أتمتة فواتيرك المتكررة

ما فائدة الفواتير المتكررة؟

الفاتورة المتكررة نموذج يحوّله Billora تلقائيًا إلى فاتورة على فترات منتظمة: اشتراك، كراء، صيانة، باقة شهرية… لن تحتاج بعد الآن إلى إعادة الفاتورة نفسها كل شهر.

مثال. تدير سلمى وكالة ويب في فاس. تفوتر لفندق في مكناس صيانة موقعه، 1 500 درهم دون احتساب الضريبة كل شهر. تنشئ تكرارًا شهريًا: في الأول من كل شهر تُنشأ الفاتورة وتُرسل إلى الفندق دون أن تفكر في ذلك.

1. إنشاء تكرار

1. انقر على Nouvelle récurrence (تكرار جديد) (أو Créer une récurrence إذا كانت القائمة فارغة). تُفتح صفحة Nouvelle facture récurrente (فاتورة متكررة جديدة).
2. Client (العميل): اكتب اسمه في « Rechercher un client… » (البحث عن عميل…) واختره. يُنقل أجل الأداء المعتاد الخاص به تلقائيًا.
3. Planification (البرمجة):
   • Fréquence (التواتر): Quotidienne (يومي)، Hebdomadaire (أسبوعي)، Mensuelle (شهري)، Trimestrielle (فصلي) أو Annuelle (سنوي)؛
   • Intervalle (الفاصل): من 1 إلى 12، متبوعًا بالوحدة (« mois »، أشهر؛ « semaines »، أسابيع…). يظهر الإيقاع الناتج بوضوح أسفل الحقل: « Mensuelle » و« 1 » تعطي « Tous les mois » (كل شهر)، و« Mensuelle » و« 2 » تعطي « Tous les 2 mois » (كل شهرين)، و« Hebdomadaire » و« 1 » تعطي « Toutes les semaines » (كل أسبوع)؛
   • Prochaine date (التاريخ القادم): تاريخ الفاتورة الأولى (بعد شهر افتراضيًا)؛
   • Date de fin (optionnel) (تاريخ النهاية، اختياري) وNb max d'occurrences (الحد الأقصى للتكرارات؛ فارغ = « Illimité »، غير محدود)؛
   • Délai paiement (jours) (أجل الأداء بالأيام): 30 افتراضيًا، ويُستعمل لحساب تاريخ استحقاق كل فاتورة.
4. Détails de la facture (تفاصيل الفاتورة): Objet (optionnel) (الموضوع، اختياري)، وخانة Envoyer automatiquement par email (الإرسال التلقائي بالبريد الإلكتروني) (انظر القسم 3) وNotes (optionnel) (ملاحظات، اختيارية). إذا لم يكن للعميل المختار عنوان بريد إلكتروني، تظهر الخانة باهتة وتعرض الشاشة: « Ce client n'a pas d'adresse e-mail : renseignez-la dans sa fiche pour activer l'envoi automatique. » (ليس لهذا العميل عنوان بريد إلكتروني: أدخله في بطاقته لتفعيل الإرسال التلقائي).
5. Lignes de facturation (أسطر الفوترة): أضف أصنافك كما في فاتورة عادية، مع خصم على السطر عند الحاجة (Ajouter une remise، إضافة خصم) أو خصم على المجموع (Ajouter une remise globale، إضافة خصم إجمالي). تظهر المجاميع في الأسفل.
6. انقر على Créer la récurrence (إنشاء التكرار).

رسائل محتملة: « Veuillez sélectionner un client » (يرجى اختيار عميل) و« Ajoutez au moins une ligne » (أضف سطرًا واحدًا على الأقل).

2. متى وكيف تُنشأ الفاتورة؟

مرة واحدة يوميًا، يراجع Billora التكرارات النشطة التي بلغ Prochaine date الخاص بها. ولكل واحد منها:

• تُنشأ فاتورة للعميل مؤرَّخة بيوم إنشائها، بتاريخ استحقاق يساوي هذا التاريخ مضافًا إليه أجل الأداء؛
• يتقدّم Prochaine date بفترة واحدة (أسبوع، شهر…) ويزيد العدّاد Générées (المُنشأة) بواحد؛
• إذا بُلغ الحد الأقصى للتكرارات، أو تجاوز التاريخ القادم تاريخ النهاية، ينتقل التكرار إلى Terminé (منتهٍ).

الفواتير المُنشأة فواتير عادية: تجدها في القائمة Factures، مع مدفوعاتها وتذكيراتها وإشعاراتها الدائنة المعتادة.

3. مسودة للمصادقة أم إرسال تلقائي؟

كل شيء يتوقف على خانة Envoyer automatiquement par email.

