العثور على المستندات الثبوتية الناقصة وطلبها من الفريق

يُعدّ محاسبك الإقفال ويطالبك بالمستند الثبوتي لتعبئة وقود بقيمة 850 DH ولفاتورة إصلاح. كل واحد يظن أن الآخر مسحها ضوئيًا. تسرد الصفحة « Justificatifs manquants » (المستندات الثبوتية الناقصة) جميع المصاريف التي ليس لها أي مرفق (فاتورة أو وصل مورّد)، وتتيح طلب المستند من أشخاص الفريق، بالبريد الإلكتروني وبإشعار.

1. فتح الصفحة

في القائمة، المجموعة Comptabilité → Justificatifs manquants (المحاسبة ← المستندات الثبوتية الناقصة). ويمكنك أيضًا الوصول إليها من صفحة « Points d'attention » (نقاط الانتباه)، عبر الرابط « Voir et réclamer » (عرض وطلب) (تكون الفترة والحد مضبوطين مسبقًا حينها).

تعرض الصفحة:

• ثلاث بطاقات: Dépenses sans justificatif (مصاريف بلا مستند)، وMontant TTC concerné (المبلغ شامل الضريبة المعني)، وTVA déductible concernée (الضريبة القابلة للخصم المعنية) (استرشادية: يحسمها خبيرك المحاسب)؛
• محدِّد الفترة (Cette année، أي هذه السنة، افتراضيًا)، وحقل بحث (الرقم أو المورّد أو الفئة)، وخانة « ≥ 500 DH » لعرض المصاريف التي يبلغ مبلغها شامل الضريبة هذا الحد فأكثر فقط؛
• جدولًا: المصروف، والتاريخ، والمورّد، والفئة، والمبلغ شامل الضريبة (مع علامة « TVA déductible »)، وآخر طلب.

2. طلب مستند ثبوتي

من يمكنه الطلب؟ المالك والمسؤولون والمحاسب. أما بالنسبة للأدوار الأخرى، فالصفحة للقراءة فقط: بلا خانة اختيار ولا زر طلب.

1. في سطر المصروف، انقر على « Demander le justificatif » (طلب المستند). ولطلب عدة مصاريف دفعة واحدة، حدّدها: يظهر شريط في الأسفل مع « Demander les justificatifs (2) » (طلب المستندات (2)) (حتى 50 مصروفًا في الطلب الواحد).

2. تُفتح نافذة: « Demander le justificatif » (أو « Demander 2 justificatifs »). تذكّر بمن سيتلقى بريدًا إلكترونيًا وإشعارًا. أضف عند الحاجة رسالة اختيارية (1 000 حرف كحد أقصى)، مثل « Pour la clôture de vendredi » (لإقفال يوم الجمعة).

3. انقر على « Envoyer la demande » (إرسال الطلب).
   يؤكد ذلك شريط أخضر: « Demande envoyée à 1 destinataire. » (أُرسل الطلب إلى مستلم واحد). وإذا كانت بعض المصاريف قد أُضيف لها مستند في الأثناء، يوضح الشريط « 1 dépense déjà couverte, ignorée » (مصروف واحد مغطى بالفعل، تم تجاهله).

3. ما الذي يتلقاه زميلك

• بريد إلكتروني « Justificatif demandé » (مستند مطلوب) يذكّر بتاريخ كل مصروف والمورّد والعنوان والمبلغ شامل الضريبة، ورسالتك، وزر « Ajouter le justificatif » (إضافة المستند). وإذا ردّ الشخص على البريد، يصلك ردّه مباشرة.
• إشعارًا في Billora (الجرس في أعلى الشاشة).

تُعرض رسالتك كما هي، لكن تُعطَّل روابطها وتوضح عبارة أن Billora لا يتحقق من محتواها: وهذه حماية ضد الرسائل الخبيثة.

4. إضافة المستند الثبوتي

يفتح الشخص المصروف (بالنقر على « Ajouter le justificatif ») وفي بطاقة « Justificatifs » (المستندات الثبوتية) في الصفحة، ينقر على « Ajouter un document » (إضافة مستند) لرفع الصورة أو ملف PDF. وبمجرد إرفاق مستند، يختفي المصروف من صفحة « Justificatifs manquants ».

الأسئلة الشائعة

لماذا الزر « Demander le justificatif » معطَّل (رمادي)؟

سبق إرسال طلب لهذا المصروف قبل أقل من 24 ساعة. مرِّر الفأرة على الزر: « Déjà demandé — nouvelle demande possible le … » (طُلب بالفعل، يمكن تقديم طلب جديد في …). يمنع هذا الحد إزعاج زملائك. ويبيّن عمود « Dernière demande » (آخر طلب) من طلب ومتى.

تظهر الرسالة « Aucun membre de l'équipe à prévenir ».

يُرسَل الطلب إلى الأعضاء الذين يمكنهم إضافة مستند (المالك والمسؤولون والمتعاونون)، ولا يُرسَل أبدًا إلى صاحبه. تعني هذه الرسالة إذن أن لا أحد غيرك يمكنه ذلك: أضف المستند بنفسك بواسطة « Ajouter le justificatif ».

لا تخص هذه الحالة المحاسب: فهو للقراءة فقط ولا يمكنه إضافة مستند، لكن طلباته تصل دائمًا إلى مالك الحساب.

« Trop de demandes de justificatifs » (طلبات مستندات كثيرة جدًا) أو « Quota d'e-mails atteint » (بلوغ حصة البريد الإلكتروني).

هناك حد لعدد الطلبات في الساعة لكل شخص، وحصة من رسائل البريد الإلكتروني للشركة. أعد المحاولة بعد قليل.

تعرض الصفحة « Période trop large ».

اخترت فترة تحتوي على عدد كبير جدًا من المصاريف للفحص: ضيّقها (مثلًا فصل واحد) لترى جميع المصاريف المعنية.

هل حد 500 DH إلزامي؟

لا: هو مجرد مرشِّح عرض. أما « Points d'attention » فتشير إلى المصاريف التي لا تقل عن 500 DH شاملة للضريبة بلا مستند ثبوتي.

الخطوات التالية