ضبط التذكيرات التلقائية

ما فائدة التذكيرات؟

العميل الذي ينسى الأداء ليس بالضرورة متأخراً عن عمد: غالباً ما ينسى ببساطة. ترسل التذكيرات رسالة مهذبة في الوقت المناسب دون أن تضطر للتفكير في الأمر. وهكذا تحافظ على سيولة سليمة دون إزعاج عملائك الجيدين.

مثال: «Agence Digitale Marrakech» تصدر فاتورة بقيمة 8 000 DH لعميل تاريخ استحقاقها 15 من الشهر. قبل ثلاثة أيام يُرسل تذكير؛ وفي يوم 15 رسالة استحقاق؛ وبعد أسبوع تذكير بالتأخر. وإذا دفع العميل في الأثناء، لا يُرسل شيء بعد ذلك.

يقدم Billora طريقتين للتذكير: التذكير اليدوي (أنت تنقر) والتذكيرات التلقائية (يرسلها Billora وفق جدول).

ضبط التذكيرات التلقائية

1. اذهب إلى Paramètres → Relances (الإعدادات ← التذكيرات).
2. في قسم Relances automatiques (التذكيرات التلقائية)، فعّل المفتاح في أعلى اليمين. لا يمكن تعديل المراحل إلا بعد تفعيل هذا المفتاح.
3. لكل مرحلة من الجدول، فعّل مفتاحها (كلها معطّلة في البداية)، وتحقّق من Délai (المهلة) (بالأيام بالنسبة إلى تاريخ الاستحقاق) واختر Modèle (النموذج) المستعمل للبريد الإلكتروني.
4. انقر على Enregistrer (حفظ) (الشريط أسفل الصفحة). تؤكد الرسالة «Configuration enregistrée» (تم حفظ الإعدادات) ذلك.

إذا لم تكن الميزة مشمولة في اشتراكك، يعرض القسم «Fonctionnalité verrouillée» (ميزة مقفلة) والخطة التي تتوفر ابتداءً منها.

جدول التذكير

المرحلة	المهلة الافتراضية	نموذج البريد الافتراضي
Rappel avant échéance (تذكير قبل الاستحقاق)	J-3 (3 أيام قبل الاستحقاق)	Rappel courtois (تذكير لبق)
Relance à l'échéance (تذكير عند الاستحقاق)	J0 (يوم الاستحقاق)	Échéance aujourd'hui (الاستحقاق اليوم)
Relance tardive (تذكير بالتأخر)	J+7 (بعد 7 أيام)	Relance de retard (تذكير بالتأخر)
Relance tardive (avancée) (تذكير بالتأخر (متقدم))	J+30 (بعد 30 يوماً)	Dernier rappel (التذكير الأخير)، مع الإشارة إلى مسطرة التحصيل

تندرج مرحلة J+30 ضمن «Relances avancées et recouvrement» (التذكيرات المتقدمة والتحصيل): إذا لم تكن في اشتراكك، تظهر باهتة مع الخطة المعنية. المهل قابلة للتعديل: الرقم السالب يعني «قبل الاستحقاق»، والصفر «في اليوم نفسه»، والرقم الموجب «بعد الاستحقاق».

متى يُرسل التذكير فعلاً؟

• فقط إذا كانت الفاتورة لا تزال غير مدفوعة أو مدفوعة جزئياً، ولها تاريخ استحقاق.
• فقط إذا كان لدى عميلك عنوان بريد إلكتروني مسجَّل.
• تُرسل كل مرحلة مرة واحدة فقط لكل فاتورة.
• يتم الإرسال في ساعة ثابتة صباحاً للفواتير التي يصادف اليوم موعد إحدى مراحلها. وإذا فات إرسال اليوم، فلا يُستدرك في اليوم التالي.
• إذا كانت شيكات قيد التحصيل أو وعود بالأداء قادمة تغطي الرصيد كاملاً، يُتجاهل التذكير: لا داعي لملاحقة عميل سلّم شيكاً بالفعل.
• الإرسال الذي يفشل (صندوق ممتلئ، خادم غير متاح) تُعاد محاولته تلقائياً بعد بضع ساعات، بحد أقصى 4 محاولات.

تتبع ما أُرسل

أسفل Paramètres → Relances، يسرد قسم Historique des relances (سجل التذكيرات) كل رسالة: رقم الفاتورة، والمرحلة (J-3 أو J0 أو J+7 أو J+30)، وعنوان العميل، والتاريخ، وحالة: Envoyé (أُرسل) أو Retry en attente (إعادة محاولة قيد الانتظار) (محاولة جديدة مبرمجة) أو Échec définitif (فشل نهائي) (مع السبب). يعيد الزر Actualiser (تحديث) تحميل القائمة. يحصي هذا السجل التذكيرات التلقائية؛ أما التذكير اليدوي فيُسجَّل في Journal d'activité (سجل النشاط) الخاص بالفاتورة.

التذكير يدوياً

1. افتح الفاتورة غير المدفوعة: يجب أن تكون حالتها Envoyé (مُرسلة) أو En retard (متأخرة) أو Partiel (جزئية).
2. انقر على البلاطة Relancer (تذكير) في كتلة الإجراءات السريعة، أو على «…» ثم Relancer par email (تذكير بالبريد الإلكتروني).
3. في نافذة Envoyer une relance (إرسال تذكير)، تحقّق من Destinataires (المستلمين) والموضوع والرسالة: تُملأ مسبقاً انطلاقاً من نموذج «Relance manuelle» (تذكير يدوي) الخاص بك وهي قابلة للتعديل.
4. انقر على Envoyer la relance (إرسال التذكير).

إذا كان اشتراكك يشمل تذكيرات WhatsApp، يفتح الإجراء Relancer via WhatsApp (تذكير عبر WhatsApp) تطبيق WhatsApp برسالة مملوءة مسبقاً. لا يمكن إرسال تذكير لفاتورة مدفوعة أو ملغاة.

تخصيص الرسائل

تستعمل كل مرحلة نموذج بريد إلكتروني يمكنك إعادة كتابته في Paramètres → Modèles d'e-mails (الإعدادات ← نماذج البريد الإلكتروني)، مع متغيرات مثل اسم العميل ورقم الفاتورة والرصيد المتبقي أو عدد أيام التأخر. راجع تخصيص نماذج البريد الإلكتروني.

الأسئلة الشائعة

لم يتلقَّ عميلي التذكير المبرمج.

تحقّق بالترتيب: هل التذكير مفعَّل (المفتاح العام والمرحلة معاً)؟ هل للفاتورة تاريخ استحقاق؟ هل للعميل بريد إلكتروني؟ هل يغطي شيك أو وعد الرصيد؟ وأخيراً اطّلع على السجل: «Échec définitif» يبيّن السبب.

هل يمكنني التذكير قبل الاستحقاق؟

نعم: تقوم مرحلة «Rappel avant échéance» بذلك تلقائياً (J-3 افتراضياً)، والتذكير اليدوي متاح بمجرد إرسال الفاتورة.

هل يتلقى عميلي التذكير نفسه عدة مرات؟

لا: تُرسل كل مرحلة مرة واحدة لكل فاتورة.

لا أرى صفحة «Relances».

تظهر في قائمة Paramètres. تعتمد التذكيرات اليدوية والتلقائية والمتقدمة على اشتراكك؛ وتبيّن الصفحة الخطة التي تتوفر ابتداءً منها كل واحدة.

الخطوات التالية