	الخانة غير مؤشَّرة (افتراضيًا)	الخانة مؤشَّرة (« Email auto »)
حالة الفاتورة	مسودة	مُرسلة، بعد خروج البريد الإلكتروني
الرقم	لا يوجد: يُسنَد عند إتمامك الفاتورة	يُسنَد عند إنشاء الفاتورة
البريد الإلكتروني للعميل	لا شيء	يُرسل مع ملف PDF مرفقًا (الموضوع « Facture … — اسم شركتك ») ورابط بوابة العميل
المخزون	دون تغيير ما دمت لم ترسل الفاتورة	تخرج المنتجات المتتبَّعة من المخزون بعد خروج البريد الإلكتروني، كما في الإرسال اليدوي

عندما تكون الخانة غير مؤشَّرة، افتح المسودة في Factures، وتحقّق منها، ثم أرسلها (انظر إرسال مستند بالبريد الإلكتروني).

4. تتبّع تكراراتك

تعرض الصفحة بطاقة لكل تكرار، وألسنة للتصفية: Toutes (الكل)، Active (نشط)، En pause (متوقف مؤقتًا)، Terminée (منتهٍ). تعرض كل بطاقة:

• العميل والموضوع والحالة: Actif (نشط) أو En pause (متوقف مؤقتًا) أو Terminé (منتهٍ)؛
• Fréquence (التواتر) مكتوبًا بوضوح (« Tous les mois »، كل شهر؛ « Tous les 3 mois »، كل 3 أشهر؛ « Toutes les semaines »، كل أسبوع؛ « Tous les ans »، كل سنة…)، وMontant TTC (المبلغ شاملًا الضريبة) لفاتورة واحدة؛
• Prochaine facture (الفاتورة القادمة): باللون البرتقالي عندما يكون التاريخ قد مضى على تكرار نشط (ستُنشأ الفاتورة في المرور اليومي التالي)؛
• Générées (المُنشأة): عدد الفواتير المُنشأة حتى الآن، متبوعًا بالحد الأقصى إن وُجد (مثلًا « 3 / 12 »)؛
• الوسمان Email auto وFin (تاريخ النهاية) عند انطباقهما.

5. الإيقاف المؤقت أو إعادة التفعيل أو الإيقاف

1. على البطاقة، انقر على زر الإيقاف المؤقت (Mettre en pause): لا تُنشأ أي فاتورة بعد ذلك.
2. للاستئناف، انقر على زر التشغيل (Réactiver، إعادة التفعيل).
3. التكرار Terminé (المنتهي، بلغ نهايته) لم يعد له زر إيقاف مؤقت ولا إعادة تفعيل: أنشئ تكرارًا جديدًا عند الحاجة.

6. تعديل تكرار أو حذفه

• يفتح Modifier (تعديل، أيقونة القلم) صفحة Modifier la récurrence (تعديل التكرار)؛ احفظ بالنقر على Mettre à jour (تحديث). تنطبق التغييرات على الفواتير القادمة فقط: لا تتغير الفواتير المُنشأة سابقًا.
• يطلب Supprimer (حذف، أيقونة سلة المهملات) التأكيد (« Supprimer la récurrence pour … ? Cette action est irréversible. »، حذف التكرار الخاص بـ …؟ هذا الإجراء لا رجعة فيه.). تُحفظ الفواتير المُنشأة سابقًا.

7. من يمكنه إدارة التكرارات؟

• المالك والمسؤول والمتعاون: الإنشاء، والتعديل، والإيقاف المؤقت، والحذف.
• القارئ: يطّلع على القائمة، مع شريط القراءة فقط. لا تعرض البطاقات أيقونة القلم ولا زر الإيقاف المؤقت ولا سلة المهملات، وتعرض الاستمارة « Ce compte est en lecture seule : les factures récurrentes ne peuvent pas être créées ni modifiées » (هذا الحساب للقراءة فقط: لا يمكن إنشاء الفواتير المتكررة ولا تعديلها).
• المحاسب الخارجي: للقراءة فقط هو أيضًا؛ ولا تظهر صفحة الفواتير المتكررة في قائمته.

أسئلة شائعة

في أي ساعة تُنشأ الفاتورة؟

خلال المرور اليومي التلقائي لـ Billora، في يوم التاريخ القادم. وتحمل الفاتورة تاريخ اليوم الذي أُنشئت فيه.

هل يمكنني إطلاق الفاتورة فورًا؟

لا يوجد زر لذلك. اجعل التاريخ القادم اليوم: ستُنشأ الفاتورة في المرور اليومي التالي. لفاتورة فورية، أنشئها يدويًا (انظر إنشاء فاتورة).

هل تُرسل الرسائل في وضع الاختبار؟

نعم، تُرسل الرسائل فعلًا في وضع الاختبار (مع عبارة « [MODE TEST] » في الموضوع). استعمل عنوانًا يخصّك في بطاقة العميل أثناء تجاربك.

ماذا يحدث للفواتير إذا حذفت التكرار؟

تبقى في فواتيرك دون تغيير. وحده النموذج يختفي.

لم تُنشأ فاتورة كانت منتظرة. لماذا؟

تحقّق من أن التكرار Actif (نشط) وأن تاريخه القادم قد حلّ. إذا بلغتَ الحد الشهري للفواتير، لا تُنشأ الفاتورة، ويتلقى المالك الإشعار « Facture récurrente non générée » (فاتورة متكررة لم تُنشأ)، ويعيد Billora المحاولة كل يوم (انظر القسم 2).

الخطوات التالية