل الإلزامي Nom *. اخترْه في قائمة العمود الذي يحتوي على الأسماء.

الخطوات التالية