تدبير الفئات (المنتجات، المصاريف) ووحدات القياس

ما فائدة ذلك؟

تُرتّب الفئات منتجاتك وخدماتك من جهة، ومصاريفك من جهة أخرى: فهي تجمع منتجاتك عند إضافة سطر إلى مستند، وتوزّع تكاليفك في تقرير المصاريف. أما الوحدات (ساعة، يوم، قطعة، كيلوغرام…) فهي التي تختارها في منتج أو في سطر مستند.

مثال. يبيع مهدي العتاد الكهربائي في فاس ويقوم أيضًا بأعمال التركيب. ينشئ الفئتين « Matériaux & fournitures » (مواد ولوازم) و« Prestations de services » (تقديم الخدمات)، ويضيف الوحدة « m » لفوترة الكابل بالمتر.

1. تدبير فئاتك

1. افتح Paramètres → Catégories (الإعدادات ← الفئات).
2. اختر تبويب Produits & Services (المنتجات والخدمات) أو Dépenses (المصاريف): لكل تبويب قائمته الخاصة.
3. انقر على Nouvelle catégorie (فئة جديدة)، وأدخل Nom * (الاسم)، واختر Couleur (اللون)، وإن شئت Description (optionnel) (وصف، اختياري).
4. انقر على Enregistrer (حفظ).

يعرض كل سطر من القائمة اللون والاسم والوصف وعدد العناصر المرتبطة (« 3 éléments »، 3 عناصر). ويتيح القلم إعادة التسمية أو تغيير اللون.

إضافة الفئات الافتراضية

يُنشئ زر Ajouter les catégories par défaut (إضافة الفئات الافتراضية) قائمة نموذجية دفعة واحدة، دون المساس بفئاتك الحالية: مثلًا « Prestations de services » و« Produits » و« Consulting » و« Location » (الكراء) للمنتجات؛ و« Loyer & charges » (الكراء والتكاليف) و« Télécommunications » و« Frais bancaires » (المصاريف البنكية) و« Impôts & taxes » (الضرائب والرسوم) للمصاريف. تُبيّن الرسالة عدد الفئات المضافة، أو « Toutes les catégories par défaut sont déjà présentes. » (كل الفئات الافتراضية موجودة بالفعل.)

2. حذف فئة

انقر على سلة المهملات. لا يمكن حذف فئة إلا إذا لم يعد أي شيء يستعملها، وتخبرك النافذة بذلك قبل أي تأكيد:

• فئة ما تزال مستعملة: يكون عنوان النافذة « Suppression impossible » (الحذف غير ممكن) وتشير مثلًا إلى « Cette catégorie est utilisée par 3 produits (archivés compris) et ne peut pas être supprimée. Réassignez-les d'abord à une autre catégorie. » (هذه الفئة مستعملة من طرف 3 منتجات (بما فيها المؤرشفة) ولا يمكن حذفها. أعد تعيينها أولًا إلى فئة أخرى.)، أو « … utilisée par 2 dépenses … » (… مستعملة من طرف مصروفين …) بالنسبة لفئة مصاريف. والزر الوحيد هو Compris (فهمت): لا يُحذف شيء.
• فئة غير مستعملة: توضح نافذة « Supprimer cette catégorie ? » (حذف هذه الفئة؟) « Aucun élément n'utilise « … ». Elle sera supprimée définitivement. » (لا يستعمل أي عنصر « … ». ستُحذف نهائيًا.). أكّد بالنقر على Supprimer (حذف).

المنتجات المؤرشفة تُحتسب أيضًا: غيّر أولًا فئة المنتجات المعنية من بطاقتها (بما فيها المؤرشفة)، ثم احذف. أما فئة مصاريف مستعملة بالفعل، فغيّر فئة المصاريف المعنية، أو احتفظ بها وأعد تسميتها. وتظهر النافذة نفسها عندما تدبّر الفئات من صفحة المصاريف.

3. تدبير وحدات القياس

1. افتح Paramètres → Unités (الإعدادات ← الوحدات). تسرد بطاقة « Unités de mesure » (وحدات القياس) الوحدات « disponibles dans vos documents et produits » (المتاحة في مستنداتك ومنتجاتك).
2. انقر على Ajouter (إضافة). في « Ajouter une unité » (إضافة وحدة)، أدخل:
   • Code (الرمز، مثلًا h، kg، m2): « Identifiant unique utilisé dans les produits et lignes de document » (معرّف فريد يُستعمل في المنتجات وأسطر المستندات)؛
   • Libellé (التسمية، مثلًا « Heure »، « Kilogramme »، « Mètre carré »).
3. انقر على Ajouter (إضافة). تؤكد الرسالة « Unité créée » (تم إنشاء الوحدة) ذلك.

يضيف زر Unités par défaut (الوحدات الافتراضية) القائمة النموذجية: Heure (h، ساعة)، Jour (j، يوم)، Pièce (pce، قطعة)، Forfait (جزافي)، Mois (شهر)، Kilomètre (km)، Kilogramme (kg)، Mètre (m)، Mètre carré (m2) وLitre (lt). ولا تُكرَّر الوحدات الموجودة سلفًا.

4. من يمكنه تعديل الفئات والوحدات؟

في الإعدادات، يعدّل المالك والمسؤولون الفئات والوحدات. يرى المتعاونون والقرّاء هذه الصفحات للاطلاع فقط (لا تُعرض عليهم أزرار الوحدات). ولا يصل المحاسب الخارجي إلى الإعدادات.

الأسئلة الشائعة

هل تُستعمل فئة المنتجات أيضًا للمصاريف؟

لا. القائمتان منفصلتان: تبويب « Produits & Services » من جهة، وتبويب « Dépenses » (المصاريف) من جهة أخرى.

لماذا لا أستطيع حذف فئة؟

لأنها ما تزال مستعملة: تشير نافذة « Suppression impossible » إلى عدد المنتجات (بما فيها المؤرشفة) أو المصاريف التي تستعملها. أعد تعيينها أولًا إلى فئة أخرى، ثم احذفها.

كيف أصحّح رمز وحدة أُدخل خطأً؟

الرمز غير قابل للتعديل. أنشئ وحدة جديدة بالرمز الصحيح واستعملها، ثم احذف القديمة: تحتفظ المستندات الموجودة بقيمتها.

هل يُرسل الحساب المقترح إلى محاسبي؟

لا. إنه مجرد إشارة على الشاشة، ولا يُحفظ أي شيء. اطلب من محاسبك المصادقة على قيودك.

الخطوات التالية